# Como tirar a lista do CRM para o disparo: filtros, colunas e formato

> Para exportar contatos do CRM para disparo, filtre quem tem opt-in e não pediu para sair, escolha só as colunas que a campanha usa e salve em CSV com o telefone em formato de texto. Depois confira acentos, DDI, DDD e duplicados antes de enviar o arquivo. A AD PRO recebe a planilha, trata a base e faz o disparo pela API oficial.

Página original: https://www.adprotecnologia.com.br/disparo-em-massa/exportar-contatos-do-crm-para-disparo
Autor: AD PRO Tecnologia. Publicado em 2026-10-31.

## Por que a exportação do CRM precisa de critério?

O CRM costuma ser a melhor fonte de contatos para um disparo: tem histórico, etapa do funil, origem e quem atende. Só que ele guarda tudo, inclusive quem nunca deu opt-in, quem pediu para sair, contatos de teste e telefones digitados errado. Exportar a base inteira e mandar para o disparo é o caminho mais curto para um problema.

Cada mensagem de marketing entregue é cobrada pela Meta, e o número só deve receber o que a pessoa aceitou. A exportação é o primeiro filtro de proteção: o que sair errado do CRM chega errado ao disparo. Por isso o passo mais importante é decidir **quem entra** antes de apertar o botão Exportar.

## Quais filtros aplicar antes de exportar?

O nome dos filtros muda de CRM para CRM, mas a lógica é a mesma. Monte uma visualização salva com estas condições e exporte só ela:

**Filtros recomendados na exportação do CRM**

| Filtro | Condição | Para que serve |
| --- | --- | --- |
| Opt-in | Campo de consentimento = sim (ou tag de opt-in) | Só entra quem aceitou receber mensagens da empresa |
| Saída | Sem tag ou campo de descadastro | Respeita quem pediu para sair |
| Telefone | Campo preenchido e com mais de 9 dígitos | Evita linhas inúteis |
| Situação | Exclui contatos de teste, fornecedores e funcionários | Evita disparar para quem não é público da campanha |
| Segmento | Etapa do funil, produto, interesse, última compra | Cada campanha usa só o segmento que faz sentido |
| Último contato | Data do último contato dentro da janela escolhida | Separa base quente da fria (veja [base antiga para disparo](https://www.adprotecnologia.com.br/disparo-em-massa/base-antiga-para-disparo)) |

> **Sem campo de opt-in, a exportação não está pronta:** Se o seu CRM não guarda a data e o canal em que o contato aceitou receber mensagens, crie esses campos antes do próximo disparo. A política do WhatsApp exige opt-in e o cliente é quem garante que a base autorizou receber mensagens da empresa dele. O modelo dos campos está em [registro de consentimento](https://www.adprotecnologia.com.br/disparo-em-massa/registro-de-consentimento).

## Quais colunas a exportação precisa ter?

Exporte pouco e com nome claro. Colunas demais aumentam o risco de dado pessoal circulando sem necessidade. As colunas abaixo cobrem a maioria das campanhas:

- **id_contato:** o identificador do CRM. Serve para devolver o resultado ao contato certo depois.
- **nome:** primeiro nome, para a variável do template.
- **telefone:** com DDI e DDD, só números.
- **segmento:** a etapa, o produto ou o interesse que justifica receber esta campanha.
- **variavel_1, variavel_2:** o que a mensagem personaliza (produto, data, valor, unidade).
- **opt_in_data e opt_in_origem:** quando e onde a pessoa aceitou.
- **ultimo_contato:** para ordenar os lotes.

