Criar um funil de vendas do zero: 8 passos para montar no CRM sem copiar modelo dos outros

Quem pesquisa como criar um funil de vendas costuma achar desenhos de triângulo e nomes como topo, meio e fundo. Isso explica o conceito, mas não diz que coluna colocar no CRM na segunda-feira. Este guia faz o caminho contrário: parte do que já aconteceu nas suas vendas e chega a um funil que o time consegue usar.

Se você ainda precisa da definição, leia primeiro funil de vendas. Para decidir o número de colunas, veja quantas etapas ter no funil. Aqui o foco é a ordem de trabalho. A empresa dos exemplos, a Casa Aurora Reformas, é fictícia.

Por onde começar a criar um funil de vendas?

Pelas dez últimas vendas fechadas, não por um modelo da internet. Abra cada uma e anote os momentos reais: quem chamou, quando respondeu, quando pediu orçamento, quando sumiu e voltou, quando pagou. Esses momentos são a matéria-prima das etapas.

Faça o mesmo com três vendas perdidas e veja onde a conversa parou. O funil precisa mostrar esse ponto de parada, porque é ali que o trabalho de melhoria aparece.

VENDA (ganha ou perdida): [cliente ou nº do pedido]   RESULTADO: [ganha | perdida]
ORIGEM: [indicação | Instagram | Google | anúncio | outra]

LINHA DO TEMPO (um momento por linha, com a data)
dd/mm  [ex.: cliente mandou foto da cozinha pelo WhatsApp]
dd/mm  [ex.: atendimento perguntou endereço e metragem]
dd/mm  [ex.: visita técnica feita]
dd/mm  [ex.: orçamento em PDF enviado]
dd/mm  [ex.: cliente pediu desconto]
dd/mm  [ex.: sinal pago]  ou  [ex.: parou de responder]

QUEM AGIU EM CADA MOMENTO: [atendimento | orçamentista | vendedor]
ONDE A CONVERSA ESFRIOU (se esfriou): [momento]
DIAS DO PRIMEIRO CONTATO AO RESULTADO: [número]

DEPOIS DE PREENCHER 10 GANHAS E 3 PERDIDAS
Momentos que aparecem em quase todas: [viram etapas]
Momentos que só aparecem às vezes: [viram campo ou tarefa, não etapa]
Ponto onde as perdidas pararam: [etapa que precisa de prazo e alerta]

Como transformar o caminho real do cliente em etapas?

Agrupe os momentos que pedem a mesma ação do vendedor e dê a cada grupo um nome que descreva o que aconteceu, não o que o vendedor sente. “Orçamento enviado” é uma etapa; “quase fechando” é uma opinião.

1. 1
   Defina o que é ganhar

   Venda é o pagamento confirmado, a assinatura ou o sinal? Escolha um evento só. Ele é a última etapa do funil e o número que todo mundo vai olhar.

2. 2
   Liste os momentos das vendas reais

   Cole numa folha os momentos das dez vendas, na ordem em que aconteceram. Não invente etapa que nenhuma venda real atravessou.

3. 3
   Junte o que pede a mesma ação

   Se duas etapas terminam com o vendedor fazendo a mesma coisa, elas são uma. Se uma etapa tem duas ações bem diferentes, separe.

4. 4
   Nomeie pelo fato

   Use nomes como “Pediu orçamento”, “Visita agendada”, “Proposta enviada”. Quem olha o card entende sem perguntar.

5. 5
   Escreva o critério de entrada

   Para cada etapa, uma frase que diga o que precisa ter acontecido para o card entrar. É o que impede dois vendedores de classificar o mesmo lead de jeitos diferentes.

6. 6
   Defina dono e prazo

   Quem cuida da etapa e quanto tempo o card pode ficar parado. O guia de regras do funil de vendas detalha essa parte.

7. 7
   Monte no CRM e teste com leads antigos

   Passe uns quinze contatos antigos pelo funil novo antes de liberar. Se algum não couber em nenhuma etapa, falta uma etapa ou sobra uma regra.

8. 8
   Marque a revisão

   Agende uma revisão para 30 dias. O primeiro funil sempre erra em alguma coisa, e o ajuste com dados reais custa pouco.

Como fica o funil de uma empresa de reformas?

A Casa Aurora Reformas (fictícia) atende pelo WhatsApp e fecha a venda depois de uma visita técnica. Olhando as dez vendas, ela chegou a seis etapas. A tabela mostra o critério de entrada e o dono de cada uma.

Perceba que “Escopo entendido” nasceu porque, nas dez vendas, o orçamentista só aceitava agendar visita depois de saber o cômodo e o endereço. Sem olhar o histórico, a empresa teria pulado direto de contato para visita e perdido esse filtro.

O que cada card do funil precisa carregar?

Só os campos que decidem a próxima ação ou entram no relatório. Cada campo obrigatório a mais é um motivo para o time deixar em branco. Comece com origem, valor estimado, motivo de perda e data do próximo passo.

• Origem: de onde veio o contato. É o dado mais difícil de recuperar depois (veja rastrear a origem do lead).
• Valor estimado: permite somar o dinheiro parado em cada etapa.
• Próximo passo e data: sem isso, o card vira lembrete esquecido.
• Motivo de perda: campo de lista, não texto livre. O texto livre não vira relatório (motivos de perda no CRM).

Como montar o funil no CRM?

Crie o pipeline, as etapas na ordem do caminho real, os campos e as regras de prazo. No DataCrazy isso é feito no Kanban de pipelines, e a automação por etapa pode cobrar o prazo ou avisar o dono quando um card passa do limite.

O funil da Casa Aurora, com seis etapas, cabe no limite de etapas de qualquer plano do DataCrazy; a tabela de pipelines e etapas por plano está em DataCrazy kanban. Para escrever o critério de cada coluna, use a ficha de etapa de quantas etapas ter no funil.

Como testar o funil antes de liberar para o time?

Pegue contatos antigos, ganhos e perdidos, e tente encaixar cada um numa etapa lendo só a ficha. Se duas pessoas classificam o mesmo contato de formas diferentes, o critério está vago. Reescreva e teste de novo, até a classificação coincidir.

Quando revisar o funil e o que cortar?

Em 30 dias, olhe onde os cards se acumulam e onde ninguém mexe. Etapa vazia há um mês provavelmente não existe na prática: corte. Etapa onde tudo trava pede mais atenção do que a mudança de nome. A taxa de conversão por etapa mostra o ponto de partida da revisão.