# Planilha de CRM de vendas: modelo para copiar e como usar > Uma planilha de CRM é uma tabela de clientes e oportunidades com uma linha por lead e colunas fixas para origem, etapa, valor, próximo contato e responsável. Com listas suspensas e algumas fórmulas, ela vira um funil simples no Excel ou no Google Sheets. Serve bem para quem está começando e deixa a migração para um CRM mais fácil depois. Página original: https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/planilha-de-crm Autor: AD PRO Tecnologia. Publicado em 2026-10-24. Atualizado em 2026-11-07. Toda empresa começa a organizar clientes em algum lugar, e quase sempre esse lugar é uma planilha. O problema não é a planilha, é a planilha sem regra: cada vendedor escreve a etapa de um jeito, metade das linhas não tem próximo contato e ninguém sabe de onde veio o cliente. Este guia entrega um modelo de planilha de CRM pronto, com as colunas, as listas e as fórmulas que fazem ela funcionar como um funil. Se a sua dúvida é se ainda vale ficar na planilha ou já trocar, a comparação lado a lado está em [CRM ou planilha](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/crm-ou-planilha). Aqui o foco é montar a melhor planilha possível e saber reconhecer a hora de sair dela. ## O que é uma planilha de CRM? É um controle de clientes em Excel ou Google Sheets organizado como um funil de vendas: cada linha é um lead, cada coluna é uma informação fixa, e a coluna de etapa diz em que ponto da venda ele está. A diferença para uma lista de contatos comum está em três colunas: etapa, próximo contato e motivo de perda. Com elas, a planilha responde perguntas de gestão, como quantos orçamentos estão abertos, quem precisa de retorno hoje e por que as vendas se perdem. ## Quais colunas uma planilha de CRM precisa ter? Doze colunas cobrem a maioria das vendas por WhatsApp e indicação. Menos que isso deixa buracos no relatório; muito mais que isso ninguém preenche. **Colunas do modelo de planilha de CRM** | Coluna | Tipo de dado | Para que serve | | --- | --- | --- | | A. Data de entrada | Data | Saber quanto tempo o lead está no funil | | B. Nome | Texto | Identificar o cliente | | C. WhatsApp | Texto com DDD | Contato principal; evita linha duplicada | | D. Origem | Lista suspensa | Saber qual canal traz cliente | | E. Produto ou serviço | Lista suspensa | Ver o que mais vende | | F. Etapa | Lista suspensa | Montar o funil e contar oportunidades | | G. Valor (R$) | Número | Somar o que está em negociação | | H. Próximo contato | Data | Ninguém fica sem retorno | | I. Responsável | Lista suspensa | Cada lead tem um dono | | J. Motivo de perda | Lista suspensa | Entender por que a venda não fecha | | K. Autorizou mensagens | Sim/não e data | Registrar o consentimento do cliente | | L. Observação | Texto curto | O detalhe que o próximo contato precisa saber | ## Como montar a planilha de CRM no Excel ou no Google Sheets? Crie três abas: Leads (os dados), Listas (as opções das listas suspensas) e Painel (os números). O passo a passo vale para os dois programas; muda só o nome do menu. 1. **Aba Listas.** Uma coluna para cada lista: Origem, Produto, Etapa, Responsável e Motivo de perda. Escreva as opções uma vez só, sempre do mesmo jeito. 2. **Listas suspensas na aba Leads.** Selecione a coluna Etapa e crie a lista suspensa apontando para a coluna Etapa da aba Listas. No Excel, fica em Dados > Validação de Dados, escolhendo Lista no campo Permitir. No Google Sheets, em Dados > Validação de dados (ou Inserir > Lista suspensa). Repita para Origem, Produto, Responsável e Motivo de perda. 3. **Cabeçalho fixo e filtro.** Congele a primeira linha e ligue o filtro. Assim cada vendedor filtra só os próprios leads sem bagunçar a ordem dos outros. 4. **Alerta de retorno vencido.** Em Formatação condicional, use a fórmula =E($H2<>"";$H2Ganho";Leads!F:F;"<>Perdido"). Para ler a conversão do jeito certo, veja [taxa de conversão de vendas](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/taxa-de-conversao-de-vendas). Para padronizar os motivos da coluna J, o guia de [motivos de perda](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/motivos-de-perda-no-crm) tem uma lista pronta. ## Exemplo: a planilha da Doceria Lua (empresa fictícia) A Doceria Lua, uma empresa fictícia, vende bolos e doces por encomenda pelo Instagram e pelo WhatsApp, com duas atendentes. Antes, cada uma anotava os pedidos no próprio caderno. Com a planilha, as duas passaram a registrar todo pedido de orçamento na aba Leads, escolhendo origem e etapa pela lista. Na primeira revisão de segunda, o painel mostrou três coisas que ninguém via: a maior parte dos orçamentos vinha do Instagram, mas as indicações fechavam mais; havia nove linhas vermelhas de retorno vencido; e "Preço" era o motivo de perda mais comum nos pedidos grandes. A dona criou uma tabela de preço para encomendas acima de 100 unidades e uma regra: orçamento enviado ganha retorno em dois dias. Os números são ilustrativos, mas o caminho é o que mais vemos dar certo: primeiro