# Campos personalizados no CRM: o que guardar no cartão do cliente e o que deixar de fora

> Campos personalizados no CRM são os espaços extras que você cria no cartão do cliente ou do negócio para guardar o dado que só o seu comércio usa, como tamanho da obra, modelo do carro ou data de renovação. Crie só os que alimentam uma decisão, um filtro, uma automação ou um relatório.

Página original: https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/campos-personalizados-no-crm
Autor: AD PRO Tecnologia. Publicado em 2026-10-31. Atualizado em 2026-11-07.

Todo CRM vem com os campos básicos: nome, telefone, e-mail, valor e etapa. O problema começa quando o seu negócio precisa de mais: a metragem do imóvel, o modelo do aparelho, o dia do vencimento do contrato, a cidade da obra. Sem lugar para isso, a informação vai para a observação em texto livre, onde ninguém filtra e ninguém soma.

Os campos personalizados resolvem esse buraco, mas criados sem critério viram o contrário: uma tela com trinta caixas que o vendedor ignora. Este guia mostra como decidir o que criar, que tipo de campo usar em cada caso e como documentar tudo num dicionário que o time inteiro entende. A regra vale para qualquer CRM, e a conferência dos tipos de campo disponíveis no seu plano fica por sua conta, na tela de configuração.

## Quando vale a pena criar um campo personalizado?

Vale quando o dado passa num teste simples: alguém vai filtrar, medir, automatizar ou decidir com ele. Se a resposta for não para os quatro, o dado pode ficar em uma nota. Campo sem uso é custo de preenchimento sem retorno.

**O teste dos quatro usos antes de criar um campo**

| Uso | Pergunta de teste | Exemplo |
| --- | --- | --- |
| Filtrar | Vou querer ver só os clientes com esse dado? | Todos os clientes da cidade X que pediram orçamento de piso |
| Medir | Vou querer somar ou comparar no relatório? | Valor médio por tipo de obra |
| Automatizar | Alguma regra vai disparar a partir dele? | Aviso 30 dias antes da data de renovação |
| Decidir | O vendedor muda o que faz conforme a resposta? | Orçamento acima de certo porte vai para o vendedor sênior |

Um campo que passa em pelo menos um dos quatro merece existir. Os que passam em dois ou mais costumam ser os melhores candidatos a obrigatório, porque o ganho de preencher é claro para todo mundo.

## Campo, tag ou etapa: qual usar?

Etapa diz onde a negociação está no funil. Tag marca uma característica rápida, que pode ter várias por contato. Campo guarda um valor com tipo definido, como número, data ou lista de opções. A escolha errada faz o relatório mentir.

- Se a informação muda o andamento da venda (proposta enviada, em negociação), é **etapa**.
- Se é uma marca simples e pode haver várias (veio de feira, VIP, pediu retorno), é **tag**. O detalhe está em [tags no CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/tags-no-crm).
- Se é um valor que você vai somar, comparar ou filtrar por faixa (metragem, data de vencimento, ticket previsto), é **campo**.

## Quais tipos de campo existem e quando usar cada um?

Os tipos mais comuns são texto, número, moeda, data, lista de opções e sim ou não. Escolher o tipo certo é a diferença entre um dado que dá para filtrar e um que só dá para ler. Lista de opções vence texto livre quase sempre.

**Tipos de campo mais comuns e o uso de cada um**

| Tipo | Bom para | Cuidado |
| --- | --- | --- |
| Lista de opções | Origem, segmento, tipo de produto, motivo de perda | Manter poucas opções e uma saída “outro” revisada todo mês |
| Número | Metragem, quantidade de unidades, número de funcionários | Definir a unidade no nome do campo (m², unidades) |
| Moeda | Ticket previsto, valor de contrato | Não misturar com o campo de valor do negócio, para não duplicar |
| Data | Vencimento, renovação, aniversário, data da obra | É o tipo que mais alimenta automação de lembrete |
| Sim ou não | Já é cliente, tem contrato ativo, aceita contato por WhatsApp | Serve para filtro rápido, não para detalhe |
| Texto curto | Nome da obra, modelo, apelido do contato | Se for padronizável, vire lista de opções |
| Texto longo | Observação livre | Dado importante nunca fica aqui |

## Como criar campos personalizados, passo a passo?

Em seis passos: liste as perguntas que o vendedor já faz, passe cada uma pelo teste dos quatro usos, escolha tipo e nome, defina em que etapa o campo é pedido, registre no dicionário e revise em 30 dias.

