# RFP de CRM: como pedir propostas que dá para comparar

> Uma RFP de CRM é o documento que a empresa envia a fornecedores para receber propostas comparáveis: descreve como vende hoje, os requisitos obrigatórios e desejáveis, as integrações, os dados a migrar, o prazo e o formato da resposta. O modelo desta página tem 9 seções prontas e uma matriz de pontuação com pesos. A AD PRO Tecnologia, parceira Premier do DataCrazy, responde a pedidos de implementação com escopo, prazo e investimento por escrito.

Página original: https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/rfp-de-crm
Autor: AD PRO Tecnologia. Publicado em 2026-11-12.

Pedir proposta sem documento gera respostas impossíveis de comparar: um fornecedor manda preço por usuário, outro manda pacote, um terceiro inclui a implantação e o quarto não. A RFP (request for proposal, pedido de proposta) obriga todos a responder às mesmas perguntas, com o preço aberto do mesmo jeito.

Os exemplos usam a Vale Verde Distribuidora, uma empresa **fictícia** com 6 vendedores que atende revendas pelo WhatsApp e pelo Instagram. Se você ainda está na fase de entender o que perguntar ao fornecedor numa conversa, comece pelas [perguntas antes de contratar um CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/perguntas-antes-de-contratar-um-crm); esta página transforma essas dúvidas em documento formal.

## Você precisa de RFP, de RFI ou só de uma cotação?

Se você ainda não sabe quais sistemas existem, comece por uma RFI (pedido de informação). Se já sabe o que quer e tem de 3 a 5 fornecedores em vista, faça a RFP. Se a decisão é só entre planos de um mesmo sistema, basta uma cotação.

**Qual documento pedir em cada momento da compra**

| Documento | Quando usar | O que você recebe | Tamanho sugerido |
| --- | --- | --- | --- |
| RFI (pedido de informação) | Mapear opções, ainda sem escopo fechado | Descrição do produto, para quem serve, faixa de preço | 1 a 2 páginas de perguntas |
| RFP (pedido de proposta) | Escopo definido e 3 a 5 fornecedores na disputa | Proposta comparável: solução, prazo, preço e condições | 4 a 15 páginas |
| Cotação (RFQ) | Sistema já escolhido, falta o preço do plano | Valor por plano, usuário ou pacote | 1 página |

## Quem precisa ajudar a escrever a RFP?

Quem vai usar e quem vai pagar. Uma RFP escrita só pelo gestor esquece o que o vendedor faz no dia a dia; uma escrita só pela área de sistemas vira lista de recursos que ninguém usa.

- **Dono ou diretor comercial:** define o objetivo (o que precisa melhorar em 6 meses) e o teto de investimento.
- **Um ou dois vendedores:** contam onde o lead se perde hoje, que mensagens mandam, o que anotam e onde anotam.
- **Quem cuida dos sistemas** (área interna ou o fornecedor do ERP): lista integrações, acessos e onde os dados ficam.
- **Financeiro:** decide se a conta será mensal ou anual e quem aprova a compra.

Antes de escrever, junte 3 conversas reais (uma ganha, uma perdida, uma parada) e desenhe o caminho do lead. Os critérios de escolha estão em [como escolher um CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/como-escolher-um-crm).

## Modelo de RFP de CRM para copiar e adaptar

O modelo tem 9 seções. Apague o que não se aplica, mas mantenha a seção 9 (formato da resposta): é ela que torna as propostas comparáveis.

