# Migração de CRM: como trocar de sistema sem perder dados nem vendas

> Migração de CRM é a troca de um sistema de vendas por outro levando só o que tem uso: contatos ativos, negociações abertas, responsáveis, origens e motivos de perda. O caminho seguro é exportar, limpar, mapear campos, testar uma amostra e virar numa data marcada, com o sistema antigo só para consulta. A AD PRO Tecnologia, parceira Premier do DataCrazy, conduz essa troca.

Página original: https://www.adprotecnologia.com.br/crm/migracao-de-crm
Autor: AD PRO Tecnologia. Publicado em 2026-11-12.

Trocar de CRM assusta porque parece uma mudança de casa com tudo dentro das caixas. Na prática, a migração que dá certo leva menos coisa do que a pessoa imagina, e o trabalho pesado é decidir o que fica para trás. Este guia vale para qualquer origem: outro CRM, planilha ou um sistema feito em casa.

## Vale a pena trocar de CRM ou dá para ajustar o atual?

Às vezes o problema não é o sistema, é a configuração. Antes de migrar, confira se o sintoma que incomoda tem cura no CRM que você já paga. A tabela ajuda a separar uma coisa da outra.

**Sintoma, causa provável e decisão**

| Sintoma | Causa provável | Decisão mais comum |
| --- | --- | --- |
| Time não atualiza o funil | Campos demais ou etapas sem critério | Ajustar o atual antes de trocar |
| Conversa do WhatsApp acontece fora do CRM | Sistema sem atendimento por WhatsApp no mesmo lugar do funil | Trocar faz sentido |
| Relatório não bate com a realidade | Dado sujo e origem não preenchida | Limpar e revisar; trocar não resolve sozinho |
| Cada canal num aparelho diferente | Falta de multiatendimento com fila | Trocar faz sentido |
| Custo subiu com o time | Modelo de cobrança que não combina com o seu tamanho | Comparar planos antes de decidir |
| Ninguém sabe configurar automações | Falta de quem implemente | Ajustar com ajuda ou trocar com implementação |

Se a conta atual existe, mas ninguém confia nos números, uma [auditoria de CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/auditoria-de-crm) ajuda a decidir se o caminho é ajustar ou trocar.

## O que levar para o CRM novo e o que deixar no antigo?

Leve o que alguém vai usar nos próximos meses. O resto vira um arquivo de consulta, guardado fora do CRM novo. Base enxuta deixa o funil limpo desde o primeiro dia.

**Destino de cada tipo de dado na migração**

| Dado | Levar? | Observação |
| --- | --- | --- |
| Contatos com telefone ou e-mail válido | Sim | Padronize o telefone com +55 e DDD antes da carga |
| Negociações em aberto | Sim | Com etapa atual, valor, responsável e data do último contato |
| Clientes que já compraram | Sim | Marcados como clientes, para pós-venda e recompra |
| Motivos de perda | Sim, resumidos | Viram uma lista fechada no sistema novo |
| Perdidos antigos sem contato há muito tempo | Avaliar | Só se houver plano de reativação e base legal para contatar |
| Notas e histórico de atividades | Só o essencial | Um resumo no campo de observação vale mais que centenas de registros |
| Anexos e propostas antigas | Não | Ficam no arquivo de consulta |
| Automações, relatórios e integrações | Não migram | São refeitos no sistema novo |

As regras de limpeza (um contato por pessoa, telefone padronizado, cidade escrita de um jeito só) estão em [higienização de base de contatos](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/higienizacao-de-base-de-contatos). Sobre contatar perdidos antigos, veja [LGPD no CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/lgpd-no-crm).

## Como exportar os dados do sistema antigo com segurança?

1. **Exporte tudo uma vez.** Contatos, negociações, empresas e usuários, em planilha. Guarde essa cópia intocada: ela é o seu ponto de volta.
2. **Anote as contagens.** Quantos contatos, quantas negociações abertas por etapa, quantos clientes. Depois da carga, os números do sistema novo têm de bater com a sua anotação.
3. **Trabalhe numa cópia.** Toda limpeza acontece numa segunda planilha. Se algo der errado, você volta à exportação original.
4. **Guarde o identificador antigo.** Mantenha o código de cada registro do sistema antigo num campo do novo. Ele salva a vida quando alguém pergunta "cadê aquele cliente".
5. **Confira o acesso depois do cancelamento.** Pergunte ao fornecedor antigo por quanto tempo os dados ficam disponíveis depois que a assinatura termina, e exporte de novo antes dessa data.

