# Funil de vendas: quantas etapas criar, como nomeá-las e quando entra cada lead

> A resposta para quantas etapas deve ter um funil de vendas é: tantas quanto forem as ações diferentes que o seu time faz, em geral de cinco a oito. Cada etapa precisa de um nome que diga o que aconteceu e de um critério claro de entrada e de saída. Se duas etapas pedem a mesma ação, junte as duas.

Página original: https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/quantas-etapas-deve-ter-um-funil-de-vendas
Autor: AD PRO Tecnologia. Publicado em 2026-10-21. Atualizado em 2026-11-07.

Existe uma discussão que se repete em quase toda implementação de CRM: o funil precisa ter quatro etapas ou doze? A resposta honesta é que o número, sozinho, não importa. O que importa é se cada etapa muda o que alguém do time faz. Um funil com sete etapas que cada pessoa entende vale mais do que um de quatro em que o card some numa etapa chamada Em andamento.

Neste texto você vai encontrar um teste para decidir se uma etapa merece existir, a forma de escrever o critério de entrada e de saída e quatro funis-modelo prontos para copiar: venda rápida, venda consultiva, venda com agendamento e venda recorrente. Todas as empresas citadas são **fictícias** e servem só para ilustrar. Para a visão geral do conceito, veja também [pipeline de vendas](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/pipeline-de-vendas).

## Como saber se uma etapa merece existir?

Faça três perguntas sobre cada etapa. Se a resposta for não para as três, a etapa provavelmente pode ser juntada com a vizinha. Se for sim para pelo menos uma, ela merece uma coluna.

1. **A ação do time é diferente?** Em Orçamento enviado o vendedor espera e retoma; em Negociando ele ajusta condições. São ações distintas.
2. **O dono ou o prazo muda?** Se o card passa de uma pessoa para outra, ou se existe um prazo máximo próprio, a etapa se justifica.
3. **Dá para dizer em que dia o card entrou?** Se a entrada não é um fato observável, a etapa vira opinião, e o card fica nela por costume.

A regra mais útil de todas cabe em uma frase: **se duas etapas têm a mesma ação, junte**. Funis ficam inchados porque alguém quis separar Primeiro contato de Conversa inicial quando a ação nas duas é a mesma, responder e entender o que o cliente quer.

## Como escrever o critério de entrada e de saída de cada etapa?

Como um fato que qualquer pessoa consiga conferir olhando o histórico da conversa. Critério bom é objetivo (o cliente confirmou o endereço); critério ruim é impressão (o cliente parece interessado). O quadro abaixo mostra a diferença na prática.

**Critérios fracos e suas versões objetivas**

| Etapa | Critério fraco | Critério objetivo |
| --- | --- | --- |
| Qualificado | Parece ter interesse | Respondeu as duas perguntas de qualificação (necessidade e prazo) |
| Orçamento enviado | Falei de preço | O arquivo ou a mensagem com valor e validade foi enviado |
| Negociando | Está pensando | O cliente pediu ajuste de preço, prazo ou condição |
| Fechado | Disse que vai comprar | Pagamento confirmado ou aceite registrado |

A saída de uma etapa é, quase sempre, a entrada da seguinte. Escreva uma vez só, no modelo que está mais abaixo, para os dois lados não se contradizerem.

## Qual funil serve para venda rápida, de decisão no mesmo dia?

Para quem vende produto de compra simples, como o Café Serra Azul, uma loja fictícia de cafés especiais que vende por WhatsApp, cinco etapas são suficientes. O ciclo é de horas ou poucos dias, e a prioridade é não deixar o pedido esfriar.

**Modelo 1: venda rápida (Café Serra Azul, empresa fictícia)**

| Etapa | Entra quando | Sai quando | Quem cuida |
| --- | --- | --- | --- |
| 1. Novo contato | Chegou a primeira mensagem | Atendente respondeu e entendeu o que o cliente procura | Atendente de plantão |
| 2. Escolhendo | O cliente começou a pedir ou comparar produtos | O cliente confirmou os itens e a quantidade | Atendente |
| 3. Pedido montado | Itens, endereço e frete combinados | O link ou a chave de pagamento foi enviado | Atendente |
| 4. Aguardando pagamento | Cobrança enviada | Pagamento confirmado | Atendente + financeiro |
| 5. Pago e despachado | Pagamento confirmado | Código de rastreio enviado ao cliente | Expedição |

## Qual funil serve para venda consultiva, com diagnóstico e proposta?

Quando o cliente precisa entender o que comprar, como na Clima Norte, instaladora fictícia de ar-condicionado para empresas, entram etapas de levantamento e de proposta. O ciclo é de semanas, e o risco é o card ficar parado sem ninguém notar. Aqui, seis etapas dão visibilidade sem burocracia.