**Cabeçalho da planilha de exportação (cole na linha 1)**

```text
id_contato;nome;telefone;segmento;variavel_1;variavel_2;opt_in_data;opt_in_origem;ultimo_contato

Exemplo de linha (dados fictícios):
10482;Marina;5511900000000;cliente_ativo;Plano Anual;15/11/2026;12/03/2026;formulario_site;28/09/2026

Regras:
- telefone: só números, começando em 55, sem espaço, parêntese nem hífen
- datas: dia/mês/ano
- uma linha por pessoa
- sem campos vazios em telefone, nome e opt_in_data
```

## Como exportar passo a passo?

1. **Crie a visualização filtrada.** Aplique os filtros da tabela acima na lista de contatos do CRM e salve a visualização com o nome da campanha.
2. **Escolha as colunas.** Marque só as colunas da lista anterior. Se o CRM não permite escolher, apague as outras na planilha antes de enviar.
3. **Exporte em CSV.** A opção costuma se chamar Exportar ou Baixar, dentro do menu da lista de contatos. Prefira CSV, que não carrega formatação escondida.
4. **Abra sem estragar.** Siga a próxima seção. É aqui que acentos viram símbolos e telefones viram 5,51E+12.
5. **Confira linha por linha uma amostra.** Abra 20 linhas e compare nome, telefone e variáveis com o CRM. Se três estiverem erradas, o problema é de formato, não de acaso.
6. **Salve a lista final e guarde uma cópia.** Salve o arquivo com data e nome da campanha. Ele é o registro de quem entrou naquele disparo.

## Como abrir o CSV no Excel e no Google Planilhas sem estragar os dados?

Dois problemas aparecem sempre: acentos quebrados (João vira João) e telefones transformados em número científico. Os dois nascem de abrir o CSV com um duplo clique, e os dois têm solução.

### No Excel

1. Abra uma planilha em branco e vá em **Dados > De Texto/CSV** (em versões mais antigas: Dados > Obter Dados Externos > De Texto).
2. Selecione o arquivo. Em **Origem do Arquivo**, escolha **65001: Unicode (UTF-8)** para os acentos aparecerem certos.
3. Em **Detecção de Tipo de Dados**, escolha **Não detectar tipos de dados**. Assim o telefone continua como texto e o zero à esquerda não some.
4. Clique em **Carregar**.
5. Para salvar de volta: **Arquivo > Salvar como** e escolha **CSV UTF-8**. No Excel em português, o separador pode sair como ponto e vírgula, o que não é problema desde que você avise quem recebe.

### No Google Planilhas

1. Crie uma planilha e vá em **Arquivo > Importar > Fazer upload**.
2. Em **Tipo de separador**, escolha o que o arquivo usa (vírgula ou ponto e vírgula). Se a opção estiver em Detectar automaticamente e as colunas vierem juntas, escolha manualmente.
3. Desmarque **Converter texto em números, datas e fórmulas**. Isso evita que o telefone vire número.
4. Clique em **Importar dados**.
5. Para salvar: **Arquivo > Fazer o download > Valores separados por vírgulas (.csv)**.

Se o telefone já veio quebrado (5,51E+12), não tente consertar a célula: reexporte do CRM e abra pelo caminho acima. Quando o número já foi arredondado, os dígitos finais se perderam. Para formatar o telefone, veja [formato de telefone para disparo](https://www.adprotecnologia.com.br/disparo-em-massa/formato-de-telefone-para-disparo) e, para limpar repetições, [contatos duplicados na planilha](https://www.adprotecnologia.com.br/disparo-em-massa/contatos-duplicados-na-planilha).

**Fórmulas para conferir a exportação antes de enviar**

```text
Colunas: A = id_contato | B = nome | C = telefone | D = opt_in_data

Telefone com tamanho estranho (E2):
=SE(OU(NÚM.CARACT(C2)<12;NÚM.CARACT(C2)>13);"conferir";"ok")
(com DDI 55: 12 dígitos para fixo, 13 para celular)

Falta nome ou opt-in (F2):
=SE(OU(B2="";D2="");"incompleto";"ok")

Linha repetida (G2):
=SE(CONT.SE($C$2:$C$50000;C2)>1;"duplicado";"ok")

Resumo (célula livre):
=CONT.SE(E:E;"conferir")
=CONT.SE(F:F;"incompleto")
=CONT.SE(G:G;"duplicado")

Corrija ou tire as linhas marcadas antes de enviar o arquivo.
```

## O que devolver ao CRM depois do disparo?

O disparo não termina no envio. O que aconteceu com cada contato precisa voltar para o CRM, senão a próxima exportação repete o problema. Com o id_contato na planilha, o retorno é simples: atualize o campo de última campanha e a data, marque quem respondeu e, principalmente, registre quem pediu para sair. O caminho inverso, de planilha para o sistema, está em [importar contatos para o CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/importar-contatos-para-o-crm).