**Modelo de RFP de CRM (troque o que está entre colchetes)**

```text
PEDIDO DE PROPOSTA: CRM DE VENDAS E ATENDIMENTO
Empresa: [razão social] | Contato: [nome, e-mail, WhatsApp]
Prazo para perguntas: [dd/mm] | Prazo para propostas: [dd/mm]

1. QUEM SOMOS
Segmento: [ex.: distribuidora de produtos de limpeza para revendas]
Time comercial hoje: [nº] pessoas | Previsão em 12 meses: [nº]
Leads por mês: [nº] | Clientes ativos na base: [nº]

2. O PROBLEMA QUE QUEREMOS RESOLVER
[ex.: leads do Instagram e do WhatsApp se perdem entre celulares; o follow-up depende da memória de cada um]
Objetivo em 6 meses: [ex.: todo lead registrado com origem; primeira resposta em até 15 minutos no horário comercial]

3. COMO VENDEMOS HOJE
Canais de entrada: [WhatsApp | Instagram | Facebook | site | telefone | indicação | representante]
Etapas atuais: [ex.: novo, qualificado, orçamento enviado, negociação, ganho, perdido]
Ferramentas em uso: [planilha, WhatsApp Business no celular, ERP]

4. REQUISITOS OBRIGATÓRIOS (sem eles a proposta sai da disputa)
4.1 [ex.: vários atendentes no mesmo número de WhatsApp]
4.2 [ex.: conexão pela API oficial do WhatsApp]
4.3 [ex.: funil em quadro com etapas configuráveis e motivo de perda obrigatório]
4.4 [ex.: permissão por perfil: vendedor vê só os próprios negócios]
4.5 [ex.: exportação da base completa em arquivo aberto, como CSV]
Para cada item, responda: ATENDE | ATENDE COM CONFIGURAÇÃO | ATENDE COM INTEGRAÇÃO | NÃO ATENDE, e diga em qual plano.

5. REQUISITOS DESEJÁVEIS (somam pontos, não eliminam)
5.1 [ex.: chatbot de qualificação antes do vendedor]
5.2 [ex.: painel de conversão por origem e por vendedor]
5.3 [ex.: campanhas para a base que deu opt-in]

6. INTEGRAÇÕES E DADOS
Sistemas a integrar e o evento esperado: [ex.: pedido faturado no ERP move o negócio para Ganho]
Dados a migrar: [nº] contatos, [nº] negócios abertos, histórico de [período]
A integração é recurso pronto, webhook, API ou ferramenta externa? Quem monta e quem mantém?

7. SEGURANÇA E LGPD
Onde os dados ficam armazenados? Quem da equipe do fornecedor tem acesso?
Existe registro de quem alterou ou exportou dados?
Como a base é devolvida no fim do contrato e em qual formato?
O fornecedor aceita cláusula de operador de dados pessoais (LGPD)?

8. IMPLANTAÇÃO, TREINAMENTO E SUPORTE
Quem configura (fornecedor, parceiro ou nós), em quantos dias úteis e com o que incluído?
Quantas sessões de treinamento? Quais canais e horários de suporte?

9. FORMATO DA RESPOSTA (obrigatório)
a) Tabela dos itens 4 e 5 com a resposta de cada um
b) Plano recomendado e limites: usuários, contatos, funis, automações
c) Preço separado em: mensalidade, implantação, integrações, treinamento, cobranças por uso
d) Condições: prazo mínimo, reajuste, multa de saída, forma de pagamento
e) Cronograma de implantação em semanas
f) Contato de quem responde dúvidas técnicas
```

## Como separar requisito obrigatório de desejável?

Pergunte: sem isso, a venda para? Se sim, é obrigatório. Se só fica mais lenta, é desejável. Uma boa RFP tem de 5 a 10 obrigatórios; com 30, nenhum fornecedor passa e a regra acaba relaxada no meio do processo.

- **Obrigatório para quem vende pelo WhatsApp com mais de um atendente:** vários atendentes no mesmo número e a conversa salva no cadastro do cliente.
- **Obrigatório para quem tem ERP:** o pedido ou a nota precisa voltar para o CRM, nem que seja por integração montada à parte.
- **Desejável para a maioria das pequenas empresas no primeiro ano:** previsão ponderada de vendas, análise de sentimento por IA, painel com 20 indicadores.
- **Nunca obrigatório:** recurso que ninguém do time sabe explicar para que serve.

## Como pontuar as propostas sem escolher só pelo preço?

Dê peso a cada critério antes de abrir as propostas e uma nota de 1 a 5 em cada um. A nota final é a soma de peso vezes nota, dividida por 100. Definir os pesos depois de ver os preços é o jeito mais comum de justificar uma escolha que já estava feita.

