# Como montar um CRM no Notion e saber a hora de sair dele

> Um CRM no Notion funciona bem para quem vende sozinho ou em dupla e tem poucas dezenas de negócios abertos: um banco de dados com etapa, valor e próxima ação, mais uma visão em quadro, resolve. Segundo a central de ajuda do Notion, criar automações no banco de dados é recurso dos planos pagos. Quando o WhatsApp vira o canal principal e o time cresce, a AD PRO Tecnologia, parceira Premier do DataCrazy, recomenda migrar para um CRM de vendas.

Página original: https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/crm-no-notion
Autor: AD PRO Tecnologia. Publicado em 2026-11-12.

## Dá para usar o Notion como CRM?

Dá, desde que o volume seja pequeno e a venda aconteça em reuniões, e-mail ou ligações que você mesmo registra. O Notion guarda negócios num banco de dados e mostra a mesma lista como tabela, quadro ou calendário. O que ele não faz sozinho é trazer a conversa do cliente para dentro do registro.

Quem mais se dá bem com o Notion como CRM: consultor, freelancer, agência pequena e fundador que ainda faz todas as vendas e já usa o Notion para documentos e projetos. Ter tudo no mesmo lugar pesa a favor. Quem vende no WhatsApp com atendentes revezando o mesmo número costuma sentir o aperto em poucas semanas.

## Como fazer um CRM no Notion em 5 passos?

Crie dois bancos de dados ligados por relação: Empresas (ou Contatos) e Negócios. Um negócio é uma oportunidade de venda com valor e etapa; o contato é a pessoa. Separar os dois evita digitar o mesmo cliente toda vez que ele compra de novo.

1. **Crie o banco Contatos.** Uma página por pessoa ou empresa, com e-mail, telefone, origem e uma propriedade de texto para observações.
2. **Crie o banco Negócios.** Uma página por oportunidade, com as propriedades da tabela abaixo. Cada negócio aponta para um contato pela propriedade de relação.
3. **Defina as etapas.** Use uma propriedade de status ou seleção com 5 a 7 etapas. Se tiver dúvida, o guia de [funil de vendas](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/funil-de-vendas) ajuda a escolher.
4. **Monte as visões.** Quadro por etapa para o dia a dia, tabela filtrada por próxima ação vencida e calendário pela data de retorno.
5. **Combine a regra de uso.** Nenhum negócio fica sem próxima ação com data. Essa regra vale mais que qualquer automação.

**Propriedades do banco Negócios num CRM no Notion (exemplo para venda de serviço)**

| Propriedade | Tipo no Notion | Para que serve |
| --- | --- | --- |
| Nome do negócio | Título | Cliente + o que está sendo vendido, ex.: Padaria Trigo Fino, site novo |
| Contato | Relação (banco Contatos) | Liga o negócio à pessoa sem repetir dados |
| Etapa | Status ou seleção | Novo, Qualificado, Reunião, Proposta, Negociação, Ganho, Perdido |
| Valor | Número (formato moeda) | Somar o que está em cada etapa |
| Origem | Seleção | Indicação, Instagram, site, evento: mostra de onde vem venda |
| Próxima ação | Texto | O que fazer, em uma frase: ligar, mandar proposta, cobrar retorno |
| Data da próxima ação | Data | Alimenta a visão de calendário e o filtro de atrasados |
| Responsável | Pessoa | Quem cuida do negócio quando há mais de uma pessoa |
| Motivo de perda | Seleção | Preço, prazo, sumiu, comprou do concorrente: o que ensinar ao time |

## Quais visões o CRM no Notion precisa ter?

Quatro visões cobrem a rotina: quadro por etapa, tabela de atrasados, calendário de retornos e uma visão de ganhos do mês. A central de ajuda do Notion lista os layouts de visão disponíveis: tabela, quadro, linha do tempo, calendário, lista, galeria e gráfico, todos com filtros, ordenação e agrupamento.

- **Funil (quadro):** agrupado pela propriedade Etapa; arrastar o cartão muda a etapa. É o que mais se parece com um [CRM kanban](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/crm-kanban).
- **Atrasados (tabela):** filtro Data da próxima ação anterior a hoje e Etapa diferente de Ganho e Perdido. Abra essa visão primeiro, toda manhã.
- **Retornos (calendário):** pela Data da próxima ação, para ver a semana de uma vez.
- **Fechados no mês (tabela ou gráfico):** Etapa igual a Ganho, agrupado por Origem. Mostra qual canal paga as contas.