## Como mapear os campos e as etapas do CRM antigo para o novo?

Mapear é decidir, coluna por coluna, para onde cada informação vai e com que regra. As etapas pedem atenção especial: raramente o funil novo tem as mesmas etapas do antigo, e cada negociação aberta precisa cair num lugar que faça sentido.

**Exemplo de mapeamento de uma empresa fictícia de serviços**

| No sistema antigo | No CRM novo | Regra |
| --- | --- | --- |
| Etapa "Contato feito" | Etapa "Em conversa" | Só se houve resposta do cliente; senão, "Novo lead" |
| Etapas "Orçamento" e "Proposta" | Etapa "Proposta enviada" | Duas etapas viram uma, com campo Valor obrigatório |
| Etapa "Aguardando" | Não existe | Cada negociação vai para a etapa real ou para Perdido com motivo |
| Campo "Fonte" em texto livre | Campo Origem, em lista | Agrupar variações: "insta", "IG" e "Instagram" viram Instagram |
| Campo "Vendedor" | Responsável | Nome igual ao do membro cadastrado no sistema novo |
| Campo "Obs" | Observação | Só o último resumo útil; o resto fica no arquivo |

## Como fazer a virada sem parar a venda?

Com data marcada e regra escrita. A virada é o dia a partir do qual tudo que é novo entra só no sistema novo. Antes dela, carga de teste e treinamento; depois dela, o antigo vira consulta.

**Plano de virada de CRM (copie e ajuste as datas)**

```text
PLANO DE VIRADA DE CRM | Empresa: [nome] | Dia da virada (D): [data, de preferência início de semana]

D-10  Exportação completa do sistema antigo guardada e contagens anotadas
D-8   Funil, campos e listas criados no CRM novo
D-6   Carga de teste com 50 registros; conferir etapa, responsável e origem
D-4   Ajustes do mapeamento; carga completa; contagens conferidas
D-3   Canais conectados no CRM novo e testados com lead de teste
D-2   Treinamento por perfil (vendedor, atendente, gestor)
D-1   Exportação final das negociações movidas desde D-10 e atualização no CRM novo
D     Comunicado ao time: a partir de hoje, lead novo só no CRM novo
D+1 a D+14  Sistema antigo só para consulta; dúvidas anotadas numa lista única
D+15  Revisão: o que ainda está sendo consultado no antigo?
D+30  Decisão de cancelar o sistema antigo, depois da última exportação

RESPONSÁVEL PELA VIRADA: [nome] | CONTATO DA IMPLEMENTADORA: [nome]
```

## Quanto tempo manter os dois sistemas funcionando?

O mínimo possível, e só para leitura. Dois sistemas abertos para edição criam duas verdades: o vendedor atualiza um, o gestor olha o outro. Uma a duas semanas de consulta no antigo costumam bastar para o time perder o medo; depois disso, o que ainda for consultado é sinal de que algo ficou de fora da carga.

## E o WhatsApp, o que acontece na troca de CRM?

O número é da empresa e continua sendo. O que muda é o sistema conectado a ele, e essa troca precisa de horário combinado, porque mensagens que chegarem no intervalo podem ficar fora dos dois sistemas. Faça a troca do canal num horário de pouco movimento e com alguém acompanhando.

Sobre o histórico de conversas, não conte com ele por padrão: pergunte ao fornecedor do CRM novo o que é possível trazer e exporte antes as conversas que importam. Se a migração também é a hora de sair do app para a API oficial, veja [migrar o WhatsApp Business para a API oficial](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/migrar-whatsapp-business-para-api-oficial) e as opções em [integração de WhatsApp com CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/integracao-de-whatsapp-com-crm).

## O que precisa ser refeito no sistema novo?

- **Automações:** cada uma é recriada com a lógica do sistema novo. Aproveite para cortar as que ninguém sabe por que existem.
- **Integrações:** formulário do site, anúncios e outros sistemas apontam para o CRM novo. Teste cada uma com um lead de verdade.
- **Painéis:** os números que o gestor acompanha são montados de novo, de preferência com menos indicadores.
- **Usuários e permissões:** quem vê o quê, decidido de novo, e não copiado.

