# CRM para facilities: vender, implantar e renovar contratos de serviços terceirizados

> Um CRM para facilities organiza a venda e a renovação de contratos de serviços terceirizados, como portaria, limpeza, recepção e manutenção: visita técnica, proposta por posto, contrato e reajuste, com as conversas do WhatsApp no histórico de cada cliente. A terceirização de qualquer atividade, inclusive a principal, é regulada pela Lei 6.019/1974 (art. 4º-A). A AD PRO Tecnologia, parceira Premier do DataCrazy, implanta esse funil on-line.

Página original: https://www.adprotecnologia.com.br/crm/crm-para-facilities
Autor: AD PRO Tecnologia. Publicado em 2026-11-12.

O contrato de doze postos de portaria vence em março. Em janeiro, o novo gerente predial do cliente pediu três cotações, e a sua empresa soube na última semana, quando o pedido de documentos de renovação não veio. Em facilities, a venda mais cara de perder é a que você já tinha.

Esta página é para quem vende serviços contínuos com mão de obra alocada no cliente: portaria e controle de acesso, limpeza e conservação de empresas, recepção, copa, jardinagem e manutenção predial, sozinhos ou em contrato multisserviço.

## CRM para facilities é diferente de CRM para empresa de limpeza?

É, porque o produto é outro. A empresa de limpeza que atende casas e pequenos comércios vende serviço avulso ou recorrente para muitos clientes. A de facilities vende postos de trabalho mensais para poucos clientes grandes, com contrato, vigência e reajuste. Se o seu caso é o primeiro, veja [CRM para empresa de limpeza](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/crm-para-empresa-de-limpeza).

**Limpeza avulsa x facilities: o que muda no CRM**

| Ponto | Empresa de limpeza (residencial e pequeno comércio) | Facilities (contratos com empresas e condomínios) |
| --- | --- | --- |
| O que se vende | Faxina, diária, pacote mensal | Postos de trabalho com escala, supervisão e insumos |
| Quem decide | Dono da casa ou do comércio | Síndico, gerente predial, compras, jurídico |
| Como a proposta nasce | Tabela de preço ou orçamento rápido | Visita técnica e planilha de custos por posto |
| Tempo de venda | Horas ou dias | Semanas ou meses |
| Unidade do CRM | O cliente | O contrato, com vigência e data de reajuste |
| Risco principal | Cliente que não volta | Contrato que vai para cotação sem você saber |

## Por que o contrato, e não o lead, é o centro do CRM em facilities?

Porque quase toda a receita vem de contratos que já existem. Um CRM que só mostra leads novos deixa de fora o que mais importa: quando cada contrato vence, quando reajusta e como está a relação com quem o assina. Por isso o card de cliente ativo carrega os dados do contrato.

- **Serviços contratados:** portaria, limpeza, recepção, manutenção, um ou vários.
- **Postos e escala:** número de postos e regime de cada um (exemplo: 2 postos 12x36 diurnos, 1 noturno).
- **Valor mensal** e **início e fim da vigência**.
- **Data-base do reajuste** e o critério previsto no contrato.
- **Gestor do contrato no cliente:** nome e WhatsApp do síndico, gerente predial ou responsável de facilities, e a data em que ele assumiu.
- **Ocorrências do trimestre:** quantas reclamações chegaram e se foram resolvidas.

## Quais etapas tem o funil comercial de uma empresa de facilities?

Oito, e cada uma termina com um documento ou uma decisão. É isso que impede o card de andar sem que o trabalho tenha sido feito. Os prazos da tabela são exemplos.

**Funil comercial de facilities: o que sai de cada etapa**

| Etapa | O que precisa sair dela | Prazo de exemplo |
| --- | --- | --- |
| Oportunidade | Pedido de cotação, indicação ou edital registrado, com a data-limite do cliente | Resposta em 1 dia útil |
| Visita técnica agendada | Data, endereço e quem recebe no local | Visita em até 5 dias úteis |
| Levantamento feito | Checklist da visita preenchido e fotos com o técnico | Até 2 dias após a visita |
| Proposta enviada | Planilha de custos por posto e proposta com validade | Antes da data-limite do cliente |
| Negociação | Ajustes de escala, número de postos ou valor registrados no card | Data de retorno combinada |
| Documentação e contrato | Documentos entregues a compras e contrato assinado | Conforme o cliente |
| Implantação | Postos mobilizados e gestor do contrato apresentado ao supervisor | Até a data de início |
| Contrato ativo ou perdido | Card vai para a carteira; perdido sai com motivo | No mesmo dia |