**Modelo 2: venda consultiva (Clima Norte, empresa fictícia)**

| Etapa | Entra quando | Sai quando | Quem cuida |
| --- | --- | --- | --- |
| 1. Novo lead | Chegou o pedido de orçamento | Foi feito o primeiro contato | Pré-vendas |
| 2. Levantamento | O lead respondeu as perguntas iniciais | Metragem, uso do espaço e prazo estão registrados | Consultor |
| 3. Visita técnica | Visita marcada com data | Relatório da visita registrado no card | Técnico |
| 4. Proposta enviada | Proposta enviada ao cliente | O cliente respondeu com aceite, pedido de ajuste ou recusa | Consultor |
| 5. Negociando | O cliente pediu ajuste | Condições finais combinadas por escrito | Consultor |
| 6. Fechado | Aceite registrado | Contrato assinado e pedido enviado à instalação | Consultor + operação |

## Qual funil serve para quem vende horário, visita ou avaliação?

Negócios em que o produto é um atendimento marcado, como a Sorriso Lume, clínica odontológica fictícia, precisam de etapas que acompanhem o horário. A conversa não termina no agendamento: termina quando a pessoa comparece. Perder a pessoa entre marcado e compareceu é o vazamento mais comum desse tipo de funil.

**Modelo 3: venda com agendamento (Sorriso Lume, empresa fictícia)**

| Etapa | Entra quando | Sai quando | Quem cuida |
| --- | --- | --- | --- |
| 1. Novo contato | Chegou a mensagem | Foi identificado o tipo de atendimento procurado | Recepção |
| 2. Horário oferecido | Foram sugeridas duas opções de dia e hora | O paciente escolheu uma delas | Recepção |
| 3. Agendado | Dia e hora escolhidos e registrados | Chegou a véspera da consulta | Recepção |
| 4. Confirmado | O paciente respondeu à confirmação | Chegou o dia | Recepção |
| 5. Compareceu | O paciente foi atendido | Plano de tratamento ou orçamento apresentado | Dentista |
| 6. Orçamento enviado | Valores enviados | Aceite ou recusa registrado | Comercial da clínica |

## Qual funil serve para venda recorrente, como mensalidade e assinatura?

Quando a venda é uma mensalidade, como no Studio Prumo, academia fictícia de treino funcional, o funil acaba em Ativo, e não em Fechado. A renovação e o acompanhamento de quem já é aluno vivem em outro quadro: veja o [funil de pós-venda no CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/funil-de-pos-venda-no-crm). Misturar os dois faz a conversão parecer menor do que é.

**Modelo 4: venda recorrente (Studio Prumo, empresa fictícia)**

| Etapa | Entra quando | Sai quando | Quem cuida |
| --- | --- | --- | --- |
| 1. Novo lead | Chegou o contato | Foi marcada a aula experimental | Recepção |
| 2. Aula marcada | Data e horário confirmados | A pessoa fez a aula | Recepção |
| 3. Fez a aula | Aula realizada | O plano foi apresentado | Professor + recepção |
| 4. Plano apresentado | Opções de plano enviadas | A pessoa escolheu o plano ou pediu mais tempo | Recepção |
| 5. Aguardando 1º pagamento | Plano escolhido | Primeiro pagamento confirmado | Financeiro |
| 6. Ativo | Primeiro pagamento confirmado | O aluno passa a ser acompanhado no pós-venda | Recepção |

## Como o número de etapas cabe no limite do plano?

Os quatro modelos usam de cinco a seis etapas, e isso cabe confortavelmente nos limites informados na página oficial de planos do DataCrazy. A tabela mostra os números de pipelines e de etapas por pipeline em outubro de 2026.

**Pipelines e etapas por plano, segundo datacrazy.io/planos em outubro de 2026**

| Plano | Pipelines | Etapas por pipeline |
| --- | --- | --- |
| Starter | 5 | 8 |
| Essential | 20 | 15 |
| Pro | Ilimitados | 25 |
| Business | Sem limite, segundo a tabela | Sem limite, segundo a tabela |

Por isso as 8 etapas do Starter costumam bastar para a maioria das pequenas operações: os modelos acima ocupam cinco ou seis. Uma boa prática é desenhar com uma ou duas etapas de folga em relação ao limite, para ajustes futuros. Se o desenho passar do limite do plano, antes de pensar em trocar de plano releia a regra de juntar etapas que têm a mesma ação. A página [DataCrazy Kanban: pipelines, etapas e limites por plano](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/datacrazy-kanban) detalha como isso aparece no quadro, e [qual plano escolher](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/qual-plano-do-datacrazy-escolher) ajuda quando o limite realmente pesa.

## Quando vale dividir uma etapa em duas?

Quando a mesma coluna guarda gente que precisa de ações diferentes. O sinal clássico é um card parado em Negociando que ninguém sabe se espera resposta do cliente ou resposta da própria empresa. Nesse caso, separar em Aguardando cliente e Aguardando nós tira a dúvida.

- **Dois donos:** parte do trabalho é de outro setor, como o financeiro conferindo pagamento.
- **Dois prazos:** o cliente tem até 24 horas, o interno tem até 2 dias.
- **Uma perda grande que você não consegue explicar:** abrir a etapa em duas mostra em qual metade o lead desaparece.