- **Pediu para sair:** tag de descadastro e remoção das próximas exportações.
- **Respondeu:** abre a janela de 24 horas e entra no funil de atendimento.
- **Número inválido ou falha de entrega:** marcar para correção e não repetir.
- **Não respondeu:** entra na régua seguinte, respeitando o intervalo entre campanhas.

Se a sua empresa usa tags para isso, veja [tags no CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/blog/tags-no-crm). Para o retorno chegar automático, o desenho passa pelo [webhook do WhatsApp API](https://www.adprotecnologia.com.br/disparo-em-massa/webhook-do-whatsapp-api). Quem ainda não tem CRM pode contar com a [implementação de CRM](https://www.adprotecnologia.com.br/crm/implementacao-de-crm) da AD PRO.

## Quais erros mais atrapalham a exportação do CRM?

- **Exportar a base inteira.** Quem entra deve ser decidido pelo filtro, não pelo tamanho da lista.
- **Abrir o CSV com duplo clique.** Quebra acento e telefone.
- **Misturar campanhas na mesma planilha.** Cada campanha tem um público e um template.
- **Perder o id_contato.** Sem ele, não dá para devolver o resultado ao CRM.
- **Mandar colunas que a campanha não usa.** Dado pessoal em excesso é risco sem benefício.
- **Esquecer o campo de saída.** Quem pediu para sair em um canal precisa sair da lista em todos.

> **Como a AD PRO faz:** Na AD PRO, a exportação do CRM pode chegar como saiu do sistema: a equipe padroniza o telefone, tira repetições e valida os números antes do teste. Os filtros de opt-in e de saída continuam com a sua empresa, que garante que os contatos autorizaram receber mensagens dela. Mantenha o id_contato no arquivo: com ele, fica simples devolver ao CRM o que o relatório de entrega mostrar, e as respostas seguem para o time comercial, o CRM ou o fluxo combinado. Contato: WhatsApp (11) 98604-5939.

## Perguntas frequentes

### Qual formato de arquivo devo usar para exportar o CRM para o disparo?

CSV ou planilha em Excel, com uma linha por pessoa e o telefone como texto. O mais importante é a codificação: abra o CSV em UTF-8 para os acentos não quebrarem e mantenha o telefone sem formatação numérica.

### Posso exportar todos os contatos do CRM para o disparo?

Não é recomendável. A política do WhatsApp exige opt-in, e o CRM costuma guardar contatos sem aceite, de teste ou que já pediram para sair. Exporte só uma visualização filtrada.

### Por que o telefone aparece como 5,51E+12 no Excel?

Porque o Excel tratou o telefone como número e aplicou notação científica. Reexporte e abra o arquivo por Dados > De Texto/CSV, com a detecção de tipo de dados desligada.

### Preciso enviar o id do CRM junto com a lista?

Ajuda muito. Com o id_contato, o resultado do disparo (entregue, respondeu, pediu para sair) volta para o contato certo no CRM.

### A AD PRO aceita a planilha direto do CRM?

Aceita. O arquivo pode vir com acento quebrado ou telefone fora do padrão, porque o tratamento da base corrige o formato antes do teste. Só não dá para recuperar dígitos que já se perderam em notação científica: nesse caso, reexporte do CRM.

## Fontes

- [WhatsApp, Política de Mensagens do WhatsApp Business (atualizada em 23/09/2026)](https://business.whatsapp.com/policy), conferido em 2026-10-31
- [Meta for Developers, como obter opt-in no WhatsApp](https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/getting-opt-in), conferido em 2026-10-31
- [Meta for Developers, preços da WhatsApp Business Platform](https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/pricing), conferido em 2026-10-31

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