Integrar formulário do site ao CRM: campos, webhook e primeiro contato

Em muita empresa, o formulário do site manda um e-mail que alguém lê quando dá. O lead espera, esfria e depois é digitado à mão numa planilha. Ligar o formulário direto ao CRM acaba com a digitação e faz o primeiro contato sair no tempo certo. Aqui estão o caminho dos dados, os campos, o primeiro contato no WhatsApp e o teste.

Como integrar formulário do site ao CRM e fazer o lead chegar sozinho?

O lead chega por uma chamada automática: quando a pessoa envia o formulário, os dados saem do site por webhook ou API e o CRM cria o cartão na etapa de entrada. Ninguém digita nada, e o cartão já nasce com origem, UTM e responsável.

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   A pessoa envia o formulário

   O site ou a página de captura valida os campos, em especial o WhatsApp com DDD, e guarda também os parâmetros de UTM da visita.

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   Os dados saem do site

   O formulário, ou uma ferramenta de automação ligada a ele, como o n8n, envia os campos por webhook ou chamada de API.

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   O CRM cria o cartão

   Um novo cartão entra na etapa "Novo lead (site)" do pipeline, com os campos mapeados e a origem preenchida.

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   A distribuição escolhe o responsável

   A regra de distribuição define quem atende. Veja distribuição automática de leads.

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   O primeiro contato sai

   Por WhatsApp, com template aprovado, ou por ligação do vendedor, conforme a regra do funil.

Webhook ou API: qual usar para o formulário?

Para lead que entra por formulário, o webhook costuma bastar, porque é um aviso de evento que carrega os dados. A API serve quando o sistema precisa ler ou gravar mais coisas no CRM. A quantidade de webhooks e o acesso à API variam por plano do DataCrazy.

Conte as fontes antes de escolher o plano: se cada formulário usar um webhook próprio, um site com formulário de contato, página de captura e formulário de orçamento já chega aos 3 do Starter. Confira os limites na página de planos do DataCrazy e veja o conjunto em API, webhook e MCP Server no DataCrazy. A integração com ferramenta de automação está em integração DataCrazy com n8n.

Quais campos do formulário mapear no CRM?

Mapeie o mínimo que permite atender e medir: nome, WhatsApp, e-mail, empresa, interesse, origem, UTM e o consentimento para contato. Campo demais faz menos gente terminar o formulário; campo de menos deixa o vendedor sem contexto na primeira mensagem.

Campos que a pessoa preenche
1) Nome *
2) WhatsApp com DDD * (o site grava com DDI: 55 + DDD + número)
3) E-mail *
4) Empresa (opcional)
5) Do que você precisa? (lista: [opção 1] / [opção 2] / [opção 3])
6) Marcação opcional: "Aceito receber contato por WhatsApp e e-mail" (sem ela, o WhatsApp automático não sai)

Campos que o site preenche sozinho
7) Origem = Site
8) Página de origem = [endereço da página do formulário]
9) utm_source / utm_medium / utm_campaign / utm_content / utm_term
10) Data e hora do envio

No CRM
Pipeline: [nome do funil]
Etapa de entrada: Novo lead (site)
Responsável: regra de distribuição = [rodízio / por interesse]
Tags: [interesse], [campanha]

Como fazer o primeiro contato no WhatsApp respeitando a janela de 24 horas?

Quem preenche um formulário ainda não mandou mensagem ao WhatsApp da empresa, então a janela de 24 horas está fechada. Na API oficial, a primeira mensagem tem de ser um template aprovado pela Meta e depende de opt-in. Se a pessoa responde, a janela abre por 24 horas.

• Inclua no formulário a marcação de consentimento para contato por WhatsApp e guarde o registro. Como pedir e guardar esse aceite está em opt-in no WhatsApp.
• Cadastre e aprove o template antes de ligar a automação. Veja templates do WhatsApp API.
• Use variáveis só para o que o formulário trouxe, como nome e interesse.
• Quando a pessoa responder, a janela abre e a conversa segue em texto livre. Entenda a regra em janela de 24 horas do WhatsApp.
• Se ninguém responder, planeje a retomada em follow-up automático no WhatsApp.

Olá, {{1}}! Aqui é da [empresa]. Recebemos seu pedido sobre {{2}} pelo nosso site.
Para te atender melhor, pode me dizer [uma pergunta curta, por exemplo "para quando você precisa?"]?
Se preferir, responda "ligar" e entramos em contato por telefone.

{{1}} = nome informado no formulário
{{2}} = interesse ou produto escolhido no formulário
Categoria: escolha a que descreve o conteúdo ao cadastrar. A Meta revisa e pode mudar a categoria; mensagem com oferta ou promoção entra como marketing.

A velocidade conta nesse primeiro contato. Quem acabou de preencher o formulário ainda está com o assunto na cabeça, e a mensagem automática vale mais quando chega em minutos. A meta do time e o cálculo estão em tempo de primeira resposta. Se ainda não decidiu a porta, veja formulário ou WhatsApp: qual porta de entrada usar.

Como testar a integração antes de colocar no ar?

Antes de publicar, teste com um lead fictício, em horário comercial e fora dele. Confira se o cartão apareceu na etapa certa, se os campos e as UTM chegaram preenchidos e se o telefone saiu no formato esperado. Corrija e repita até o fluxo passar sem intervenção.

1. Envie um lead de teste com o próprio WhatsApp e confira se o cartão apareceu na etapa "Novo lead (site)".
2. Abra o endereço do formulário com UTM na URL e confira se as cinco UTM chegaram ao cartão.
3. Envie com o campo de consentimento desmarcado e confira que o primeiro contato automático não sai.
4. Reenvie o mesmo telefone e confira se a regra combinada para duplicados funcionou.
5. Envie fora do horário comercial e confira quem recebe e o que a pessoa lê.
6. Responda ao template e confira se a conversa abre no atendimento do responsável.

Com o fluxo aprovado, faça o monitoramento por uma semana: compare quantos formulários foram enviados no site com quantos cartões entraram no CRM. A diferença mostra falha de integração na hora. Para medir de onde vêm os melhores leads, siga com rastrear a origem do lead no CRM. Agência que capta cliente pelo próprio site encontra o funil completo em CRM para agência que vende os próprios serviços.