CRM para psicólogo e consultório de psicologia: do primeiro contato à sessão

Conteúdo da AD PRO, parceira Premier e implementadora do DataCrazy. Esta página é para a psicóloga ou o psicólogo que atende sozinho, ou para consultórios com poucas profissionais dividindo um número. Clínica com várias especialidades e recepção própria tem outra rotina, descrita em CRM para clínicas.

Como o psicólogo recebe pacientes novos hoje?

Pela indicação de outros pacientes e de médicos, pelo Instagram onde publica conteúdo, pelo Google e por plataformas de agendamento. Quase tudo termina no WhatsApp pessoal, respondido no intervalo entre uma sessão e outra.

O problema não é falta de procura. É que a mensagem chega durante uma sessão de 50 minutos, e a próxima brecha para responder pode ser só no fim da tarde. Quem escreveu em um momento difícil, buscando ajuda, costuma procurar outra profissional enquanto espera.

Onde o consultório perde quem pediu informação?

Quase sempre na demora e na falta de retorno, não no valor da sessão. Os pontos que mais aparecem quando revisamos as conversas de um consultório:

• Mensagem recebida durante o atendimento e respondida horas depois.
• Pessoa que perguntou modalidade e valor, recebeu a resposta e não marcou, sem nenhum retorno.
• Primeira sessão marcada sem confirmação, que vira horário vazio.
• Remarcação combinada por áudio e esquecida na semana seguinte.
• Lista de espera anotada num caderno; quando abre um horário, ninguém da lista fica sabendo.

O que entra e o que nunca entra no CRM do consultório?

Entra só o que serve para marcar e manter a agenda: nome, contato, origem, modalidade, horário preferido e a etapa administrativa. Nunca entra o motivo da procura, a queixa, hipóteses ou anotações de sessão. Esse conteúdo pertence ao prontuário.

Quais etapas tem o funil de um consultório de psicologia?

Oito, e todas administrativas. O funil termina quando a pessoa entra em acompanhamento, porque a partir dali o que importa é a constância da agenda, não a venda. O plano Starter do DataCrazy permite até 8 etapas por pipeline (site oficial, outubro de 2026), então esse desenho cabe inteiro nele.

Por que quem está em acompanhamento não recebe mensagem de divulgação?

Porque a relação ali é terapêutica, não comercial. O card em Em acompanhamento recebe só confirmação e remarcação. Conteúdo do Instagram, novidades do consultório ou convite para grupo vão apenas para quem pediu, com opt-in registrado.

O código de ética do CFP também traz regras para quem divulga os próprios serviços (art. 20). Antes de montar qualquer mensagem de divulgação, vale reler essa parte no site do conselho. Como pedir e guardar a permissão de quem quer receber conteúdo está em opt-in no WhatsApp.

Quais automações valem a pena num consultório?

Cinco, todas discretas: resposta durante a sessão, confirmação, remarcação, lista de espera e uma retomada. Nenhuma fala do motivo do atendimento.

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   Resposta enquanto você está em sessão

   A mensagem automática avisa quando a profissional costuma responder e traz os contatos de emergência. Pense nela como uma mensagem de ausência escrita para quem pode estar fragilizado.

2. 2
   Confirmação na véspera

   O card em Primeira sessão marcada ou Em acompanhamento leva a confirmação com dia, hora e modalidade. O envio na véspera, calculado pela data da sessão, a AD PRO monta com webhook e n8n.

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   Remarcação sem vai e volta

   Quem responde que não pode recebe duas ou três opções de horário. O card não sai da etapa até o novo horário estar fechado.

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   Lista de espera avisada

   Abriu um horário, a profissional escolhe na coluna Lista de espera quem chamar primeiro. O texto é pronto; a escolha continua humana.

5. 5
   Uma única retomada

   Quem perguntou e não marcou recebe uma mensagem gentil dias depois, e só. Insistir não combina com o momento de quem procura terapia.

RESPOSTA AUTOMÁTICA (fora do horário ou durante sessão)
Oi! Aqui é do consultório da {profissional}. Estou em atendimento e respondo até {horario_retorno}. Se puder, me conte só se procura atendimento presencial ou online e quais períodos funcionam para você. Não precisa detalhar o motivo por aqui.
Se estiver em sofrimento intenso agora, ligue 188 (CVV, gratuito, 24 horas) ou 192 (SAMU).

