# As regras do nosso funil: o documento de 1 página que acaba com a bagunça no CRM > As regras do funil de vendas são os combinados escritos que dizem quem move o lead, quando ele muda de etapa, quanto tempo pode ficar em cada uma e o que registrar a cada passo. Cabem em uma página, valem para todo o time e são revisadas em 15 minutos por semana. Página original: https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/regras-do-funil-de-vendas Autor: AD PRO Tecnologia. Publicado em 2026-10-21. O sintoma é conhecido: o gestor abre o quadro e percebe que cada vendedor usa as colunas de um jeito. Um move o card quando manda o orçamento, outro quando o cliente responde, um terceiro só quando fecha. Há cards de três semanas atrás em Negociando e ninguém se lembra de quem era a vez. O CRM está configurado direito, o problema é que o uso nunca foi combinado. A solução tem pouca tecnologia e muito papel: um documento de uma página com as regras do funil. Abaixo está o conteúdo dele, um modelo para copiar, um exemplo preenchido com uma empresa **fictícia** e o ritual de 15 minutos por semana que mantém as regras vivas. O desenho das etapas em si está em [quantas etapas deve ter um funil de vendas](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/quantas-etapas-deve-ter-um-funil-de-vendas). ## Por que o funil vira bagunça mesmo com um bom CRM? Porque o CRM mostra o que a equipe registra, e registrar é um hábito, não uma função do sistema. Quando cada pessoa tem um critério, o quadro é a soma de critérios diferentes. Quatro causas aparecem quase sempre. - **Critério de movimento diferente por pessoa:** ninguém sabe se Orçamento enviado significa que o orçamento foi montado ou que o cliente recebeu. - **Ausência de prazo:** sem limite de tempo por etapa, o card pode ficar parado sem ninguém notar. - **Registro opcional:** a anotação de por que o lead mudou de etapa ou foi perdido depende da boa vontade de cada um. - **Quadro nunca revisto:** o funil nasce numa semana e ninguém olha de novo por seis meses. As regras atacam as quatro de uma vez. Elas não substituem a ferramenta, apoiam o uso dela. O DataCrazy tem automação por etapa e, segundo o site oficial, BI com tempo por etapa, que ajudam a lembrar e a conferir; o combinado vem antes. ## O que entra no documento de regras do funil? Sete itens, todos curtos. O texto inteiro precisa caber em uma página que alguém novo leia em cinco minutos. 1. **Quem cria o card:** o atendente que recebe a conversa, de forma automática ou manual, e em quanto tempo. 2. **Quem move o card:** o responsável por ele, e ninguém mais sem avisar. 3. **Quando o card avança:** o fato que o faz entrar em cada etapa. 4. **Quando o card pode voltar:** a regra para recuar uma etapa e a anotação que acompanha. 5. **Prazo máximo por etapa:** o tempo que o card pode ficar sem ação. 6. **O que registrar ao mover:** uma linha com o que combinou e qual é o próximo passo. 7. **Como encerrar:** venda fechada com valor, ou perda com um motivo da lista combinada. **Regras do nosso funil: modelo de 1 página** ```text REGRAS DO NOSSO FUNIL, versão 1 Funil: ____________ Dono do funil: ____________ Revisão: toda ______ às ______ 1. CRIAR O CARD Todo contato novo vira card em até ______ minutos. Quem cria: ____________. 2. QUEM MOVE Só o responsável pelo card move. Se outra pessoa precisa mexer, avisa antes no próprio card. 3. QUANDO AVANÇA (um fato por etapa) Etapa 1 ____________ avança quando: ____________ Etapa 2 ____________ avança quando: ____________ Etapa 3 ____________ avança quando: ____________ Etapa 4 ____________ avança quando: ____________ Etapa 5 ____________ avança quando: ____________ 4. QUANDO VOLTA O card volta uma etapa quando: ____________. Ao voltar, escrever o motivo em uma linha. 5. PRAZO MÁXIMO POR ETAPA Etapa 1: ______ dias Etapa 2: ______ dias Etapa 3: ______ dias Etapa 4: ______ dias Etapa 5: ______ dias Passou do prazo: o responsável age em até 24 horas (retomar, reclassificar ou encerrar). 