**Matriz de pontuação de RFP de CRM (pesos de exemplo, somam 100)**

| Critério | Peso | Nota 1 quando | Nota 5 quando |
| --- | --- | --- | --- |
| Requisitos obrigatórios | Elimina | Algum item “não atende” | Todos atendidos no plano proposto |
| Canal de venda (WhatsApp, Instagram, site) | 25 | Canal principal só por ferramenta externa | Canal principal dentro do CRM, com a conversa no cadastro |
| Facilidade para o vendedor | 20 | Seis cliques para registrar um contato | Registro em um ou dois passos, também no celular |
| Integrações e dados | 15 | Sem API nem webhook | API e webhook documentados, com quem monta definido |
| Implantação e treinamento | 15 | “Você configura sozinho” | Escopo, prazo e sessões por escrito |
| Custo total em 12 meses | 15 | Só preço por usuário, extras em aberto | Mensalidade, implantação e extras separados e somados |
| Suporte | 10 | Só e-mail, sem horário definido | Canais e horários publicados |

Exemplo **fictício** da Vale Verde: o fornecedor A teve o menor preço e somou 3,1; o B custava mais e somou 4,2, porque colocava o WhatsApp de todos os atendentes dentro do CRM e entregava a implantação com prazo. Sem a matriz, o A teria vencido na primeira reunião.

## Como comparar propostas que chegam em formatos diferentes?

Coloque tudo na mesma régua: 12 meses, o mesmo número de usuários e todas as linhas somadas. É o item 9c do modelo, e é nele que a maioria das cotações fica incomparável.

**Linhas de custo que a RFP precisa abrir**

| Linha de custo | O que perguntar | Onde costuma ficar escondido |
| --- | --- | --- |
| Mensalidade | Por usuário ou por pacote? Quantos usuários e contatos cabem? | Limite de contatos que estoura no meio do ano |
| Implantação | Quem configura e o que está no escopo? | “Configuração inicial” sem automações nem integrações |
| Canal de WhatsApp | A conexão é pela API oficial? Quem paga as mensagens à Meta? | Cobrança da Meta por mensagem, separada do CRM |
| Integrações | Recurso pronto, webhook, API ou ferramenta externa? | Ferramenta de automação com mensalidade própria |
| Treinamento e suporte | Quantas sessões? O suporte depois da entrada no ar tem custo? | Horas de consultoria cobradas à parte |

Na API oficial do WhatsApp, a Meta cobra por mensagem, com valor por categoria e país; confira a regra atual na tabela oficial de preços da Meta. Por isso essa linha vem à parte. Detalhes em [quanto custa um CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/quanto-custa-um-crm) e no [preço de implantação de CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/preco-de-implantacao-de-crm).

## Como o DataCrazy e a AD PRO respondem a uma RFP?

Em duas partes, porque são dois contratos: a assinatura do DataCrazy é feita direto com o fabricante, e a implementação é contratada com a AD PRO Tecnologia, parceira Premier do DataCrazy. Assim a mensalidade e a implantação ficam em linhas separadas, como pede o item 9c.

**Requisitos comuns de RFP e o que o DataCrazy publica no site oficial**

| Requisito | O que o DataCrazy publica |
| --- | --- |
| Canais | Multiatendimento de WhatsApp, Instagram e Facebook com fila, distribuição e SLA; conexão com a API oficial do WhatsApp |
| Funil | Kanbans automatizados e automação por etapa. Pipelines: 5 com 8 etapas no Starter, 20 com 15 no Essential, ilimitados com 25 no Pro |
| Usuários e contatos | Starter: 4 membros e 5 mil leads. Essential: 15 e 100 mil. Pro: 40 e 500 mil. Business: ilimitado |
| Integrações | Webhooks em todos os planos (3 no Starter, 15 no Essential, 80 no Pro); API REST e MCP Server a partir do Essential |
| Painéis | BI interno com LTV, CAC, tempo por etapa e conversão por origem, vendedor e produto; dashboards a partir do Essential |
| IA | Crazy IA nos fluxos: intenção de compra, sentimento e decisão automática |
| Suporte | SLA de 5 minutos, chat das 9h às 22h e comunidade de clientes no WhatsApp |

No plano mensal, o Starter custa R$ 297, o Essential R$ 460, o Pro R$ 997 e o Business R$ 2.997, com 17% de desconto no semestral e 28% no anual (valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026, em [datacrazy.io/planos](https://www.adprotecnologia.com.br/ir/datacrazy?de=rfp-de-crm&pos=texto&p=%2Fplanos)). A [implementação do DataCrazy](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/implementacao-datacrazy) pela AD PRO tem preço publicado em [planos](https://www.adprotecnologia.com.br/planos): Start a partir de R$ 2.250 (7 dias úteis), Growth a partir de R$ 5.250 (15 dias úteis), Scale a partir de R$ 10.500 (30 dias úteis) e Enterprise a partir de R$ 15.000. A mensalidade do CRM não está inclusa na implementação.

