Quanto custa um sistema personalizado e como pedir um orçamento que faz sentido

Pedir preço de sistema sem escopo é como pedir preço de uma casa sem dizer quantos quartos ela tem. A resposta honesta é que depende, mas dá para saber exatamente do que depende. Este guia mostra os fatores que mexem no valor, os custos que continuam depois da entrega, uma conta simples para saber se o investimento se paga e o que mandar para receber orçamentos comparáveis.

Qual é o preço de partida de um sistema personalizado?

Na AD PRO Tecnologia, um sistema sob medida começa em R$ 5.000 na tabela publicada. Quanto mais telas, integrações e regras o projeto tiver, mais ele se afasta desse valor de partida, e o levantamento do escopo mostra quanto.

O preço de partida é publicado para você saber, antes da primeira conversa, se o projeto cabe no orçamento. O número final depende do levantamento porque dois sistemas com o mesmo nome podem ter tamanhos muito diferentes. Um controle de pedidos pode ser uma tela com cinco campos ou um fluxo com aprovação, estoque e integração com o ERP.

O que faz o preço de um sistema subir ou descer?

Sete fatores definem o tamanho de um sistema. A tabela mostra o que deixa cada um mais simples e o que deixa maior:

Três desses pontos costumam ficar de fora do primeiro pedido e merecem atenção antes de pedir orçamento:

Integrações com outros sistemas

Integrar com um ERP ou CRM depende da API do outro lado: se ela tem documentação, como autentica, quantos dados trafegam e com que frequência. Por isso a integração com ERP, quando vendida sozinha na AD PRO, começa em R$ 3.000 e pode chegar a R$ 10.000 ou mais. O detalhamento está em integração de sistemas via API.

Regras de negócio

Regra é tudo que o sistema decide sozinho: quem pode aprovar, quando um pedido trava, como calcula uma comissão. Escreva as regras como frases simples, do tipo "pedido acima de X precisa de aprovação do gerente". Cada exceção lembrada agora evita um ajuste depois que a tela estiver pronta.

Dados antigos

Trazer o histórico das planilhas para o sistema novo é um trabalho próprio: limpar duplicados, padronizar nomes e decidir o que fica de fora. Se o histórico não é essencial para a operação, começar só com cadastros ativos e pendências abertas deixa o projeto mais leve.

Como saber se o meu projeto é pequeno, médio ou grande?

Dá para descrever o tamanho do projeto pelo escopo, sem chutar valor. Use os três perfis abaixo como régua antes de pedir orçamento:

• Enxuto: um processo, um setor, poucas telas, sem integração ou só com importação de planilha. Tende a ficar mais perto do valor de partida, que começa em R$ 5.000 por projeto.
• Intermediário: dois ou três processos ligados, perfis de acesso diferentes, um painel de indicadores e uma integração com ERP ou CRM.
• Amplo: vários setores, área para cliente ou parceiro, várias integrações, fluxos de aprovação e migração de dados antigos.

Se o seu projeto está no perfil amplo, considere dividir em fases. A primeira fase resolve o processo que mais dói e já entra em uso. As próximas aproveitam o que a operação ensinou, e você decide cada uma com o sistema funcionando.

Quais custos continuam depois que o sistema fica pronto?

Além do projeto de desenvolvimento, alguns custos acompanham o sistema enquanto ele estiver no ar, e a maioria é paga direto aos fornecedores:

Na conta do ano, a linha de suporte é a única que vem da AD PRO: plano mensal de manutenção ou de evolução, ou hora técnica avulsa com desenvolvedor (R$ 250 a hora). Os valores do projeto variam conforme escopo e complexidade, e mensalidades de plataformas externas, servidores e taxas de terceiros não entram no preço.

Como pedir um orçamento de sistema que dá para comparar?

Orçamentos só são comparáveis quando partem do mesmo escopo. Mande o mesmo documento para todo fornecedor que consultar e peça que cada um diga o que ficou fora do valor. O checklist abaixo cabe em uma página e cobre as perguntas mais comuns de um levantamento:

CHECKLIST DE ESCOPO PARA ORÇAMENTO DE SISTEMA
1. Problema: o que acontece hoje que você quer que pare de acontecer?
2. Processo: o caminho de um pedido ou solicitação, do começo ao fim
3. Usuários: quais perfis usam e quantas pessoas em cada um
4. Telas: o que cada perfil precisa ver e fazer
5. Regras: aprovações, cálculos, bloqueios e exceções, em frases simples
6. Integrações: nome de cada sistema e se ele tem API documentada
7. Dados antigos: o que precisa vir das planilhas e o que pode ficar
8. Acesso externo: cliente ou parceiro vai entrar no sistema?
9. Relatórios: os números que o gestor quer ver sem montar à mão
10. Prioridade: o que entra na primeira versão e o que pode esperar
11. Responsável: quem do seu lado valida o desenho e testa

Como saber se o investimento se paga?

Num sistema, o retorno raramente vem de uma tarefa só. Ele vem da soma do que deixa de acontecer em vários pontos do processo. Antes de fazer a conta, liste esses pontos:

• Retrabalho: horas gastas por mês conferindo, consolidando e corrigindo planilhas.
• Erro com custo: pedido duplicado, desconto fora da regra, cobrança esquecida.
• Espera: aprovação ou informação parada, atrasando cliente ou faturamento.
• Dependência de pessoas: o que trava quando quem sabe onde está cada coisa sai de férias.

Exemplo fictício: uma empresa de manutenção predial controla ordens de serviço em três planilhas e perde, por mês, algumas horas de coordenação e uma ou duas visitas remarcadas por informação desencontrada. Dê um valor em reais a cada item da lista, some, desconte o custo recorrente do sistema e compare com o valor do projeto. Se a sua dor é uma tarefa isolada, a fórmula passo a passo está em quanto custa uma automação.

Existe alternativa mais barata que um sistema completo?

Existe, e vale considerar antes. Nem toda dor de planilha pede um sistema novo:

• Automação: se o problema é copiar dado de um lugar para outro ou mandar avisos, um fluxo de automação com n8n começa em R$ 1.500 por fluxo.
• Integração: se as ferramentas já existem e só não conversam, a integração com ERP começa em R$ 3.000 e evita digitação dupla.
• Software pronto bem implantado: no comercial, um CRM resolve muito do que parece pedir sistema próprio. Os planos de implementação da AD PRO juntam CRM, IA e automação: Start (R$ 2.250), Growth (R$ 5.250), Scale (R$ 10.500) e Enterprise (a partir de R$ 15.000).

A decisão entre desenvolver e assinar está detalhada em sistema próprio ou SaaS. Se o que você quer é enxergar os números de vendas, comece por um dashboard de vendas dentro do CRM. Se a decisão já está tomada, a página de desenvolvimento de sistema personalizado mostra as nove entregas do serviço.

Erros que encarecem um sistema sem você perceber

• Mudar a regra depois que a tela foi construída.
• Pedir relatório de tudo, em vez dos poucos números que orientam decisão.
• Deixar a integração para depois e descobrir que o outro sistema não tem API.
• Não reservar tempo do time para testar com casos reais.
• Esquecer de orçar servidor, domínio e serviços de terceiros no ano.

Todos os serviços com preço publicado estão reunidos em serviços da AD PRO.