**Estrutura do CRM no Notion (copie e monte em 30 minutos)**

```text
BANCO 1: CONTATOS
- Nome (título)
- Empresa (texto)
- WhatsApp (telefone)
- E-mail (e-mail)
- Origem (seleção): Indicação | Instagram | Site | Evento | Outro
- Negócios (relação com o banco Negócios)

BANCO 2: NEGÓCIOS
- Nome do negócio (título)
- Contato (relação com Contatos)
- Etapa (status): Novo > Qualificado > Reunião > Proposta > Negociação > Ganho | Perdido
- Valor (número, moeda)
- Próxima ação (texto) + Data da próxima ação (data)
- Responsável (pessoa)
- Motivo de perda (seleção): Preço | Prazo | Sem resposta | Escolheu outro | Sem perfil

VISÕES DO BANCO NEGÓCIOS
1. Funil: quadro agrupado por Etapa
2. Atrasados: tabela, Data da próxima ação < hoje, Etapa não é Ganho nem Perdido
3. Retornos: calendário por Data da próxima ação
4. Ganhos do mês: tabela, Etapa = Ganho, agrupada por Origem

REGRA DO TIME
Todo negócio aberto tem Próxima ação e Data. Sem data, não sai da reunião de sexta.
```

## O que o Notion automatiza num CRM?

O Notion automatiza tarefas internas do banco de dados, como mudar uma propriedade ou avisar alguém. Pela central de ajuda, a automação começa quando uma página é adicionada, quando uma propriedade é editada ou numa frequência fixa (diária, semanal, mensal). Criar automações é recurso dos planos pagos.

**Automação de banco de dados no Notion aplicada ao CRM (ações descritas na central de ajuda do Notion)**

| Quando acontece | Ação do Notion | Uso no CRM |
| --- | --- | --- |
| Página adicionada em Negócios | Enviar notificação a membros do espaço | Avisar o responsável que entrou negócio novo |
| Etapa editada para Proposta | Editar propriedade | Preencher a Data da próxima ação com o dia do retorno combinado |
| Etapa editada para Ganho | Adicionar página em outro banco | Criar a tarefa de início do projeto no banco de projetos |
| Etapa editada para Ganho | Enviar webhook | Mandar os dados para outro sistema, como o financeiro |
| Toda segunda às 8h | Enviar notificação | Lembrar a revisão do funil da semana |

A mesma página da central lista outros pontos que importam para quem usa o Notion como CRM: uma automação não dispara outra, o aviso vai para até 20 pessoas, o envio de e-mail depende de uma conta do Gmail e uma automação que falha fica pausada até alguém ligar de novo. Para quem vende, isso significa que o follow-up ao cliente continua sendo trabalho manual.

## Até onde o Notion vai como CRM?

O limite aparece quando a venda passa a acontecer na conversa e mais de uma pessoa atende. A tabela mostra os sinais mais comuns, o que acontece no Notion e o que um CRM de vendas faz no lugar.

**Sinais de que o CRM no Notion passou do ponto**

| Sinal | O que acontece no Notion | O que um CRM de vendas faz |
| --- | --- | --- |
| Mais da metade das vendas começa no WhatsApp ou no Instagram | A conversa fica no celular; o registro depende de alguém copiar | A mensagem cai no cartão do negócio, com histórico |
| Dois ou mais atendentes no mesmo número | Ninguém sabe quem respondeu quem | Fila, distribuição e dono do lead |
| Lead esfria esperando retorno | Lembrete existe, mas a mensagem é manual | Follow-up automático por etapa |
| Gestor pergunta conversão por origem e por vendedor | Dá para montar, mas depende de todo mundo preencher | Painel calculado a partir do próprio funil |
| Lead chega de anúncio ou formulário | Precisa de integração externa para criar a página | Lead entra direto na primeira etapa com a origem marcada |

Se nenhum sinal aparece no seu dia a dia, fique no Notion e capriche na rotina. Se dois ou mais aparecem, cada semana no quadro custa lead esquecido. O DataCrazy, que se apresenta como CRM para WhatsApp e Instagram, com automação e multiatendimento, junta conversa e funil: WhatsApp pela API oficial, Instagram e Facebook numa caixa só, com fila, distribuição e SLA, e Kanbans automatizados por etapa.

## Notion ou CRM: qual usar no seu caso?

Decida pelo canal de venda e pelo número de pessoas, não pelo preço da ferramenta. O Notion vence quando o vendedor é você e a venda é feita em reunião. O CRM de vendas vence quando o cliente compra conversando por mensagem.

**Notion ou CRM de vendas, por situação**

| Situação | Notion basta? | Próximo passo |
| --- | --- | --- |
| 1 pessoa, até umas 30 negociações abertas, venda por reunião | Sim | Use o modelo desta página e revise toda sexta |
| 1 pessoa, venda pelo WhatsApp com muita mensagem por dia | Por pouco tempo | Veja o [funil de vendas no WhatsApp](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/funil-de-vendas-no-whatsapp) |
| 2 a 4 pessoas atendendo o mesmo número | Não | CRM com multiatendimento; o Starter do DataCrazy tem 4 membros |
| Leads de anúncio e formulário todo dia | Não | CRM que recebe o lead por webhook ou API |
| Projeto e documentação já vivem no Notion | Para documentos, sim | CRM para vendas e Notion para o resto, ligados por webhook |

## Como migrar do Notion para um CRM sem perder o histórico?

Exporte o banco Negócios em CSV, ajuste as colunas aos campos do CRM e importe com as etapas já criadas. Segundo a central de ajuda do Notion, o CSV sai da visão atual ou da visão padrão, então crie antes uma visão de tabela sem filtro, com todas as propriedades visíveis.