O que o site não traz, como local de armazenamento dos dados, pergunte por escrito ao fabricante na seção 7 do modelo.

## Quais erros mais atrapalham quem pede proposta de CRM?

Quase todos fazem os fornecedores responderem a perguntas diferentes, e aí a comparação morre. Estes cinco se repetem:

- **Copiar a RFP de uma empresa grande.** Requisitos pensados para 300 usuários afastam o fornecedor adequado para 8.
- **Listar recurso em vez de problema.** “Ter automação” não diz nada; “mandar lembrete 24 horas antes da visita” diz.
- **Não informar volume.** Sem número de usuários e de contatos, cada um cota um plano diferente.
- **Esquecer a saída.** Perguntar como os dados voltam no fim do contrato é tão importante quanto perguntar como entram. O guia [contrato de CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/contrato-de-crm) mostra as cláusulas.
- **Escolher sem ver funcionando.** Antes de assinar, teste com os seus leads, seguindo o roteiro de [como testar um CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/como-testar-um-crm).

## Quanto tempo leva uma cotação de CRM bem feita?

Para uma pequena ou média empresa, quatro semanas costumam bastar quando uma pessoa é dona do processo.

1. **Semana 1: levantamento.** Reúna o time, desenhe o caminho do lead e escreva as seções 1 a 5 do modelo.
2. **Semana 2: envio e dúvidas.** Mande para 3 a 5 fornecedores e responda às dúvidas para todos ao mesmo tempo.
3. **Semana 3: propostas e demonstração.** Pontue na matriz e peça aos dois melhores uma demonstração com três conversas reais suas.
4. **Semana 4: teste e contrato.** Teste o finalista com leads de verdade e leia o contrato com calma antes de assinar.

## Perguntas frequentes

### O que é RFP de CRM?

É o pedido formal de proposta que a empresa envia a fornecedores de CRM, com o mesmo escopo e o mesmo formato de resposta para todos. Serve para comparar solução, prazo e preço de forma justa.

### Pequena empresa precisa fazer RFP para contratar CRM?

Nem sempre. Com até 5 usuários e um canal principal, uma lista de requisitos obrigatórios e um teste com leads reais costumam bastar. A RFP compensa quando há ERP para integrar, vários times ou mais de 3 fornecedores na disputa.

### Quantos fornecedores devo convidar para a RFP?

De 3 a 5. Com menos não há comparação; com mais, ninguém lê as propostas com cuidado.

### Qual a diferença entre RFP e RFI?

A RFI pede informações para conhecer as opções, sem escopo fechado. A RFP pede proposta para um escopo definido, com preço e prazo. Muitas empresas fazem uma RFI curta antes da RFP.

### Quanto custa o CRM depois da cotação?

Depende do plano e do escopo. No DataCrazy, o plano mensal vai de R$ 297 a R$ 2.997, segundo o site oficial em 12/11/2026, e a implementação da AD PRO começa em R$ 2.250. Some as duas linhas e as cobranças por uso para comparar 12 meses.

### Quem pode ajudar a montar e responder uma RFP de CRM?

A AD PRO Tecnologia, parceira Premier do DataCrazy, revisa a RFP no diagnóstico gratuito de 30 minutos e responde com proposta por escrito de escopo, prazo e investimento. O atendimento é on-line, para empresas de todo o Brasil.

## Fontes

- [DataCrazy, página inicial](/ir/datacrazy?de=rfp-de-crm&pos=texto), conferido em 2026-11-12
- [DataCrazy, planos e preços](/ir/datacrazy?de=rfp-de-crm&pos=texto&p=%2Fplanos), conferido em 2026-11-12
- [Meta, preços da plataforma do WhatsApp Business](https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/pricing), conferido em 2026-11-12
- [Meta for Developers, WhatsApp Business Platform: preços das mensagens de atendimento (fora de modelo)](https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/pricing/non-template-messages), conferido em 2026-11-12

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AD PRO Tecnologia LTDA, CNPJ 68.425.611/0001-15, São Paulo/SP. Atendimento on-line para todo o Brasil. Diagnóstico comercial gratuito de 30 minutos: https://www.adprotecnologia.com.br/#agendar. WhatsApp +55 11 98604-5939. Fatos e preços publicados: https://www.adprotecnologia.com.br/fatos