6. AO MOVER, REGISTRAR Uma linha com: o que foi combinado + próximo passo + data. 7. ENCERRAR Venda: valor e data. Perda: um dos motivos da lista (______, ______, ______, ______, ______). Nenhum card fica sem responsável, sem próximo passo e sem data. ``` ## Como fica um exemplo preenchido? A Marmoraria Tessera é uma empresa fictícia que faz bancadas de pedra sob medida e vende pelo WhatsApp. O funil dela tem cinco etapas e o gestor, Davi (personagem fictício), escreveu a regra de cada uma na mesma tabela. **Marmoraria Tessera (empresa fictícia): regras por etapa** | Etapa | O card entra quando | Prazo máximo | Registrar ao mover | | --- | --- | --- | --- | | Novo contato | Chegou a primeira mensagem | 1 dia | Qual ambiente e o que o cliente procura | | Medição agendada | Data de medição confirmada pelo cliente | 7 dias | Data, endereço e quem vai medir | | Orçamento enviado | Valor e prazo enviados por escrito | 4 dias | Valor, validade e dia da próxima retomada | | Negociando | O cliente pediu ajuste de preço, material ou prazo | 5 dias | O que foi pedido e o que foi respondido | | Pedido fechado | Sinal pago | Sem prazo | Valor, data de entrega e responsável | ## Como definir o prazo máximo de cada etapa? Olhando quanto tempo os cards que fecharam ficaram em cada etapa. Pegue as últimas vendas ganhas, anote os dias em cada etapa, encontre o valor do meio e use o dobro dele como alerta. É uma regra prática, não uma lei: ajuste conforme o seu ciclo. Quando o prazo estoura, não significa que a venda esteja perdida, e sim que alguém precisa olhar para o card. Se o seu plano incluir dashboards, o tempo por etapa vem pronto no BI do DataCrazy, segundo o site oficial, e poupa a anotação manual. Confira na tabela de planos o que o seu inclui. Para entender o que esse número diz sobre a venda inteira, veja [ciclo de vendas](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/ciclo-de-vendas). **Exemplo de cálculo para a etapa Orçamento enviado da Tessera (números fictícios)** | Venda ganha | Dias em Orçamento enviado | | --- | --- | | A | 2 | | B | 1 | | C | 3 | | D | 2 | | E | 5 | Ordenando os dias (1, 2, 2, 3, 5), o valor do meio é 2. O dobro é 4, e esse virou o prazo máximo da etapa na tabela anterior. Repita para cada etapa, com mais vendas na amostra sempre que possível. ## Quando o lead deve mudar de etapa, e quando deve voltar? Avança quando o fato escrito na regra aconteceu, nunca por impressão. Volta quando o fato deixou de valer, e a volta sempre leva uma linha de explicação. Exemplo: o cliente que estava em Negociando e pede nova medição volta para Medição agendada, com a anotação de que a medida mudou. - **Avançar com antecedência é erro comum:** mover para Orçamento enviado antes de enviar o orçamento faz a conta de conversão parecer melhor do que é. - **Pular etapa só com anotação:** o cliente que já chega com medida pronta pode ir direto para Orçamento enviado, desde que o card diga isso. - **Voltar não é fracasso:** esconder o retrocesso apaga a informação de que algo mudou. ## O que fazer com um card parado no funil? Descobrir primeiro por que ele parou, porque a ação certa depende do motivo. Há três tipos de card parado e cada um pede um gesto diferente. **Os três tipos de card parado** | Tipo | Como reconhecer | O que fazer | | --- | --- | --- | | Parado por cliente | A última mensagem é nossa e o cliente não respondeu | Retomar com uma mensagem útil; se não houver resposta, seguir os modelos de [mensagem para cliente que não responde](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/mensagem-para-cliente-que-nao-responde) | | Parado por nós | A última mensagem é do cliente e ficou sem resposta | Responder hoje, pedir desculpa em uma frase e registrar por que atrasou | | Esquecido | Ninguém mexe há muito tempo e não há próximo passo | Decidir em 24 horas: retomar, reclassificar ou encerrar com motivo | O terceiro tipo costuma ser o mais comum. Encerrar com motivo é um gesto saudável: tira o ruído do quadro e alimenta a lista de [motivos de perda](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/motivos-de-perda-no-crm). ## Como funciona a revisão semanal de 15 minutos? Em pé, com o quadro aberto, uma vez por semana, no mesmo dia e horário. São três blocos de cinco minutos, sem assunto fora do roteiro. O dono do funil conduz e anota só as decisões. **Roteiro da revisão semanal do funil (15 minutos)** ```text REVISÃO SEMANAL DO FUNIL Dia e hora fixos: ____________ Quem conduz: ____________ BLOCO 1 (5 min): CARDS FORA DO PRAZO Listar os cards que passaram do prazo máximo da etapa. Para cada um, o responsável diz em uma frase: retomar, reclassificar ou encerrar. BLOCO 2 (5 min): CARDS SEM PRÓXIMO PASSO Listar os cards sem data de próximo contato. Cada responsável define a data agora. BLOCO 3 (5 min): AJUSTE DA REGRA Alguma regra atrapalhou esta semana? ( ) sim ( ) não Se sim, qual: ____________ Mudança combinada (uma só): ____________ Quem atualiza o documento: ____________ Decisões da semana (máximo 3 linhas): 1. ____________ 2. ____________ 3. ____________ ``` O limite de 15 minutos é parte da regra. Revisão que dura uma hora acaba abandonada em um mês. Se houver muitos cards fora do prazo, é sinal de que o prazo está curto ou de que o volume ultrapassou a capacidade do time, e isso merece uma conversa à parte. ## Como fazer o time adotar as regras? 