Agente de IA para hotéis e pousadas que responde a cotação na hora e acompanha o hóspede até o check-in

Agente de IA para hotéis e pousadas é um assistente que atende hóspedes e interessados no WhatsApp, no site e no Instagram, com as informações do hotel e, quando há integração, com a tarifa e a disponibilidade do sistema de reservas. Ele cuida da conversa antes, durante e depois da estadia, e chama a equipe sempre que o assunto pede uma decisão.

Quem escreve direto para o hotel costuma já ter visto o quarto em um site de reservas e quer saber se vale fechar direto. Essa mensagem chega à noite ou no fim de semana, quando a pessoa planeja a viagem e a recepção está no check-in de outro hóspede. Se a resposta demora, a reserva acontece no intermediário, com comissão. O agente responde na hora, com o preço que está no sistema.

Em que momento da viagem o hóspede escreve para o hotel?

Como o agente cota e fecha uma reserva direta?

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   Coleta o essencial

   Datas de entrada e saída, número de adultos, número e idade das crianças, e se há pet, quando o hotel aceita.

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   Consulta o sistema

   Com integração ao motor de reservas ou ao sistema de gestão hoteleira, lê a disponibilidade e a tarifa do período. Sem integração, registra o pedido e a recepção responde.

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   Apresenta as opções

   Tipos de acomodação disponíveis, o que cada tarifa inclui e a política de cancelamento de cada uma, com o texto do hotel.

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   Envia o caminho oficial

   O link do motor de reservas ou o meio de pagamento que o hotel usa. O agente não pede número de cartão na conversa.

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   Confirma

   Depois que o sistema registra a reserva, envia o resumo com datas, acomodação, valor e política.

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   Retoma quem não concluiu

   Se a pessoa pediu a cotação e parou, o agente pergunta uma vez se ficou alguma dúvida.

O ponto sensível é a tarifa. Preço de hospedagem muda com a data, a ocupação e o canal, e o agente só pode informar o que vem do sistema ou da tabela que o hotel mantém atualizada. Condição especial, cortesia e ajuste de preço são decisões de gente. Sobre pagamento, a política do WhatsApp Business veda pedir o número completo de cartão pelo chat. Por isso a cobrança acontece no link ou no sistema do hotel.

O que o agente faz entre a reserva e a chegada?

É a fase em que o hóspede mais pergunta e a recepção menos tem tempo. O agente envia como chegar, horário de check-in e check-out, regras de estacionamento e o que há por perto. Também registra pedidos como berço, andar baixo ou restrição alimentar no café, para a equipe avaliar.

O pré-check-in entra aqui. O Ministério do Turismo implantou a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes em versão digital, integrada ao Gov.br. Segundo o Serpro, que desenvolveu o sistema, o hóspede recebe um link ou QR Code antes da chegada, preenche os dados com antecedência e só valida as informações no balcão. A ficha digital passou a ser obrigatória para os meios de hospedagem, e hotéis com sistema de gestão podem enviar os dados por integração. O agente não preenche a ficha nem pede documento no chat: ele envia o link oficial gerado pelo hotel e lembra quem ainda não preencheu.

Hóspede menor de idade, pet e pedidos especiais: quem responde?

Alguns assuntos têm regra e não comportam resposta improvisada.

• Criança ou adolescente sem os pais. O art. 82 do Estatuto da Criança e do Adolescente proíbe a hospedagem de criança ou adolescente desacompanhado dos pais ou responsável, salvo com autorização. O agente informa que existe essa exigência, envia a orientação de documentos que o hotel adota e passa o caso para a recepção confirmar antes da reserva.
• Pet. O agente responde com a política escrita do hotel: se aceita, porte, taxa e áreas permitidas. Exceção é com a gerência.
• Acessibilidade. Informa o que o hotel tem, como quarto adaptado e rampa, e confirma a disponibilidade com a recepção antes de afirmar.
• Alergia e restrição alimentar. Registra e encaminha para a cozinha. Não confirma ausência de ingrediente.
• Datas comemorativas. Decoração, cesta e surpresa viram pedido para a equipe, com o valor da tabela de extras.