1. **Liste as perguntas que o vendedor faz em todo atendimento.** Abra dez conversas recentes e anote o que o vendedor perguntou antes de enviar o orçamento. Essas perguntas são os campos candidatos, porque já fazem parte do processo.
2. **Passe cada candidato pelo teste dos quatro usos.** Filtrar, medir, automatizar ou decidir. Sem um sim, o dado vai para a nota. Em geral a lista cai pela metade.
3. **Escolha o tipo e o nome.** Nome curto, sem sigla interna, com a unidade quando houver número. Prefira lista de opções ao texto livre. Fixe o idioma e o padrão de maiúsculas.
4. **Defina o que é obrigatório e em qual etapa.** Obrigatório demais trava o atendimento. Peça o essencial na entrada e deixe o restante para a etapa em que o dado passa a fazer diferença, como a metragem só na etapa de orçamento.
5. **Registre tudo no dicionário de campos.** Uma tabela com nome, tipo, quem preenche, em que etapa e para que serve. O modelo está logo abaixo.
6. **Revise em 30 dias.** Olhe quais campos estão vazios na maioria dos cartões. Campo que ninguém preenche ou vai para outra etapa ou sai.

**Dicionário de campos do CRM (copie e preencha)**

```text
CAMPO: ______________________   (nome curto, com unidade)
TIPO: lista | número | moeda | data | sim/não | texto
OPÇÕES (se lista): ______ / ______ / ______ / outro
ONDE VIVE: cartão do contato | cartão do negócio
QUEM PREENCHE: vendedor | pré-vendas | automação | formulário
EM QUE ETAPA É PEDIDO: ______________________
OBRIGATÓRIO? sim | não | só a partir da etapa ______
PARA QUE SERVE: filtro | relatório | automação | decisão
EXEMPLO DE USO: "______________________________"
REVISÃO: ____/____/______  (cheio em mais da metade dos cartões? manter)

Regra do dicionário: campo novo só entra com a linha acima preenchida.
```

## Como fica um dicionário na prática? Exemplo com uma marcenaria fictícia

A Móveis Pinheiro é uma marcenaria fictícia, criada para este texto, que faz cozinhas e closets planejados e atende pelo WhatsApp. O vendedor perguntava sempre as mesmas coisas, e as respostas ficavam na observação: cômodo, metragem, se o imóvel estava em obra, prazo de entrega desejado e se já tinha projeto de arquitetura.

**Dicionário de campos da Móveis Pinheiro (empresa fictícia)**

| Campo | Tipo | Pedido em | Usado para |
| --- | --- | --- | --- |
| Cômodo | Lista (cozinha, closet, dormitório, outro) | Entrada | Filtro e relatório por produto |
| Metragem aproximada (m²) | Número | Orçamento | Decisão: projetos grandes vão para o vendedor sênior |
| Imóvel em obra? | Sim ou não | Entrada | Automação: lembrete de retorno quando a obra estiver perto do fim |
| Prazo desejado | Data | Orçamento | Automação de lembrete e decisão de prioridade |
| Tem projeto de arquitetura? | Sim ou não | Orçamento | Filtro: esses clientes pedem proposta com medidas finais |

Com cinco campos, a gerente passou a ver quantos orçamentos de closet estavam parados, quais clientes tinham obra com prazo próximo e quais projetos exigiam o vendedor sênior. Nada disso era possível com a observação em texto livre.

## Como os campos alimentam automação e relatório?

Campo estruturado vira regra: data de vencimento dispara lembrete, lista de opções distribui o lead para o vendedor certo, número separa projeto grande de projeto pequeno. Texto livre não dispara nada.