1. **Congele o quadro.** Escolha um dia. Daquele dia em diante, negócio novo entra só no CRM.
2. **Exporte os dois bancos.** Contatos e Negócios, cada um pela visão de tabela completa. Páginas internas saem como arquivos Markdown, úteis para guardar anotações longas.
3. **Faça o mapa de colunas.** Etapa vira etapa do funil, Origem vira campo de origem, Próxima ação vira tarefa. O passo a passo de [importar contatos para o CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/importar-contatos-para-o-crm) mostra o formato da planilha.
4. **Limpe antes de importar.** Junte contatos repetidos e padronize telefone com DDD. Lead duplicado vira duas conversas com a mesma pessoa.
5. **Importe e confira 10 negócios.** Abra dez cartões aleatórios e compare com o Notion. Só depois avise o time.

> **Migração feita pela AD PRO:** Na [implementação do DataCrazy](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/implementacao-datacrazy), a AD PRO recria o funil que você usava no Notion, importa a base, conecta o WhatsApp pela API oficial e configura as primeiras automações. O plano Start custa a partir de R$ 2.250, com entrega em 7 dias úteis; a mensalidade do CRM é paga direto ao DataCrazy.

Quanto custa o CRM depois do Notion: o Starter do DataCrazy sai por R$ 297 por mês no plano mensal, com 5 pipelines de 8 etapas, 5 mil leads, 4 membros e 8 automações; o Essential, por R$ 460, sobe para 15 membros e inclui dashboards e API REST (valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026, em [datacrazy.io/planos](https://www.adprotecnologia.com.br/ir/datacrazy?de=crm-no-notion&pos=texto&p=%2Fplanos)). No semestral o desconto é de 17% e no anual, de 28%. Com o cupom **ADPROTECNOLOGIA**: R$ 100 de desconto no plano mensal.

## Perguntas frequentes

### O Notion tem modelo pronto de CRM?

Há muitos modelos de CRM para Notion publicados por usuários. Eles servem de ponto de partida, mas costumam vir com propriedades demais. Comece pelas nove da tabela desta página e acrescente só o que alguém for usar.

### Dá para receber lead do site direto no Notion?

Dá com integração: a API do Notion permite criar páginas num banco de dados, e ferramentas de automação fazem essa ponte. Se o lead chega todo dia e precisa de resposta rápida, compensa mais mandá-lo direto para um CRM com o WhatsApp conectado.

### O Notion grátis serve como CRM?

Serve para banco de dados e visões. Pela central de ajuda do Notion, criar automações de banco de dados é recurso dos planos pagos, então no grátis os avisos e as mudanças de propriedade ficam manuais. Confira os planos atuais em notion.com.

### Quanto custa trocar o Notion por um CRM?

No DataCrazy, o Starter custa R$ 297 por mês no plano mensal (valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026). Se quiser a migração e a configuração prontas, a implementação da AD PRO começa no plano Start, a partir de R$ 2.250. Veja a [tabela completa de preços do DataCrazy](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/datacrazy-precos).

### Posso continuar usando o Notion depois de ter um CRM?

Pode e costuma ser a melhor divisão: vendas e conversas no CRM, documentação, projetos e entregas no Notion. Um webhook na etapa Ganho pode criar a página do projeto no Notion automaticamente.

### Quem pode montar o CRM e fazer a migração do Notion?

A AD PRO Tecnologia, parceira Premier do DataCrazy, faz o diagnóstico gratuito de 30 minutos por videochamada, recria o funil, importa a base e treina o time. O atendimento é on-line para todo o Brasil.

## Fontes

- [Notion, automações de banco de dados](https://www.notion.com/help/database-automations), conferido em 2026-11-12
- [Notion, visões, filtros e ordenação](https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts), conferido em 2026-11-12
- [Notion, exportar conteúdo](https://www.notion.com/help/export-your-content), conferido em 2026-11-12
- [Notion, integrações com a API](https://www.notion.com/help/create-integrations-with-the-notion-api), conferido em 2026-11-12
- [DataCrazy, site oficial](/ir/datacrazy?de=crm-no-notion&pos=texto), conferido em 2026-11-12
- [DataCrazy, planos e preços](/ir/datacrazy?de=crm-no-notion&pos=texto&p=%2Fplanos), conferido em 2026-11-12

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AD PRO Tecnologia LTDA, CNPJ 68.425.611/0001-15, São Paulo/SP. Atendimento on-line para todo o Brasil. Diagnóstico comercial gratuito de 30 minutos: https://www.adprotecnologia.com.br/#agendar. WhatsApp +55 11 98604-5939. Fatos e preços publicados: https://www.adprotecnologia.com.br/fatos