# Como importar a base de contatos para o CRM sem levar a bagunça junto

> Para importar contatos para o CRM sem erro, prepare uma planilha com uma linha por pessoa, telefone com DDI e DDD, e-mail em minúsculas, origem preenchida e duplicados removidos, teste com 20 linhas e só então suba a base inteira. Uma importação mal feita cria contatos repetidos, números que o WhatsApp não acha e campanhas para a pessoa errada.

Página original: https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/importar-contatos-para-o-crm
Autor: AD PRO Tecnologia. Publicado em 2026-10-31.

A importação é o momento em que o CRM nasce limpo ou nasce sujo. Quem sobe a planilha do jeito que veio, com nomes escritos de três formas, telefones sem código e a mesma pessoa em quatro linhas, passa os meses seguintes corrigindo contato na mão, e o vendedor perde a confiança no sistema logo no primeiro uso.

Este guia é o roteiro de preparo: o que a planilha precisa ter, como padronizar cada coluna, como evitar duplicidade, o que fazer com a base que veio do WhatsApp e como testar antes. Para tirar os contatos do celular, veja [como exportar contatos do WhatsApp](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/como-exportar-contatos-do-whatsapp); para manter uma planilha viva em paralelo, [integrar Google Sheets com o CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/integrar-google-sheets-com-crm). Se a base de hoje é uma [planilha de CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/planilha-de-crm), as colunas dela são o ponto de partida.

## O que decidir antes de importar uma base inteira?

Três coisas: que contatos entram, para que etapa do funil eles vão e se cabem no plano. Importar tudo que existe, na etapa errada, só leva o ruído para dentro do CRM e pode estourar o limite de leads do plano contratado.

- **Quem entra:** clientes ativos, ex-clientes e leads antigos com algum contato recente. Contato sem nome, sem telefone e sem e-mail fica de fora.
- **Onde entra:** cliente ativo vai para o funil de pós-venda ou carteira; lead antigo vai para uma etapa de reativação, não para “Novo lead”.
- **Cabe no plano?** Cada plano do DataCrazy tem um limite de leads. Segundo os valores do site oficial em 20 de outubro de 2026, o Starter inclui 5 mil leads, o Essential 100 mil e o Pro 500 mil. Confira a página de [planos](https://www.adprotecnologia.com.br/ir/datacrazy?de=importar-contatos-para-o-crm&pos=texto&p=%2Fplanos) antes de subir uma base grande.

## Que colunas a planilha precisa ter?

Poucas e padronizadas. O mínimo é nome, telefone, e-mail e origem. Tudo que você quiser consultar depois, como cidade, produto de interesse ou data do último contato, vira coluna extra, desde que o CRM tenha o campo correspondente criado antes da importação. Como escolher esses campos está em [campos personalizados no CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/campos-personalizados-no-crm).

**Coluna por coluna: formato certo e erro comum**

| Coluna | Formato certo | Erro comum |
| --- | --- | --- |
| Nome | Nome e sobrenome em um padrão só (primeira letra maiúscula) | Tudo em maiúsculas, apelidos, “Fulano (indicação)” no mesmo campo |
| Telefone | Só números, com DDI e DDD: 5511999998888 | Parênteses e traços, número sem DDD, nono dígito faltando |
| E-mail | Minúsculas, sem espaços no começo ou no fim | Dois e-mails na mesma célula, espaço escondido, erro de digitação |
| Origem | Valor de uma lista fechada: indicação, evento, site, antiga base | Campo em branco ou texto livre diferente a cada linha |
| Data do último contato | Um formato só, como 2026-10-31 | Mistura de 31/10, 10/31 e texto |
| Observações | Texto curto, sem dado sensível | Colar histórico de conversa inteiro na célula |

## Quais são os 8 passos para preparar a importação?

O caminho é sempre o mesmo: reunir as fontes, juntar numa planilha, padronizar, tirar duplicados, marcar a origem, conferir a base legal, testar com poucas linhas e só então subir tudo. Pular o teste é o erro que mais custa caro.

1. **Reúna as fontes em um lugar.** Planilhas antigas, exportação de outro sistema, contatos do celular dos vendedores e a lista de quem já comprou. Guarde uma cópia intacta de cada uma antes de mexer.
2. **Junte tudo numa planilha com as colunas da tabela acima.** Uma linha por pessoa. Se a mesma pessoa aparece em duas fontes, deixe as duas linhas por enquanto; o passo 4 resolve.
3. **Padronize telefone, e-mail e nome.** Remova símbolos do telefone, acrescente o 55 do Brasil e o DDD quando faltarem, ponha o e-mail em minúsculas e corrija o nome para um padrão. Faça por fórmula, não linha a linha.
4. **Tire os duplicados pela chave certa.** A chave é o telefone, e depois o e-mail. Duas linhas com o mesmo telefone são a mesma pessoa: mantenha a mais completa e junte as observações. Nome igual não prova nada, existem dois João Silva.
5. **Preencha a origem de cada linha.** Sem origem, a base antiga vira um bloco sem identidade. Marque também uma etiqueta, como “importação out/2026”, para localizar o lote se algo der errado. O desenho completo está em [rastrear a origem do lead](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/rastrear-origem-do-lead-no-crm).
6. **Confira a base legal de cada grupo.** Contato com quem já comprou e contato com quem só deu o número num evento não têm o mesmo respaldo. Separe os grupos e veja a seção de LGPD abaixo.
7. **Teste com 20 linhas.** Escolha 20 contatos que misturem casos difíceis: telefone sem DDD, e-mail faltando, nome com acento, duplicado. Importe, abra cada contato e confira campo por campo.
8. **Suba o restante em lotes e confira a contagem.** Importe em lotes, compare o total de linhas da planilha com o total de contatos criados e guarde a planilha final como registro do que entrou.

