Automação do WhatsApp da clínica: triagem, agenda e retorno sem sobrecarregar a recepção

Esta página é para a clínica que quer contratar a montagem. O funil de pacientes e os modelos de confirmação de consulta estão em CRM para clínicas (CRM de vendas e relacionamento, não o Conselho Regional de Medicina). O guia do robô que marca horário está em chatbot de agendamento no WhatsApp. Aqui: o que a AD PRO entrega, o que a clínica precisa mandar e quanto custa.

Quais automações a AD PRO liga no WhatsApp de uma clínica?

Triagem, pedido de horário, confirmação, retorno e reativação de quem faltou são as que mais aliviam a recepção. Cada uma nasce de um gatilho do funil no DataCrazy e tem um plano de partida.

O Start cobre até 3 fluxos e o Growth até 5, então a clínica escolhe por onde começar. Um começo comum é triagem e retorno no Start, com a confirmação entrando no Growth. Para reduzir faltas depois que o horário está marcado, veja como reduzir faltas em agendamentos.

O que nunca deve ficar automático numa clínica?

Tudo o que é decisão clínica ou pede acolhimento. O robô organiza a jornada; diagnóstico, orientação de saúde e urgência ficam com a equipe da clínica.

• Dúvida de saúde e resultado de exame: o chatbot para clínica responde onde, quando e como, nunca o que o paciente tem.
• Urgência: a mensagem orienta procurar atendimento de emergência e avisa a equipe na hora.
• Reclamação: a Crazy IA lê o sentimento da conversa e manda para uma pessoa.
• Campo aberto para queixa: a triagem usa lista fechada de especialidade, para ninguém escrever informação clínica no CRM.

Pela LGPD (Lei 13.709/2018, art. 5º, II), dado referente à saúde é dado pessoal sensível. Por isso a automação guarda só o necessário para agendar, e o prontuário continua no sistema clínico. Os cuidados de dados no CRM estão em LGPD no CRM.

O que a clínica precisa mandar para começar?

Seis itens, de preferência antes do diagnóstico. Com eles, o desenho sai na primeira reunião, e não na terceira.

1. Lista de especialidades, profissionais e unidades, do jeito que o paciente pede.
2. Convênios aceitos e regra do particular.
3. Onde a agenda vive hoje: sistema da clínica, planilha ou caderno.
4. As 10 perguntas que mais chegam no WhatsApp, copiadas das conversas.
5. Quem atende de manhã, à tarde e no sábado, e quem cuida das exceções.
6. O que acontece depois da consulta: retorno, exame, pacote de sessões.

TRIAGEM DO PACIENTE NO WHATSAPP

1. Abertura
"Olá, {{nome}}! Aqui é o atendimento automático da Clínica Ponte Alta. Em poucos passos eu encaminho seu pedido. Para falar com a recepção, escreva RECEPÇÃO."

2. Assunto
"Como posso ajudar?
1) Marcar consulta
2) Remarcar ou cancelar
3) Resultado ou documento
4) Outro assunto"

3. Especialidade (se 1)
"Qual especialidade?
1) Clínica geral  2) Cardiologia  3) Dermatologia  4) Pediatria"

4. Atendimento
"Vai usar convênio ou particular? Se convênio, qual?"

5. Preferência
"Qual unidade e período ficam melhor: manhã ou tarde?"

6. Encerramento
"Obrigado, {{nome}}. A recepção confirma o horário em até {{prazo}} dentro do expediente ({{horario}})."

PASSA PARA A RECEPÇÃO NA HORA
- opção 3 ou 4
- escreveu RECEPÇÃO
- palavras de urgência: falta de ar, dor no peito, sangramento → "Procure o pronto atendimento mais próximo ou ligue 192." + aviso à equipe

REGRA: o roteiro nunca pergunta sintoma nem motivo da consulta.

Como é o projeto, do diagnóstico ao treinamento?

São cinco etapas, e o prazo total segue o plano: 7 dias úteis no Start, 15 no Growth e 30 no Scale. A recepção participa do começo ao fim, porque é ela que vai usar.

1. 1
   Diagnóstico

   Conversa gratuita de 30 minutos e leitura das perguntas reais da recepção. Saem os fluxos prioritários e o plano.

2. 2
   Desenho

   Funil de pacientes, roteiro de triagem, regra de passagem, textos de confirmação e retorno. A clínica aprova cada mensagem.

3. 3
   Implementação

   WhatsApp e Instagram da recepção no multiatendimento do DataCrazy, com fila e SLA, automações por etapa e templates para os lembretes. Ligação com a agenda por webhook, API REST ou n8n quando o sistema permite.

4. 4
   Testes

   Simulamos paciente novo, remarcação, convênio não aceito, mensagem de urgência e conversa no sábado.

5. 5
   Treinamento

   Recepção da manhã e da tarde aprendem a fila, as exceções e o que o sistema faz sozinho. Depois vem a sustentação do plano.

Montar sozinho ou contratar: qual caminho cabe na clínica?

Depende do tamanho da recepção e de onde a agenda vive. Consultório com uma secretária resolve sozinho por um tempo; clínica com várias pessoas no mesmo número ganha com o projeto.

Se a ideia é uma atendente virtual que responde e agenda com IA, a página própria é secretária virtual no WhatsApp.

Quanto custa a automação de WhatsApp para clínica?

A implementação da AD PRO custa R$ 2.250 no Start, R$ 5.250 no Growth e R$ 10.500 no Scale, com Enterprise a partir de R$ 15.000 para redes. Somam-se o plano do DataCrazy, a partir de R$ 297 por mês (site oficial, 20/10/2026), e as mensagens da Meta.

Na clínica, a linha da Meta depende de quantos lembretes saem depois que a janela de atendimento fecha: eles usam modelo de utilidade aprovado. A Meta cobra por mensagem de modelo; confira a tabela oficial. Quem também quer avisar a base inteira de uma vez trata isso como campanha, em lembrete de consulta no WhatsApp. A conta completa das três camadas está em quanto custa automação de WhatsApp.