Planilha de CRM de vendas: modelo para copiar e como usar

Toda empresa começa a organizar clientes em algum lugar, e quase sempre esse lugar é uma planilha. O problema não é a planilha, é a planilha sem regra: cada vendedor escreve a etapa de um jeito, metade das linhas não tem próximo contato e ninguém sabe de onde veio o cliente. Este guia entrega um modelo de planilha de CRM pronto, com as colunas, as listas e as fórmulas que fazem ela funcionar como um funil.

Se a sua dúvida é se ainda vale ficar na planilha ou já trocar, a comparação lado a lado está em CRM ou planilha. Aqui o foco é montar a melhor planilha possível e saber reconhecer a hora de sair dela.

O que é uma planilha de CRM?

É um controle de clientes em Excel ou Google Sheets organizado como um funil de vendas: cada linha é um lead, cada coluna é uma informação fixa, e a coluna de etapa diz em que ponto da venda ele está.

A diferença para uma lista de contatos comum está em três colunas: etapa, próximo contato e motivo de perda. Com elas, a planilha responde perguntas de gestão, como quantos orçamentos estão abertos, quem precisa de retorno hoje e por que as vendas se perdem.

Quais colunas uma planilha de CRM precisa ter?

Doze colunas cobrem a maioria das vendas por WhatsApp e indicação. Menos que isso deixa buracos no relatório; muito mais que isso ninguém preenche.

Como montar a planilha de CRM no Excel ou no Google Sheets?

Crie três abas: Leads (os dados), Listas (as opções das listas suspensas) e Painel (os números). O passo a passo vale para os dois programas; muda só o nome do menu.

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   Aba Listas

   Uma coluna para cada lista: Origem, Produto, Etapa, Responsável e Motivo de perda. Escreva as opções uma vez só, sempre do mesmo jeito.

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   Listas suspensas na aba Leads

   Selecione a coluna Etapa e crie a lista suspensa apontando para a coluna Etapa da aba Listas. No Excel, fica em Dados > Validação de Dados, escolhendo Lista no campo Permitir. No Google Sheets, em Dados > Validação de dados (ou Inserir > Lista suspensa). Repita para Origem, Produto, Responsável e Motivo de perda.

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   Cabeçalho fixo e filtro

   Congele a primeira linha e ligue o filtro. Assim cada vendedor filtra só os próprios leads sem bagunçar a ordem dos outros.

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   Alerta de retorno vencido

   Em Formatação condicional, use a fórmula =E($H2<>"";$H2<HOJE()) na faixa da aba Leads e escolha fundo vermelho. A linha acende quando o próximo contato passou.

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   Formato da coluna Valor

   Formate como moeda e nunca escreva texto nela ("a combinar" quebra a soma). Sem valor, deixe vazio.

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   Aba Painel

   Monte os números com as fórmulas da próxima seção. O painel é o que o gestor abre na reunião de segunda.

ABA LEADS (linha 1 = cabeçalho; separe as colunas com Tab ao colar)
Data de entrada	Nome	WhatsApp	Origem	Produto	Etapa	Valor	Próximo contato	Responsável	Motivo de perda	Autorizou mensagens	Observação
01/10/2026	Ana (exemplo)	(11) 90000-0001	Instagram	Bolo de festa	Orçamento enviado	280	03/10/2026	Carla		Sim 01/10	Festa dia 18
02/10/2026	Bruno (exemplo)	(11) 90000-0002	Indicação	Doces finos	Perdido	450		Diego	Preço	Sim 02/10	Pediu 200 unidades

ABA LISTAS
Origem: Instagram | WhatsApp direto | Indicação | Site | Anúncio | Balcão
Produto: (os seus 3 a 6 produtos ou serviços)
Etapa: Novo | Em conversa | Orçamento enviado | Negociação | Ganho | Perdido
Responsável: (nome de cada vendedor)
Motivo de perda: Preço | Prazo | Sumiu | Comprou de outro | Fora do perfil

REGRAS DA PLANILHA (cole no topo da aba Painel)
1. Lead novo entra no mesmo dia, com origem.
2. Toda linha aberta tem data de próximo contato.
3. Perdido sempre com motivo.
4. Etapa só pela lista, nunca digitada.
5. Revisão toda segunda: linhas vermelhas primeiro.

Quais fórmulas transformam a planilha num painel?

Cinco fórmulas resolvem o painel. Elas usam CONT.SES e SOMASES, os nomes dessas funções no Excel em português do Brasil e no Google Sheets em português. Com a planilha na configuração regional do Brasil, o ponto e vírgula separa os argumentos; se a sua planilha estiver em inglês, as funções se chamam COUNTIFS e SUMIFS e o separador é a vírgula.