Quanto ao formato de arquivo que o seu plano aceita e às regras da tela de importação, confirme com o suporte ou com a AD PRO antes de começar. Quando o volume é grande, a base é bagunçada ou a carga precisa combinar campos de várias fontes, a AD PRO, parceira Premier e implementadora do DataCrazy, faz a carga inicial na implementação, via API. Se a base vem de outro CRM, com funis e histórico, o caminho é o da [migração para o DataCrazy](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/migrar-para-o-datacrazy); se a planilha já está no sistema e acumulou sujeira, veja a [higienização de base de contatos](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/higienizacao-de-base-de-contatos).

## O que a LGPD pede quando você importa contatos?

Que cada tratamento de dado pessoal tenha uma base legal, uma finalidade clara e só o que for necessário. Subir uma base no CRM é tratar dados; a pergunta é com que respaldo você vai falar com cada pessoa depois. Este texto não é parecer jurídico: em caso de dúvida, consulte um advogado de proteção de dados.

- **Finalidade e necessidade:** importe só os campos de que vai usar. Observação com dado sensível não deve ir para o CRM.
- **Quem pediu contato ou comprou:** a relação já existe, e o contato tem um motivo claro.
- **Lista comprada ou antiga demais:** é o caso de maior risco. Não é a base para mensagem ativa em massa, e a importação não muda isso.
- **Direitos do titular:** a pessoa pode pedir informação sobre seus dados e a eliminação deles. O CRM precisa permitir localizar e apagar um contato por pedido.

Importar não dá, por si só, autorização para disparar mensagem. Para falar com a base pelo WhatsApp, o contato precisa ter dado o consentimento. O guia de [opt-in no WhatsApp](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/opt-in-whatsapp) mostra como registrar e pedir esse aceite, e o [aviso de privacidade](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/aviso-de-privacidade-no-whatsapp) o que dizer à pessoa.

## O que fazer depois que a base entrou?

Conferir a qualidade, dar dono a cada contato e criar a etapa certa para quem está parado. A base importada só vale quando alguém é responsável por ela: sem dono, o contato fica no CRM como uma planilha cara.

- Confira uma amostra de 30 contatos aleatórios contra a planilha original.
- Distribua a carteira por responsável, pela mesma regra de [distribuição automática de leads](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/distribuicao-automatica-de-leads).
- Para os leads antigos, monte uma sequência curta de retomada, como em [reativar leads parados](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/como-reativar-leads-parados).
- Desligue a planilha antiga ou marque-a como somente leitura. Duas fontes de verdade geram divergência em uma semana. Mais em [CRM ou planilha](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/crm-ou-planilha).

**Cabeçalho da planilha de importação e regras de preenchimento (copie)**

```text
nome;telefone;email;origem;etiqueta;cidade;ultimo_contato;observacao
Maria Souza;5511999998888;maria@exemplo.com.br;indicacao;importacao-out-2026;Campinas;2026-09-12;pediu orcamento de reforma

Regras:
- Uma linha por pessoa; a chave é o telefone.
- telefone: só números, com 55 + DDD + número.
- email: minúsculas, sem espaços; um por célula.
- origem: indicacao, evento, site, base-antiga, parceiro (lista fechada).
- etiqueta: igual para todo o lote, para achar se precisar desfazer.
- ultimo_contato: AAAA-MM-DD.
- observacao: curta, sem dado sensível.

Antes de subir: testar com 20 linhas e conferir campo a campo.
```

## Perguntas frequentes

### Como importar contatos para o CRM?

Prepare uma planilha com uma linha por pessoa, telefone com DDI e DDD, e-mail em minúsculas e origem preenchida, remova os duplicados, teste com 20 linhas e depois suba o restante em lotes. A AD PRO faz a carga inicial na implementação quando a base é grande.

### Qual formato o telefone deve ter para importar?

Só números, com código do país, DDD e número, como 5511999998888. Sem o DDI ou o DDD, o número pode não ser encontrado pelo WhatsApp. Padronize por fórmula na planilha antes de importar.

### Como evitar contatos duplicados na importação?

Use o telefone como chave e, depois, o e-mail. Duas linhas com o mesmo telefone são a mesma pessoa: mantenha a mais completa. Não use o nome como chave, porque nomes iguais podem ser pessoas diferentes.

### Posso mandar mensagem no WhatsApp para os contatos importados?

Importar não dá autorização para disparar. A mensagem ativa depende do consentimento do contato e, na API oficial, de template aprovado. Antes de falar com a base, registre o opt-in e comece por quem já é cliente.

### Tem limite de contatos na importação?

O limite que mais importa é o de leads do plano. Pelos valores do site oficial em 20/10/2026, o Starter inclui 5 mil leads, o Essential 100 mil e o Pro 500 mil. Confira a página de planos antes de subir a base.

### O que fazer se a importação entrou errada?

Localize o lote pela etiqueta que você marcou em todas as linhas, corrija ou apague os contatos daquele lote e importe de novo a planilha corrigida. Por isso vale guardar a planilha original sem alteração e testar antes com 20 linhas.

## Fontes

- [DataCrazy, planos e limites (valores do site oficial)](/ir/datacrazy?de=importar-contatos-para-o-crm&pos=texto&p=%2Fplanos), conferido em 2026-10-31

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