Quem cria agente de IA para hotéis e pousadas?

A AD PRO Tecnologia cria agente de IA para hotéis e pousadas por R$ 4.000 no projeto. O agente é treinado com as informações e as políticas do hotel, integrado ao WhatsApp e, quando há API, ao sistema de reservas, e testado com a recepção. Grupo, cortesia, cancelamento fora da política e reclamação passam sempre para a equipe.

Durante a estadia, até onde vai o agente?

Durante a estadia, o agente funciona como um balcão de informações que não fecha. Responde horário do café, senha do wi-fi, funcionamento da piscina e indicação de restaurante ou passeio da lista que o hotel aprovou. Pedido de serviço, como toalha, limpeza ou saída mais tarde, vira chamado para o setor certo, e o hóspede recebe a confirmação quando a equipe responde.

Problema não fica com a IA. Ar-condicionado que não funciona, barulho, queixa de limpeza, mal-estar ou qualquer questão de segurança geram alerta imediato para a recepção, com o número do quarto e o relato. O agente avisa o hóspede de que uma pessoa vai atender e não tenta resolver com frases prontas.

Grupos, eventos e baixa temporada

Excursão, casamento, evento de empresa e bloqueio de quartos têm negociação. O agente coleta datas, número de pessoas, tipo de evento, necessidade de salão e de alimentação, e entrega o pedido completo ao comercial. Quem negocia e assina é a equipe. Agências que pedem tarifa de operadora seguem para o mesmo responsável. O roteiro de quem vende pacotes está em agente de IA para agências de viagem.

Na baixa temporada, o hotel pode convidar hóspedes antigos a voltar. O envio é feito por disparo em massa para hotéis e pousadas, pela API oficial e para quem autorizou o contato, e o agente atende as respostas com a cotação. O histórico de estadias e preferências fica melhor em um CRM: o comparativo de CRM para hotel ajuda na escolha. E, para levar gente nova ao site do hotel, existe a gestão de tráfego pago.

Quanto custa um agente de IA para hotéis e pousadas?

O agente de IA avulso da AD PRO custa R$ 4.000 no projeto, com diagnóstico, desenho, treinamento com o conteúdo do hotel, integração ao canal, testes e treinamento da equipe. O valor pode variar conforme o escopo e a complexidade da integração com o sistema de reservas, que depende da API e da documentação do fornecedor. Uma ligação entre sistemas mais trabalhosa segue o escopo de integração de sistemas via API. Mensalidades de plataformas externas, como WhatsApp API, sistema de gestão hoteleira, motor de reservas e provedor de IA, não estão inclusas. O serviço base é o de criação de agente de IA.

Pousada pequena, sem sistema de reservas, também pode usar o agente para responder, coletar o pedido e organizar a fila da recepção. O restaurante do hotel pode ter um roteiro próprio, como o do agente de IA para restaurantes.

Modelo: mapa de perguntas do hotel

RESPONDE SOZINHO (texto aprovado pelo hotel)
[ ] Endereço, como chegar, estacionamento
[ ] Horário de check-in e check-out
[ ] O que a diária inclui (café, wi-fi, piscina)
[ ] Política de pet: ______
[ ] Política de cancelamento por tipo de tarifa: ______
[ ] Formas de pagamento
[ ] Passeios e restaurantes indicados: ______

CONSULTA NO SISTEMA
[ ] Disponibilidade por data
[ ] Tarifa por acomodação e número de hóspedes
[ ] Situação de uma reserva pelo código
[ ] Situação do pré-check-in
Sistema de reservas: ______ Tem API? ( ) Sim ( ) Não ( ) Não sei

PASSA PARA A EQUIPE
[ ] Desconto, cortesia, upgrade
[ ] Grupo, evento, tarifa de agência
[ ] Criança ou adolescente sem os pais ou responsável
[ ] Cancelamento ou alteração fora da política
[ ] Reclamação, problema no quarto, saúde, segurança
[ ] Reembolso e nota fiscal

QUEM RECEBE
Recepção (horário): ______
Comercial (grupos e eventos): ______
Gerência (exceções): ______
Fora do horário: ______