No DataCrazy, o Kanban tem automação por etapa e um painel de BI com conversão por origem, vendedor e produto, e é onde a escolha de bons campos aparece no resultado. Os campos disponíveis, os limites e o formato de cada tipo ficam na tela de configuração da sua conta; confira por lá antes de desenhar o dicionário. Quando o dado vem de fora (formulário do site, planilha, anúncio), a AD PRO, parceira Premier e implementadora do DataCrazy, monta a entrada via webhook, API ou n8n para o campo já chegar preenchido. Os recursos estão em [DataCrazy Kanban](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/datacrazy-kanban) e [DataCrazy automações](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/datacrazy-automacoes).

## Quais erros mais atrapalham quem cria campos?

Quase todos nascem de criar campo sem dono e sem revisão: entrada pesada, texto livre onde cabia lista, dois campos para a mesma informação e opções trocadas no meio do mês. O resultado é um relatório que ninguém confia.

- **Campo demais na entrada.** O vendedor atende com o cliente esperando. Peça o essencial na entrada e o resto no momento certo.
- **Texto livre onde cabia lista.** “SP”, “São Paulo”, “sp capital” e “S. Paulo” viram quatro valores diferentes no relatório.
- **Dois campos para a mesma coisa.** Valor no contato e valor no negócio, origem no contato e origem na tag. Defina uma fonte só.
- **Campo criado e esquecido.** Sem revisão mensal, o cartão engorda e a adesão cai. É um dos motivos de [vendedor não usa o CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/vendedor-nao-usa-o-crm).
- **Dado sensível sem necessidade.** Guardar só o que o atendimento exige e dar acesso a quem precisa. Detalhes em [LGPD no CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/lgpd-no-crm).
- **Mudar o significado sem avisar.** Trocar as opções de uma lista no meio do mês quebra o histórico. Mudança entra no dicionário e é comunicada ao time.

## O que fazer com os campos ao importar uma base ou planilha?

Crie os campos antes de importar e padronize as colunas da planilha para casar com eles. Importar primeiro e criar depois deixa o dado em colunas soltas, que ninguém consegue reaproveitar.

1. Crie no CRM os campos do dicionário que a planilha vai preencher.
2. Ajuste a planilha: uma coluna por campo, com as mesmas opções da lista (sem variação de grafia).
3. Teste a importação com 20 linhas e confira se cada valor caiu no campo certo. O preparo completo está em [importar contatos para o CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/importar-contatos-para-o-crm).
4. Importe o restante e confira os campos vazios por etapa.

A limpeza antes da importação está em [higienização de base de contatos](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/higienizacao-de-base-de-contatos), e a integração contínua com planilhas, em [integrar Google Sheets com CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/integrar-google-sheets-com-crm).

## Perguntas frequentes

### O que são campos personalizados no CRM?

São campos extras que você cria no cartão do contato ou do negócio para guardar dados específicos do seu comércio, como metragem, modelo, data de renovação ou cidade da obra. Eles complementam os campos padrão, como nome, telefone e valor.

### Quantos campos personalizados devo criar?

O menor número que alimenta filtro, relatório, automação ou decisão. Para começar, de cinco a oito costuma bastar. Revise em 30 dias e tire o que ficou vazio na maioria dos cartões.

### Qual a diferença entre campo, tag e etapa no CRM?

Etapa mostra onde a negociação está no funil. Tag é uma marca rápida, e um contato pode ter várias. Campo guarda um valor com tipo definido (número, data, lista), que você filtra e soma no relatório.

### Campo de lista ou de texto livre: qual é melhor?

Lista de opções, quase sempre. Ela padroniza a resposta e permite filtrar e medir. Texto livre serve para observação e para dado que não se repete, mas gera variações que quebram o relatório.

### Posso criar campos personalizados no DataCrazy?

Os tipos e a quantidade de campos disponíveis dependem do plano e da configuração da sua conta, então confira na tela de configuração. A AD PRO ajuda a desenhar o dicionário e a trazer dados de formulários e planilhas via webhook, API ou n8n.

### Todo campo precisa ser obrigatório?

Não. Torne obrigatório só o que o vendedor consegue preencher no momento e que muda a decisão. O restante pode ser pedido a partir de uma etapa específica, como a metragem na etapa de orçamento.

## Fontes

- [DataCrazy, página inicial](/ir/datacrazy?de=campos-personalizados-no-crm&pos=texto), conferido em 2026-10-31

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