• Leads por etapa: =CONT.SES(Leads!F:F;"Orçamento enviado"). Repita para cada etapa da lista e você tem o funil em números.
• Leads por origem: =CONT.SES(Leads!D:D;"Instagram"). Mostra qual canal traz volume.
• Valor em negociação: =SOMASES(Leads!G:G;Leads!F:F;"Negociação")+SOMASES(Leads!G:G;Leads!F:F;"Orçamento enviado").
• Taxa de conversão: =CONT.SES(Leads!F:F;"Ganho")/(CONT.SES(Leads!F:F;"Ganho")+CONT.SES(Leads!F:F;"Perdido")), com a célula formatada como porcentagem.
• Retornos vencidos: =CONT.SES(Leads!H:H;"<"&HOJE();Leads!F:F;"<>Ganho";Leads!F:F;"<>Perdido").

Para ler a conversão do jeito certo, veja taxa de conversão de vendas. Para padronizar os motivos da coluna J, o guia de motivos de perda tem uma lista pronta.

Exemplo: a planilha da Doceria Lua (empresa fictícia)

A Doceria Lua, uma empresa fictícia, vende bolos e doces por encomenda pelo Instagram e pelo WhatsApp, com duas atendentes. Antes, cada uma anotava os pedidos no próprio caderno. Com a planilha, as duas passaram a registrar todo pedido de orçamento na aba Leads, escolhendo origem e etapa pela lista.

Na primeira revisão de segunda, o painel mostrou três coisas que ninguém via: a maior parte dos orçamentos vinha do Instagram, mas as indicações fechavam mais; havia nove linhas vermelhas de retorno vencido; e "Preço" era o motivo de perda mais comum nos pedidos grandes. A dona criou uma tabela de preço para encomendas acima de 100 unidades e uma regra: orçamento enviado ganha retorno em dois dias. Os números são ilustrativos, mas o caminho é o que mais vemos dar certo: primeiro a regra, depois a ferramenta.

Que erros fazem a planilha de CRM parar de funcionar?

Quase sempre os mesmos cinco, e todos têm correção simples.

• Etapa digitada à mão: "orçamento", "Orçamento enviado" e "orc" viram três etapas. Correção: lista suspensa obrigatória.
• Linha sem próximo contato: o lead some do radar. Correção: regra de que toda linha aberta tem data, e o alerta vermelho.
• Uma aba por vendedor: o painel não soma nada. Correção: uma aba só, com a coluna Responsável e filtro.
• Perdido sem motivo: o relatório não ensina nada. Correção: motivo obrigatório na revisão semanal.
• Cópias da planilha circulando: cada um edita a sua. Correção: um arquivo único compartilhado, com histórico de versões ligado.

Como cuidar dos dados de clientes na planilha?

A planilha guarda dado pessoal, então a LGPD (Lei 13.709/2018) vale para ela como para qualquer sistema. Registre só o que tem finalidade clara, compartilhe o arquivo apenas com quem atende e tire o acesso de quem saiu da equipe.

A coluna "Autorizou mensagens" existe por isso: quem vai mandar lembrete ou campanha pelo WhatsApp precisa saber quem aceitou receber. Mais detalhes em LGPD no CRM.

Quando é hora de trocar a planilha por um CRM?

Quando a planilha começa a pedir trabalho que ela não faz sozinha: copiar conversa do WhatsApp para a linha, lembrar retorno de cabeça, juntar dados de vários vendedores no fim do mês.

• Mais de uma pessoa atende o mesmo WhatsApp e ninguém sabe quem respondeu o quê.
• Os leads de anúncio chegam e a origem se perde no caminho até a planilha.
• A revisão de segunda vira uma tarde inteira de conferência.
• Você quer que o próximo passo aconteça sozinho, como lembrar o vendedor ou mandar a retomada.

Nesse ponto, a boa notícia é que a planilha bem feita já é meio caminho andado: as listas viram etapas, tags e campos do CRM. No DataCrazy, as conversas de WhatsApp, Instagram e Facebook chegam no mesmo painel, as etapas viram Kanban com automação por etapa e o BI mostra conversão por origem e por vendedor sem fórmula. Na migração, a AD PRO leva a sua base para o sistema novo; o passo a passo está em migrar para o DataCrazy. Com o cupom ADPROTECNOLOGIA, você tem R$ 100 de desconto no plano mensal.

Se ainda não é hora de pagar por um sistema, veja também o que um CRM gratuito resolve no começo.