**Checklist da visita técnica (preencha no local; cada linha vira campo ou nota no card)**

```text
Cliente: [nome] | Endereço: [endereço] | Recebido por: [nome e cargo]
Data da visita: ___/___/___ | Técnico: [nome]

[ ] Serviços pedidos: ( ) portaria ( ) limpeza ( ) recepção ( ) manutenção ( ) outro
[ ] Área a atender (m² aproximados, andares, áreas externas)
[ ] Horário de funcionamento e dias da semana
[ ] Postos necessários e escala de cada um
[ ] Insumos e equipamentos: por conta de quem
[ ] Uniforme e EPIs exigidos pelo cliente
[ ] Espaço de apoio para a equipe (vestiário, refeição, guarda de material)
[ ] Regras de acesso e de segurança do local
[ ] Fornecedor atual e motivo da troca (se houver)
[ ] Data-limite da proposta e data desejada de início
[ ] Quem decide e quem assina
[ ] Documentos que compras vai pedir
[ ] Fotos dos pontos críticos anexadas à pasta da proposta

Regra: sem este checklist completo, o card não entra em Proposta enviada.
```

A planilha de custos (salário, encargos, benefícios, insumos, margem) continua na planilha ou no sistema de gestão, onde ela já mora. O CRM guarda o resultado: valor mensal, número de postos e validade da proposta. O guia de [como enviar proposta pelo WhatsApp](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/como-enviar-proposta-pelo-whatsapp) mostra como acompanhar o envio. Contratos públicos seguem o rito da licitação, tema de [CRM para licitações](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/crm-para-licitacoes).

## O que a Lei da Terceirização muda na conversa com o cliente?

Explica por que o cliente pergunta tanto antes de assinar. A Lei 6.019/1974 permite transferir a execução de qualquer atividade, inclusive a principal, a uma pessoa jurídica com capacidade econômica compatível (art. 4º-A). E deixa a contratante com responsabilidades próprias (art. 5º-A).

- **Quem dirige o trabalho é a prestadora:** ela contrata, remunera e dirige os seus trabalhadores (art. 4º-A, § 1º).
- **Condições no local são da contratante:** segurança, higiene e salubridade, quando o serviço é feito nas dependências dela ou em local combinado (art. 5º-A, § 3º).
- **Obrigações trabalhistas:** a contratante responde de forma subsidiária pelas obrigações do período em que houve a prestação (art. 5º-A, § 5º).

Na prática comercial, isso aparece como pedido de documentos em compras, antes e durante o contrato. Registre no card do cliente quais documentos ele exige e com que frequência, para a renovação não travar por um papel. Para o seu contrato específico, siga a orientação do seu jurídico e do seu contador.

## Como não perder a renovação e o reajuste do contrato?

Contando para trás a partir do fim da vigência e da data-base, e olhando a saúde do contrato antes do calendário. A régua abaixo é um modelo: ajuste aos prazos de aviso previstos nos seus contratos.

**Régua de renovação e reajuste (prazos de exemplo)**

| Quando | O que fazer | Quem |
| --- | --- | --- |
| Todo trimestre | Reunião curta com o gestor do contrato: ocorrências, mudanças no prédio, novos serviços | Gerente da conta |
| 120 dias antes do fim da vigência | Card entra em Renovação próxima; revisão de ocorrências e de margem | Comercial e operação |
| 90 dias antes | Conversa de renovação, com proposta de ajuste de escopo se o cliente mudou | Comercial |
| 60 dias antes da data-base | Memória de cálculo do reajuste pronta, conforme o critério do contrato | Financeiro |
| 30 dias antes | Aditivo ou novo contrato em assinatura | Comercial e jurídico |

Quatro sinais pedem conversa antes da data, porque costumam vir antes de uma cotação:

1. **Troca do gestor do contrato no cliente.** Quem assumiu não conhece a sua história; marque uma apresentação.
2. **Ocorrências repetidas** sobre o mesmo posto ou o mesmo turno.
3. **Pedido de redução de postos** ou de mudança de escala para cortar custo.
4. **Pedido de documentação fora do ritmo normal**, que às vezes indica que compras está preparando uma cotação.

Contrato multisserviço também cresce por dentro: quem contrata portaria pode precisar de limpeza ou manutenção. Com a lista de serviços contratados no card de carteira, fica claro quais clientes ainda não compram cada serviço.

## Como atender o gestor do contrato pelo WhatsApp sem perder ocorrência?

Tirando a ocorrência do celular do supervisor. Quando a reclamação do síndico chega no número pessoal de alguém, ela some do histórico da conta e reaparece só na hora da renovação, como motivo de saída.

O multiatendimento do DataCrazy reúne WhatsApp, Instagram e Facebook num só lugar, com fila, distribuição e SLA. Para facilities, o desenho que funciona é um número da empresa para os gestores de contrato, com distribuição para o supervisor de cada carteira e prazo de resposta definido. A Crazy IA lê o sentimento das mensagens nos fluxos e pode mandar para o gerente da conta a conversa com sinal de insatisfação. O guia de [SLA de atendimento](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/sla-de-atendimento) ajuda a definir os prazos.

