Proposta enviada, cliente sumiu? O jeito certo de mandar orçamento pelo WhatsApp

O vendedor fecha a conversa, monta o orçamento, solta o PDF no WhatsApp e espera. Duas semanas depois descobre que o cliente nem abriu o arquivo. O problema raramente é o documento: é o jeito como ele chegou. Aqui está só o envio e o acompanhamento, do primeiro aviso ao registro no CRM.

Como funciona a sequência de três mensagens?

A proposta vai sempre cercada de duas mensagens de texto. Antes, você combina com o cliente quando ele vai olhar; junto do arquivo, resume o essencial; depois, marca o próximo contato. O PDF solto, sem texto nenhum, é o formato que menos recebe resposta.

MENSAGEM 1, ANTES DO ARQUIVO
Oi, [NOME]! Já finalizei a proposta que conversamos para [ASSUNTO]. Posso te enviar agora ou prefere que eu mande [DIA/HORA], quando você consegue olhar com calma?

MENSAGEM 2, JUNTO DO ARQUIVO
[ANEXO: PDF]
Aqui está, [NOME]. Resumo para você ver no celular:
- O que está incluso: [ITEM 1, ITEM 2, ITEM 3]
- Valor: [VALOR] e [CONDIÇÃO DE PAGAMENTO]
- Validade: até [DATA]
Se estiver tudo certo, o próximo passo é [PRÓXIMO PASSO]. Posso te chamar [DIA] às [HORA] para tirar as dúvidas?

MENSAGEM 3, DEPOIS DO ARQUIVO (um dia útil depois)
Oi, [NOME]! Conseguiu dar uma olhada na proposta? Se preferir, te explico os pontos principais por mensagem mesmo. O que ficou mais importante para você?

Qual é um exemplo completo de envio?

Um exemplo com empresa fictícia mostra o ritmo. A Casa Aurora (empresa fictícia) vende reformas residenciais, e o vendedor Rafael (nome fictício) fechou a visita técnica na terça-feira.

Repare que nenhuma etapa depende de o cliente lembrar da proposta. Quem lembra é o vendedor, e o CRM garante que a data combinada não se perde.

O que conferir no arquivo antes de enviar?

Confira o nome, a validade, a clareza do próximo passo e se o arquivo abre bem no celular. Quem decide pelo WhatsApp quase sempre lê no celular, no meio de outra tarefa.

[ ] Nome claro: Proposta-[EMPRESA DO CLIENTE]-[MÊS ANO].pdf
[ ] Arquivo leve, que abre sem demora no celular
[ ] Validade escrita na primeira página
[ ] Valor e condição de pagamento visíveis sem rolar muito
[ ] O próximo passo está escrito (aprovar, agendar, assinar)
[ ] Nome e WhatsApp do vendedor no rodapé
[ ] Uma única versão em circulação (nada de v2, v3 espalhadas)
[ ] Resumo em texto pronto para colar na mensagem 2

Quando mandar PDF, link ou só um resumo em texto?

Para valores simples, o resumo em texto basta. Para escopo detalhado, vá de PDF. Link serve quando a proposta é atualizada ou assinada online. O melhor é combinar o formato com o jeito de decidir do cliente.

O que muda se a janela de 24 horas já fechou?

Na API oficial, a empresa só responde livremente por 24 horas depois da última mensagem do cliente. Passado esse prazo, a retomada precisa de um template aprovado. No aplicativo WhatsApp Business no celular essa regra não existe da mesma forma.

Quem envia propostas pela API deve ter um template aprovado pronto, por exemplo “Sua proposta está pronta, posso enviar?”. Como trata de algo que o cliente pediu, ele costuma entrar na categoria utilidade, mas quem decide a categoria é a Meta. Para entender a regra completa, leia a janela de 24 horas do WhatsApp. Como a Meta cobra na API as respostas livres e os templates de utilidade enviados dentro da janela depende da regra em vigor, que ela revisa de tempos em tempos; confira a tabela oficial da Meta para o seu caso.

Quanto esperar antes de perguntar de novo?

Pergunte no dia útil seguinte, volte no terceiro dia útil com uma ajuda concreta e use a validade como motivo natural no sétimo. Três contatos bastam, e todos devem trazer algo novo.

1. Dia 1: pergunta curta sobre o que mais importou na proposta.
2. Dia 3: oferta de ajuda concreta, como explicar um item ou comparar duas opções.
3. Dia 7 ou perto da validade: aviso de que a proposta vence em [DATA] e pergunta se é para manter ou ajustar.

Se o cliente não responder a nenhum dos três, passe para os modelos de mensagem para cliente que não responde. A versão automática dessa cadência está em follow-up automático no WhatsApp.

Como registrar o envio no CRM?

Mova o card para uma etapa de proposta enviada e anote quatro dados: data do envio, valor, validade e próximo passo combinado. Sem isso o time só descobre propostas paradas quando já é tarde.

• Etapa: Proposta enviada, separada de Orçamento em preparo.
• Data e validade: para ver o que vence na semana.
• Próxima ação: dia e hora do contato combinado.
• Resposta do cliente: uma linha, para o colega que assumir o caso entender o ponto.

No DataCrazy, o card passa por etapas do Kanban e a automação por etapa pode avisar o vendedor quando a proposta fica parada. A AD PRO monta isso na implementação. A visão do conjunto do processo está em como vender pelo WhatsApp e em funil de vendas no WhatsApp.

E quando mais de uma pessoa decide?

Pergunte logo quem mais precisa ver a proposta e ofereça um resumo para repassar. Quando o contato do WhatsApp não é quem decide, a proposta passa por colegas que não conhecem a conversa.

Para facilitar, [NOME], preparei um resumo que você pode encaminhar para [SÓCIO / DIRETORIA / FAMÍLIA]:

Proposta [EMPRESA] para [CLIENTE]
- O que está incluso: [ITENS]
- Valor: [VALOR] e [CONDIÇÃO]
- Prazo de início: [PRAZO]
- Validade: até [DATA]
- Contato para dúvidas: [SEU NOME] neste número

Se quiser, participo de uma conversa rápida com eles para explicar.

Qual rotina evita que propostas fiquem esquecidas?

Dez minutos por dia revisando as propostas enviadas. O vendedor olha o que vence nos próximos dias, o que está sem resposta e o que tem contato marcado para hoje. É uma rotina pequena e quase sempre recupera negócios.

1. Abra a etapa Proposta enviada e ordene por data de envio.
2. Separe as que vencem nesta semana e mande a mensagem de validade.
3. Retome as que passaram do prazo combinado, com a pergunta aberta da mensagem 3.
4. Marque as que não responderam às três tentativas e mova para parado.
5. Registre uma linha em cada card que você tocou, com a próxima data.

O gestor pode usar a mesma etapa para ver quantas propostas estão abertas, há quanto tempo e com qual vendedor. Isso entra naturalmente no funil de vendas no WhatsApp.

Quais erros derrubam a resposta e como evitar?

Os erros mais comuns são enviar sem avisar, sem resumo e sem data de retorno. Todos se corrigem com a sequência de três mensagens.