CONFIRMAÇÃO (véspera)
Oi, {nome}! Lembrando da nossa sessão amanhã, {dia}, às {hora}, {modalidade}. Confirma com um OK? Se precisar trocar, me avisa por aqui.

REMARCAÇÃO
Tudo bem, {nome}. Tenho {opcao1}, {opcao2} ou {opcao3}. Qual fica melhor?

LISTA DE ESPERA
Oi, {nome}! Abriu um horário às {dia_semana}, {hora}. Ainda faz sentido para você? Se não, sigo com você na lista sem problema.

RETOMADA ÚNICA
Oi, {nome}. Passando só para dizer que sigo à disposição quando quiser marcar. Um abraço.

Regra: nenhuma mensagem cita motivo, diagnóstico ou conteúdo de sessão.

Exemplo: o Consultório Ipê numa semana comum

O Consultório Ipê é fictício, criado para mostrar o funil funcionando. Duas psicólogas dividem um número de WhatsApp e uma secretária de meio período cuida da agenda. São três pessoas no CRM, dentro dos 4 membros do Starter.

Na segunda de manhã chegam quatro mensagens durante as sessões. Todas recebem a resposta automática, e a secretária, ao meio-dia, já sabe quem prefere online e quem quer horário à noite, porque a pergunta foi feita sem pedir detalhe do caso. Duas pessoas marcam a primeira sessão. Uma vai para Lista de espera, porque só pode no sábado. A quarta não responde e recebe a retomada única na quinta.

Na quarta, uma paciente em acompanhamento avisa que vai viajar. A remarcação sai em três mensagens e, no mesmo dia, o horário liberado vai para a pessoa da lista de espera que pode no período. Nenhuma das duas psicólogas parou uma sessão para olhar o celular.

Duas psicólogas no mesmo número: como dividir sem misturar?

Com o multiatendimento do DataCrazy, que reúne WhatsApp, Instagram e Facebook numa fila com distribuição e SLA. Cada card tem uma responsável, e a regra de quem recebe cada contato novo (por disponibilidade, por abordagem ou por modalidade) é combinada na implementação.

Se o consultório tem uma nutricionista ou outra profissional de saúde no mesmo espaço, o funil dela é outro, com plano alimentar e retornos; veja CRM para nutricionista.

Dá para usar IA nas conversas do consultório?

Dá, com cuidado. A Crazy IA do DataCrazy identifica intenção e sentimento nos fluxos. Em consultório, a AD PRO costuma usá-la só no primeiro contato, para separar quem quer marcar de quem pergunta outra coisa, e deixa de fora as conversas de quem já está em acompanhamento.

Por onde começar?

Pela resposta automática e pela confirmação de véspera, as duas mudanças que a profissional sente na primeira semana. A lista de espera e a retomada entram na semana seguinte. Para entender a regra das 24 horas da API oficial, que vale para a confirmação, leia janela de 24 horas do WhatsApp.

Qual o melhor CRM para psicólogos e quanto custa?

Para psicólogos, o melhor CRM é o que cuida só da parte administrativa e não expõe nada além de dia e horário. Quatro critérios decidem: funil curto do primeiro contato à primeira sessão, confirmação de véspera por modelo aprovado, lista de espera para encaixe e nenhum campo para conteúdo clínico, que fica no prontuário. O DataCrazy atende com Kanban, automação por etapa, multiatendimento para dividir o número entre profissionais e a API oficial do WhatsApp. O checklist para avaliar acesso por perfil e registro de ações está em CRM com segurança de dados.

Quanto custa: Starter a R$ 297 por mês no mensal, R$ 246,20 no semestral ou R$ 211,75 no anual; Essential a R$ 460, R$ 379,83 ou R$ 330,73, com 17% e 28% de desconto nos planos mais longos. Valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026, em datacrazy.io/planos. Consultório com uma ou duas psicólogas e uma secretária cabe nos 4 membros e nas 8 etapas do Starter; clínica com mais profissionais atendendo no CRM olha o Essential. No fim, conta o número de usuários e de leads. Na assinatura feita pelo link da AD PRO entra o cupom ADPROTECNOLOGIA: R$ 100 de desconto no plano mensal.

A implementação da AD PRO começa em R$ 2.250 no Start, com a mensalidade da ferramenta à parte; os formatos estão nos planos de implementação e o trabalho, em implementação do DataCrazy. Consultório médico, onde a sigla CRM ainda divide espaço com o conselho de medicina, tem página própria em CRM para médicos.