## Quais são os erros mais comuns no desenho das etapas?

**Erros frequentes e como corrigir**

| Erro | Por que atrapalha | Como corrigir |
| --- | --- | --- |
| Etapas de humor (quente, morno, frio) | Cada vendedor interpreta de um jeito e ninguém sabe a próxima ação | Troque por fatos: Orçamento enviado, Pediu ajuste |
| Etapa chamada Outros ou Em andamento | Vira depósito de card esquecido | Elimine e distribua os cards nas etapas reais |
| Uma etapa por vendedor | Impede comparar o desempenho e complica a saída de alguém | Use uma coluna comum e identifique o responsável no card |
| Etapas por produto no mesmo funil | O quadro cresce sem parar | Se o processo é o mesmo, use o produto como informação; se muda, veja [um funil ou vários funis](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/um-funil-ou-varios-funis) |
| Etapa sem prazo | O card pode ficar parado indefinidamente | Combine um prazo máximo; veja as [regras do funil de vendas](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/regras-do-funil-de-vendas) |

**Ficha de etapa para preencher antes de criar a coluna**

```text
FICHA DE ETAPA
Nome da etapa (o que aconteceu): ____________
Entra quando (fato que dá para conferir): ____________
Sai quando (fato que dá para conferir): ____________
Ação do time nesta etapa: ____________
Quem cuida: ____________
Prazo máximo nesta etapa: ______ dias
Teste das 3 perguntas:
  [ ] A ação é diferente da etapa vizinha
  [ ] O dono ou o prazo muda
  [ ] Dá para dizer o dia em que o card entrou
Se nenhuma das três está marcada: junte com a etapa vizinha.
```

## Como revisar um funil que já existe em 20 minutos?

1. **Liste as colunas atuais.** Escreva todas, na ordem, e ao lado o nome de quem mexe em cada uma.
2. **Aplique o teste das 3 perguntas.** Marque com um X as colunas em que a resposta é não para todas.
3. **Junte as colunas marcadas com a vizinha.** Antes de apagar, mova os cards para a coluna que vai ficar, e avise a equipe qual é o novo nome.
4. **Reescreva entrada e saída.** Use a ficha acima, uma por etapa. Se a entrada não puder ser conferida no histórico, reescreva.
5. **Ajuste as automações.** Automação por etapa acompanha o nome da coluna. Revise as que estavam ligadas às etapas que mudaram.

> **Como a AD PRO desenha o funil na implementação:** Na implementação, começamos pelo processo de venda, não pelas colunas. Pedimos as últimas dez vendas fechadas e as últimas dez perdidas, contamos juntos o que aconteceu em cada uma e só então escrevemos as etapas, com critério de entrada e de saída. É assim que o funil sai com cinco a sete colunas que o time reconhece. Veja como funciona a [implementação do DataCrazy](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/implementacao-datacrazy).

Para ver o quadro como o time vê, o texto sobre [CRM Kanban](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/crm-kanban) mostra a mecânica das colunas, e o artigo [funil de vendas no WhatsApp](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/funil-de-vendas-no-whatsapp) conecta as etapas ao dia a dia da conversa.

## Perguntas frequentes

### Quantas etapas um funil de vendas deve ter?

Não existe número mágico. Em pequenas e médias empresas, funis com cinco a oito etapas costumam funcionar bem, desde que cada etapa mude a ação do time. Se duas etapas pedem a mesma ação, junte.

### Quais são as etapas de um funil de vendas básico?

Um funil básico tem Novo contato, Conversando, Orçamento enviado, Negociando e Fechado. Dependendo do negócio entram etapas como Visita técnica, Agendado ou Aguardando pagamento. Os quatro modelos deste texto mostram variações para venda rápida, consultiva, com agendamento e recorrente.

### Como nomear as etapas do funil?

Use o fato que aconteceu, como Orçamento enviado ou Pagamento confirmado, e evite adjetivos subjetivos como quente ou morno. Um bom nome de etapa permite a qualquer pessoa conferir no histórico se o card está no lugar certo.

### Posso mudar as etapas do funil depois que já tenho leads dentro?

Pode, e é comum. O cuidado é mover os cards para a etapa que vai ficar antes de apagar a antiga, avisar a equipe e revisar as automações ligadas às colunas que mudaram. Faça isso em um horário de pouco movimento.

### O DataCrazy limita o número de etapas do funil?

Sim, por plano. Segundo a tabela oficial em outubro de 2026, o Starter oferece 5 pipelines com 8 etapas, o Essential 20 pipelines com 15 etapas e o Pro pipelines ilimitados com 25 etapas. Confira a tabela atual em datacrazy.io/planos.

### O que é critério de entrada e de saída de uma etapa?

É o fato que faz o card entrar na etapa e o fato que o faz sair dela. Por exemplo, em Orçamento enviado a entrada é o envio do valor e a saída é a resposta do cliente. Escrever os dois evita card parado sem explicação.

## Fontes

- [DataCrazy, página inicial](/ir/datacrazy?de=quantas-etapas-deve-ter-um-funil-de-vendas&pos=texto), conferido em 2026-10-21
- [DataCrazy, planos e valores](/ir/datacrazy?de=quantas-etapas-deve-ter-um-funil-de-vendas&pos=texto&p=%2Fplanos), conferido em 2026-10-21

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