> **O que fica fora do CRM:** Escala, ponto, folha, ordem de serviço e controle de insumos ficam no sistema de gestão ou no ERP. O CRM cuida da venda, da relação com o cliente e da renovação. Quando um dado precisa passar de um para o outro, a AD PRO monta a ligação via webhook, API REST ou n8n, como em [integração do CRM com ERP](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/integracao-crm-com-erp).

## Quanto custa um CRM para facilities?

A assinatura do DataCrazy custa R$ 297 por mês no Starter e R$ 460 no Essential, no plano mensal, com 17% de desconto no semestral e 28% no anual (valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026, em [datacrazy.io/planos](https://www.adprotecnologia.com.br/ir/datacrazy?de=crm-para-facilities&pos=texto&p=%2Fplanos)). A escolha depende de quantas pessoas vão usar.

O Starter tem 4 membros e 8 automações: cabe numa equipe comercial pequena que cuida da venda e da renovação. Se os supervisores também atendem os gestores de contrato pelo CRM, o Essential, com 15 membros, 20 automações, dashboards e API REST, costuma ser o ponto de partida. Na assinatura pelo link da AD PRO vale o cupom **ADPROTECNOLOGIA**: R$ 100 de desconto no plano mensal.

A implementação é paga uma vez à AD PRO e não inclui a mensalidade da ferramenta. O plano Start (a partir de R$ 2.250, 7 dias úteis) monta funil, WhatsApp e até 3 fluxos. O Scale (a partir de R$ 10.500, 30 dias úteis) entra quando há integração com o sistema de gestão e alertas internos de SLA ou de oportunidade parada. Veja os [planos da AD PRO](https://www.adprotecnologia.com.br/planos) e como funciona a [implementação do DataCrazy](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/implementacao-datacrazy).

## Perguntas frequentes

### Qual o melhor CRM para empresa de facilities?

O que trata o contrato como unidade, com vigência, reajuste e gestor no cliente, e que guarda as conversas do WhatsApp com quem assina. O DataCrazy faz isso com pipelines, automação por etapa e multiatendimento com fila e SLA. Escala e folha continuam no sistema de gestão.

### Quanto custa um CRM para terceirização de serviços?

No DataCrazy, R$ 297 por mês no Starter ou R$ 460 no Essential, no plano mensal (valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026). A implementação pela AD PRO parte de R$ 2.250, paga uma vez.

### Empresa de portaria precisa de CRM?

Precisa quando tem mais de alguns contratos e mais de uma pessoa falando com os clientes. Sem isso, a data de vencimento e a história de cada contrato ficam na cabeça do dono. O primeiro funil a montar é o de carteira, com as datas de vigência e reajuste.

### Dá para controlar escala e ponto dos postos no CRM?

Não é o papel do CRM. Escala, ponto e folha ficam no sistema de gestão. O CRM pode receber desse sistema a informação que importa para o cliente, como uma ocorrência aberta, quando a integração é feita.

### Como registrar a visita técnica no CRM?

Use um checklist padrão e transforme cada item em campo ou nota do card: área, postos, escala, insumos, regras de acesso, quem decide e data-limite. Defina que o card só passa para Proposta enviada com o checklist completo.

### Quem implementa o CRM numa empresa de facilities?

A AD PRO Tecnologia, parceira Premier homologada do DataCrazy, implementa on-line para empresas de todo o Brasil: funil comercial, carteira de contratos, WhatsApp, automações e treinamento. O primeiro passo é o diagnóstico gratuito de 30 minutos.

## Fontes

- [DataCrazy, site oficial (multiatendimento com fila, distribuição e SLA, automação por etapa, Crazy IA, BI e nichos atendidos)](/ir/datacrazy?de=crm-para-facilities&pos=texto), conferido em 2026-10-20
- [DataCrazy, página de planos (valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026)](/ir/datacrazy?de=crm-para-facilities&pos=texto&p=%2Fplanos), conferido em 2026-11-12
- [Lei 6.019/1974 (prestação de serviços a terceiros), texto atualizado no portal da Câmara dos Deputados: arts. 4º-A e 5º-A](https://www2.camara.leg.br/legin/fed/lei/1970-1979/lei-6019-3-janeiro-1974-357401-normaatualizada-pl.html), conferido em 2026-11-12
- [AD PRO Tecnologia, planos de implementação (Start, Growth, Scale e Enterprise)](https://www.adprotecnologia.com.br/planos), conferido em 2026-11-12

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AD PRO Tecnologia LTDA, CNPJ 68.425.611/0001-15, São Paulo/SP. Atendimento on-line para todo o Brasil. Diagnóstico comercial gratuito de 30 minutos: https://www.adprotecnologia.com.br/#agendar. WhatsApp +55 11 98604-5939. Fatos e preços publicados: https://www.adprotecnologia.com.br/fatos