Como migrar para o DataCrazy sem parar o comercial

Quando vale a pena migrar?

Quase toda migração começa do mesmo jeito: o comercial cresceu e a ferramenta de hoje não acompanha. O DataCrazy se apresenta como CRM para WhatsApp e Instagram, automação e multiatendimento, então ele faz mais sentido para quem vende e atende por conversa.

• Planilha: cada vendedor tem a sua versão, ninguém sabe qual está certa e o gestor descobre a venda perdida tarde demais.
• WhatsApp no celular de cada vendedor: o histórico do cliente sai da empresa junto com o funcionário, e não existe fila nem distribuição.
• CRM genérico sem WhatsApp: o funil existe, mas a conversa acontece fora dele. O vendedor copia e cola, ou simplesmente para de atualizar. Se o seu caso é sair de uma ferramenta específica, há guias para trocar o Kommo pelo DataCrazy, sair do RD Station CRM, buscar uma alternativa ao HubSpot para WhatsApp ou trocar o Pipedrive.
• Vários números e nenhuma visão: atendimento, vendas e pós-venda em aparelhos diferentes, sem saber quem respondeu o quê.

Se você ainda está decidindo se troca ou não, o comparativo entre CRM e planilha ajuda a fechar essa conta antes de mexer em qualquer dado. Se a decisão já está tomada, o resto desta página mostra como fazer a troca sem deixar o comercial parado.

O que levar e o que deixar para trás?

Migrar não é copiar tudo. É a melhor chance que você vai ter de limpar a base. Antes da carga, separe o que tem valor do que só ocupa espaço. Se a base está no celular, veja como exportar contatos do WhatsApp antes de montar a planilha.

• Levar: contatos com telefone válido, negociações em aberto com a etapa atual, responsável por cada lead, origem do contato e as observações que alguém realmente usa.
• Padronizar: telefone sempre no mesmo formato, nomes de cidade e de produto escritos de um jeito só, e uma lista curta de tags no CRM em vez de cinquenta variações.
• Reaproveitar: os motivos de perda que já existem, mesmo que anotados em texto livre. A AD PRO transforma isso numa lista fechada no funil novo.
• Deixar para trás: duplicados, contatos sem telefone nem e-mail, campos que ninguém preenche há meses e etapas que existem só no papel.

A limpeza tem regras próprias (telefone com +55 e DDD, um contato por pessoa, campos padronizados), explicadas em higienização de base de contatos. O modelo abaixo é o que usamos para decidir o destino de cada coluna antes da carga.

Coluna na planilha antiga | Destino no DataCrazy | Regra
Nome do cliente | Nome do lead | Primeira letra maiúscula
Celular | Telefone | +55, DDD e 9 dígitos, sem espaço
E-mail | E-mail | Minúsculo; vazio se inválido
Status | Etapa do funil | Ver tabela de etapas abaixo
Vendedor | Responsável | Nome igual ao membro cadastrado
Como conheceu | Origem | Lista fechada: site, anúncio, indicação, Instagram
Produto | Campo Produto de interesse | Lista fechada
Obs | Observação | Só se alguém usa; senão, descarte
Cidade / Estado | Campo Cidade | Sem abreviação

Tabela de etapas
Novo / Sem contato → Novo lead
Orçamento / Proposta → Proposta enviada
Fechou → Ganho | Desistiu → Perdido, com motivo

Confira os limites do plano antes da carga

O tamanho da sua base e do seu time define o plano. Se a base tem mais contatos do que o limite de leads do plano, ela não cabe inteira. Os limites abaixo são do site oficial do DataCrazy em outubro de 2026; confira sempre em datacrazy.io/planos.

Se o preço também entra na decisão, a página de preços do DataCrazy mostra os valores mensal, semestral e anual de cada plano.

De quais sistemas dá para migrar para o DataCrazy?

Dá para migrar de praticamente qualquer origem que deixe exportar os dados. Os casos que mais aparecem na implementação são Kommo, RD Station CRM, Pipedrive, HubSpot, Bitrix24, Agendor e, principalmente, a planilha. O caminho muda pouco de um para outro: a base sai do sistema antigo em planilha ou por API, passa pela limpeza e entra no DataCrazy já no funil novo.

O que muda é o cuidado com o WhatsApp e com o histórico. Por isso, antes de qualquer carga, a AD PRO faz o diagnóstico e combina com o time o dia da virada: até lá, o sistema antigo segue funcionando e a venda não para.

Como fazer a migração, passo a passo?

1. 1
   Diagnóstico

   Levantamos onde estão os dados hoje, quantos números de WhatsApp existem, quem atende cada canal e como o lead anda até virar venda.

2. 2
   Desenho do funil

   Definimos pipelines, etapas, o que cada lead precisa registrar e as regras de distribuição no DataCrazy. É aqui que a etapa que ninguém usa morre.

3. 3
   Limpeza e mapeamento

   Cada coluna da planilha ou do sistema antigo ganha um destino: campo, tag, etapa ou descarte. Duplicados saem antes, não depois.

4. 4
   Carga de teste

   Subimos uma amostra, conferimos com a equipe se os leads chegaram certos e ajustamos o mapeamento.

5. 5
   Carga completa e canais

   Subimos o restante da base, conectamos WhatsApp, Instagram e Facebook e ligamos as automações por etapa.

6. 6
   Virada e acompanhamento

   Num dia combinado, o time passa a trabalhar só no DataCrazy. Nas semanas seguintes, a gente acompanha e corrige o que aparecer.

O que muda no WhatsApp quando você migra?

O ponto mais sensível de quase toda migração é o WhatsApp. Antes de virar a chave, decida quais números vão para o DataCrazy e quem atende cada um. O DataCrazy conecta a API oficial do WhatsApp, e a AD PRO estrutura a API oficial do WhatsApp dos números que vão entrar antes da virada. Se o número hoje está no aplicativo WhatsApp Business, veja antes como migrar o WhatsApp Business para a API oficial.

Com a API oficial, mensagens ativas e automações seguem as regras da Meta, e a gente planeja isso junto com o funil.

O que acontece com as conversas antigas também depende do tipo de conexão. A gente explica isso no diagnóstico, antes da virada, para ninguém ser pego de surpresa. Se quiser entender as diferenças, veja a página sobre WhatsApp API oficial no DataCrazy. Lembre também que o DataCrazy trabalha com multiatendimento, com fila, distribuição e SLA, então vale definir as filas antes de conectar os números.

Quais erros atrasam a migração?

• Copiar o funil antigo do jeito que está. Se ele não funcionava, vai continuar não funcionando em outra ferramenta.
• Migrar sem dono. Alguém da empresa precisa decidir o que fica e o que sai. Sem isso, a carga trava em discussão.
• Virar a chave sem treinar. O vendedor volta para o celular no primeiro dia corrido.
• Manter os dois sistemas abertos por tempo indefinido. O lead entra num, a resposta sai no outro e a base se perde de novo.
• Esquecer as entradas de lead. Formulário do site, anúncio e Instagram precisam apontar para o DataCrazy no dia da virada.

O que acompanhar nas semanas depois da virada?

As primeiras semanas mostram onde o desenho precisa de ajuste. O BI do DataCrazy traz tempo por etapa e conversão por origem, vendedor e produto, então dá para ver cedo onde o lead está parando. Acompanhe também os indicadores de atendimento no WhatsApp, como tempo de primeira resposta e conversas sem dono.

Com a base limpa e o funil rodando, o próximo passo costuma ser automatizar o que ainda é manual. A página de automação de vendas no WhatsApp mostra o que dá para ligar depois.