1. **Escreva a primeira versão com dois vendedores.** Regra escrita só pelo gestor vira imposição. Com a participação de quem usa o quadro, a primeira versão já nasce realista. 2. **Apresente em dez minutos e cole o documento no lugar onde todos olham.** A regra precisa estar a um clique, não escondida em uma pasta. 3. **Rode por duas semanas sem punição.** O objetivo das duas primeiras semanas é descobrir o que não funciona. Ajuste o texto antes de cobrar. 4. **Ligue a regra ao que a ferramenta faz.** Automações por etapa para lembrar e o BI para conferir. A regra continua sendo humana; a ferramenta só apoia. 5. **Revise a regra a cada trimestre.** O negócio muda e as regras precisam acompanhar. Anote a data da última revisão no próprio documento. Para treinar a equipe a usar o quadro de acordo com as regras, a página [treinamento de CRM para equipe](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/treinamento-de-crm-para-equipe) mostra o caminho. Para medir se o funil está limpo hoje, a [auditoria de CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/auditoria-de-crm) traz um checklist de 25 pontos, e a [organização comercial](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/organizacao-comercial) amplia a visão para a área inteira. > **Como a AD PRO escreve essas regras na implementação:** Na implementação, o documento de regras é uma das entregas. Sentamos com o gestor e dois vendedores, escrevemos a primeira versão a partir das últimas vendas ganhas e perdidas, configuramos no DataCrazy as automações por etapa que apoiam esses combinados e deixamos o roteiro de revisão semanal pronto. A versão 1 sai ajustada ao jeito real de vender da empresa. Conheça a [implementação do DataCrazy](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/implementacao-datacrazy). ## Perguntas frequentes ### Quais são as regras básicas de um funil de vendas? As básicas são: quem cria e quem move o card, o fato que faz o lead avançar em cada etapa, o prazo máximo por etapa, o que registrar ao mover e como encerrar com venda ou com motivo de perda. Tudo cabe em uma página. ### Quando devo mover o lead de etapa? Quando acontece o fato definido para a etapa seguinte, como o envio do orçamento ou o aceite do cliente. Mover por impressão ou por esperança distorce a conversão do funil. ### O que fazer com cards parados no funil? Identificar se o card está parado por causa do cliente, da própria equipe ou por esquecimento, e agir em até 24 horas: retomar, reclassificar ou encerrar com um motivo de perda. ### Qual deve ser o prazo máximo de cada etapa? Olhe quanto tempo as vendas ganhas ficaram em cada etapa, ache o valor do meio e use o dobro como alerta. É uma regra prática que deve ser ajustada ao ciclo da sua empresa. ### Com que frequência devo revisar o funil? Uma revisão curta por semana, de 15 minutos, mantém o quadro limpo. As regras em si merecem revisão a cada trimestre ou quando o processo de venda mudar. ### O DataCrazy obriga a seguir essas regras? As regras são combinados da equipe. O DataCrazy oferece automação por etapa e, segundo o site oficial, BI com tempo por etapa, que ajudam a lembrar e a conferir os prazos, mas a regra é humana. A AD PRO escreve e configura isso na implementação. ## Fontes - [DataCrazy, página inicial](/ir/datacrazy?de=regras-do-funil-de-vendas&pos=texto), conferido em 2026-10-21 - [DataCrazy, planos e valores](/ir/datacrazy?de=regras-do-funil-de-vendas&pos=texto&p=%2Fplanos), conferido em 2026-10-21 --- AD PRO Tecnologia LTDA, CNPJ 68.425.611/0001-15, São Paulo/SP. Atendimento on-line para todo o Brasil. Diagnóstico comercial gratuito de 30 minutos: https://www.adprotecnologia.com.br/#agendar. 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