## Quanto custa migrar de CRM?

O custo é a implementação no sistema novo mais a mensalidade dele. Na AD PRO, a migração entra no plano de implementação: Start a partir de R$ 2.250 (7 dias úteis), Growth a partir de R$ 5.250 (15 dias úteis) e Scale a partir de R$ 10.500 (30 dias úteis), conforme o tamanho da base, do time e das integrações. Os detalhes estão em [planos de implementação](https://www.adprotecnologia.com.br/planos), e o método em [implementação DataCrazy](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/implementacao-datacrazy).

Se o destino é o DataCrazy, os planos vão de R$ 297 por mês (Starter, 5 mil leads) a R$ 2.997 (Business, ilimitado), com 17% a menos no semestral e 28% a menos no anual (valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026, na [página de planos do DataCrazy](https://www.adprotecnologia.com.br/ir/datacrazy?de=migracao-de-crm&pos=texto&p=%2Fplanos)). Confira o limite de leads do plano contra o tamanho da sua base limpa. Com o cupom **ADPROTECNOLOGIA**: R$ 100 de desconto no plano mensal.

Há guias específicos para cada origem: [migrar do RD Station CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/migrar-do-rd-station-crm-para-o-datacrazy), [migrar do Kommo](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/migrar-do-kommo-para-o-datacrazy), [migrar do Pipedrive](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/migrar-do-pipedrive-para-o-datacrazy) e [migrar do HubSpot](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/migrar-do-hubspot-para-o-datacrazy). O passo a passo dentro do DataCrazy está em [migrar para o DataCrazy](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/migrar-para-o-datacrazy).

## Perguntas frequentes

### Quanto custa uma migração de CRM?

Depende do tamanho da base e das integrações. Na AD PRO, a migração faz parte da implementação, que começa em R$ 2.250 no plano Start. A mensalidade do CRM novo é paga à parte, direto ao fornecedor.

### Vou perder o histórico do CRM antigo?

Não, se você guardar a exportação completa antes de cancelar. O que costuma ficar fora do sistema novo são anexos e registros antigos de atividade, que continuam acessíveis no arquivo de consulta.

### Dá para migrar de uma planilha?

Dá, e costuma ser mais simples do que sair de outro CRM, porque a planilha já está num formato fácil de mapear. O trabalho principal é padronizar telefones, origens e status antes da carga.

### Qual o melhor dia para virar de sistema?

Um dia de movimento normal no começo da semana, longe de fechamento de mês e de campanha grande. Assim o time tem a semana inteira para tirar dúvidas com o sistema novo.

### Quem faz a migração de CRM para mim?

A AD PRO Tecnologia, parceira Premier do DataCrazy, faz o levantamento, a limpeza, o mapeamento, a carga e a virada, com treinamento do time. O atendimento é on-line, para empresas de todo o Brasil.

### Posso cancelar o CRM antigo logo depois da virada?

Espere o período de consulta terminar e faça uma última exportação. Cancelar antes pode deixar de fora negociações que alguém ainda movia no sistema antigo.

## Fontes

- [AD PRO Tecnologia, planos de implementação publicados](https://www.adprotecnologia.com.br/planos), conferido em 2026-11-12
- [AD PRO Tecnologia, fatos, preços e o que faz e não faz](https://www.adprotecnologia.com.br/fatos), conferido em 2026-11-12
- [DataCrazy, página de planos (valores conferidos em 12/11/2026)](/ir/datacrazy?de=migracao-de-crm&pos=texto&p=%2Fplanos), conferido em 2026-11-12
- [DataCrazy, site oficial](/ir/datacrazy?de=migracao-de-crm&pos=texto), conferido em 2026-10-20

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AD PRO Tecnologia LTDA, CNPJ 68.425.611/0001-15, São Paulo/SP. Atendimento on-line para todo o Brasil. Diagnóstico comercial gratuito de 30 minutos: https://www.adprotecnologia.com.br/#agendar. WhatsApp +55 11 98604-5939. Fatos e preços publicados: https://www.adprotecnologia.com.br/fatos