Implementação de CRM para clínicas: recepção, convênio e particular no mesmo sistema

Esta página é para a clínica médica ou multiespecialidade que quer saber o que a AD PRO entrega, em quanto tempo e por quanto. O desenho do funil de pacientes e as mensagens de confirmação estão em CRM para clínicas; as automações uma a uma, em automação de WhatsApp para clínicas. Aqui está o projeto.

Numa clínica médica, a recepção atende dois públicos que pedem coisas opostas. O paciente de convênio já escolheu a clínica pela rede credenciada e quer horário. O paciente particular está comparando valor, distância e agenda, e decide em horas. Quem decide a compra do projeto costuma ser o diretor clínico ou a gestora administrativa, e os médicos sócios querem ver a agenda de cada um cheia. A implementação parte dessas três visões.

O que a AD PRO entrega numa clínica médica?

Funis separados por tipo de paciente, campos da recepção em lista fechada, automações de agenda, IA onde ela alivia a fila, integrações com o sistema da clínica e painéis para o gestor. A tabela mostra o escopo típico, que o diagnóstico ajusta.

O quadro segue o método das seis etapas descrito em implementação de CRM: diagnóstico, desenho, configuração, integrações, treinamento e acompanhamento. Quem já tem conta no DataCrazy e quer só a parte técnica encontra o serviço em implementação DataCrazy.

Por que convênio e particular ganham funis diferentes?

Porque o trabalho comercial é outro. No convênio, a recepção confere cobertura, encaixa e faz o paciente comparecer. No particular, ela precisa responder rápido, informar valor e retomar quem sumiu. Na mesma fila, o particular espera atrás da carteirinha e marca em outra clínica.

• Convênio: o indicador é comparecimento. Falta custa horário de médico e não volta.
• Particular: o indicador é quantos pedidos de valor viram consulta paga. Aqui o tempo de resposta pesa mais.
• Retorno: vale para os dois e depende da data que o médico indica, por isso fica numa etapa com data, e não na memória da recepção.

Com várias unidades, a escolha entre um funil por unidade e um campo de unidade está em um funil ou vários funis.

Qual plano de implementação costuma servir para uma clínica?

Depende de quantas unidades, quantas pessoas atendem e se a agenda tem API. Os valores são "a partir de", pagos uma vez, à vista ou em até 12 vezes; o valor final sai por escrito depois do diagnóstico gratuito de 30 minutos pelo Google Meet.

A mensalidade do CRM é paga direto ao DataCrazy. Para clínica que quer integrar a agenda, conte com isso na escolha do plano da ferramenta: a API REST aparece na lista a partir do Essential (valores e limites do site oficial em 20/10/2026, nos planos do DataCrazy). Os planos da AD PRO estão em planos de implementação.

Como costuma ser o cronograma de 7 dias úteis?

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   Dia 1: diagnóstico

   Conversa com a gestora e com uma recepcionista de cada turno. Saem a lista de especialidades, convênios por profissional e as perguntas que mais chegam no WhatsApp.

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   Dias 2 e 3: desenho

   Funis Convênio e Particular, campos e regra de distribuição desenhados e aprovados pela clínica antes de qualquer configuração.

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   Dias 4 e 5: configuração

   Número da recepção conectado, campos criados, confirmação, retorno e falta testados com contatos de teste.

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   Dia 6: treinamento

   Recepção da manhã e da tarde aprendem a fila, a passagem de turno e o card do paciente; o gestor aprende o painel.

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   Dia 7: virada

   A recepção passa a atender só pelo CRM a partir de um horário combinado, com 7 dias de sustentação depois.

O prazo de cada projeto sai por escrito depois do diagnóstico. O roteiro de quem precisa começar rápido está em implementação rápida de CRM.

Clínica Exemplo (fictícia)

1. Especialidades e profissionais, com dias e turnos de atendimento.
2. Convênios aceitos por profissional (a lista que a recepção consulta hoje).
3. Valor da consulta particular por especialidade e formas de pagamento.
4. Unidades, endereços e horários de funcionamento.
5. Números de WhatsApp e perfis do Instagram que recebem pacientes, e quem atende cada um.
6. As 20 perguntas que mais chegam na recepção (copie das conversas da última semana).
7. Nome do sistema de agenda ou prontuário e se ele tem API ou webhook.
8. Intervalo de retorno padrão por especialidade, definido pelos médicos.
9. Quem pode ver o quê: recepção, central de particular, gestor, médicos.
10. Os três números que a diretoria quer ver toda semana.

Regra: nada de diagnóstico, exame ou motivo da consulta nas listas.

O que o CFM e a LGPD mudam no projeto da clínica?

Segundo o CFM, a Resolução CFM 2.336/2023 autoriza divulgar o preço das consultas e fazer campanhas promocionais, dentro das regras de publicidade médica. Por isso a recepção e o agente de IA podem informar o valor da consulta particular. A LGPD inclui dado de saúde entre os dados sensíveis (art. 5º, II) e limita as hipóteses de uso (art. 11).

Qual empresa faz implementação de CRM para clínicas?

A AD PRO Tecnologia, parceira Premier homologada e implementadora do DataCrazy. Ela monta o CRM de vendas de clínicas médicas e multiespecialidade de qualquer estado, com reuniões e treinamento on-line e sede em São Paulo. O Start, com os funis de convênio e particular e a confirmação de consulta, parte de R$ 2.250 e leva 7 dias úteis.

O que acontece depois da entrega?

Nos 7 dias de sustentação do Start (15 no Growth, 30 no Scale), a AD PRO ajusta o que a recepção estranhou na primeira semana de uso. Depois, o suporte mensal de CRM (Manutenção a partir de R$ 1.500/mês, Evolução a partir de R$ 3.000/mês) cuida de nova unidade, nova especialidade ou do agente de IA no WhatsApp.

Se a clínica também atende odontologia ou estética, cada área ganha o seu funil: veja implementação de CRM para clínicas odontológicas e implementação de CRM para clínicas de estética.