a regra, depois a ferramenta. ## Que erros fazem a planilha de CRM parar de funcionar? Quase sempre os mesmos cinco, e todos têm correção simples. - **Etapa digitada à mão**: "orçamento", "Orçamento enviado" e "orc" viram três etapas. Correção: lista suspensa obrigatória. - **Linha sem próximo contato**: o lead some do radar. Correção: regra de que toda linha aberta tem data, e o alerta vermelho. - **Uma aba por vendedor**: o painel não soma nada. Correção: uma aba só, com a coluna Responsável e filtro. - **Perdido sem motivo**: o relatório não ensina nada. Correção: motivo obrigatório na revisão semanal. - **Cópias da planilha circulando**: cada um edita a sua. Correção: um arquivo único compartilhado, com histórico de versões ligado. ## Como cuidar dos dados de clientes na planilha? A planilha guarda dado pessoal, então a LGPD (Lei 13.709/2018) vale para ela como para qualquer sistema. Registre só o que tem finalidade clara, compartilhe o arquivo apenas com quem atende e tire o acesso de quem saiu da equipe. A coluna "Autorizou mensagens" existe por isso: quem vai mandar lembrete ou campanha pelo WhatsApp precisa saber quem aceitou receber. Mais detalhes em [LGPD no CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/lgpd-no-crm). ## Quando é hora de trocar a planilha por um CRM? Quando a planilha começa a pedir trabalho que ela não faz sozinha: copiar conversa do WhatsApp para a linha, lembrar retorno de cabeça, juntar dados de vários vendedores no fim do mês. - Mais de uma pessoa atende o mesmo WhatsApp e ninguém sabe quem respondeu o quê. - Os leads de anúncio chegam e a origem se perde no caminho até a planilha. - A revisão de segunda vira uma tarde inteira de conferência. - Você quer que o próximo passo aconteça sozinho, como lembrar o vendedor ou mandar a retomada. Nesse ponto, a boa notícia é que a planilha bem feita já é meio caminho andado: as listas viram etapas, tags e campos do CRM. No DataCrazy, as conversas de WhatsApp, Instagram e Facebook chegam no mesmo painel, as etapas viram Kanban com automação por etapa e o BI mostra conversão por origem e por vendedor sem fórmula. Na migração, a AD PRO leva a sua base para o sistema novo; o passo a passo está em [migrar para o DataCrazy](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/migrar-para-o-datacrazy). Com o cupom ADPROTECNOLOGIA, você tem R$ 100 de desconto no plano mensal. Se ainda não é hora de pagar por um sistema, veja também o que um [CRM gratuito](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/crm-gratuito) resolve no começo. ## Perguntas frequentes ### Dá para fazer um CRM no Excel? Dá. Com uma aba de leads, listas suspensas para etapa e origem, formatação condicional para retorno vencido e fórmulas CONT.SES e SOMASES no painel, o Excel funciona como um CRM simples. ### Tem modelo (template) de planilha de CRM grátis? Sim. O modelo desta página tem as 12 colunas, as listas e as regras de uso para colar no Excel ou no Google Sheets. ### Planilha de CRM no Google Sheets ou no Excel? Para equipe, o Google Sheets costuma ser mais prático porque todos editam o mesmo arquivo ao mesmo tempo. O Excel funciona igual se o arquivo ficar num lugar compartilhado, sem cópias. ### Quais colunas não podem faltar numa planilha de clientes? Origem, etapa, valor, próximo contato, responsável e motivo de perda. Sem elas, a planilha vira só uma agenda de contatos. ### Quando trocar a planilha por um CRM? Quando várias pessoas atendem o mesmo WhatsApp, a origem dos leads se perde ou a revisão semanal toma horas. Aí o CRM registra e automatiza o que a planilha depende de alguém fazer. ### Consigo levar a planilha para um CRM depois? Sim, e com menos trabalho se as listas estiverem padronizadas. Na migração para o DataCrazy, a AD PRO aproveita as etapas e os campos que você já usa. ## Fontes - [Suporte da Microsoft, função CONT.SES no Excel](https://support.microsoft.com/pt-br/office/função-cont-ses-dda3dc6e-f74e-4aee-88bc-aa8c2a866842), conferido em 2026-10-24 - [Ajuda do Editores de arquivos Google, função CONT.SES (Planilhas Google)](https://support.google.com/docs/answer/3256550?hl=pt-BR), conferido em 2026-10-24 - [Ajuda do Editores de arquivos Google, função SOMASES (Planilhas Google)](https://support.google.com/docs/answer/3238496?hl=pt-BR), conferido em 2026-10-24 - [Ajuda do Google, como criar uma lista suspensa na célula (Planilhas Google)](https://support.google.com/docs/answer/186103?hl=pt-BR), conferido em 2026-10-24 - [Lei 13.709/2018 (LGPD), texto oficial no Planalto](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm), conferido em 2026-10-24 - [DataCrazy, site oficial (multiatendimento com fila, distribuição e SLA, automação por etapa, Crazy IA, BI, API)](/ir/datacrazy?de=planilha-de-crm&pos=texto), conferido em 2026-10-24 - [DataCrazy, página de planos](/ir/datacrazy?de=planilha-de-crm&pos=texto&p=%2Fplanos), conferido em 2026-10-24 --- AD PRO Tecnologia LTDA, CNPJ 68.425.611/0001-15, São Paulo/SP. 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