Neste conteúdo (9 partes)
Todo gestor comercial conhece a segunda-feira em que precisa mandar o relatório e não sabe por onde começar. O resultado costuma ser um de dois extremos: uma planilha com quarenta colunas que ninguém lê ou uma mensagem de três linhas que não diz nada. O modelo desta página fica no meio: uma página, sempre o mesmo formato, para que quem lê compare uma semana com a outra em trinta segundos.
Como é o relatório de vendas semanal de uma página?
Ele tem cinco números fixos, três destaques, dois riscos e um pedido. Copie o modelo, troque os colchetes e mande sempre no mesmo dia e horário.
RELATÓRIO COMERCIAL | Semana de [DATA] a [DATA] | Responsável: [NOME]
1. OS CINCO NÚMEROS DA SEMANA
(1) Vendas fechadas: R$ [VALOR] em [N] vendas | Semana anterior: R$ [VALOR]
Acumulado do mês: R$ [VALOR] de R$ [META] | Ritmo esperado hoje: R$ [VALOR]
(2) Novas oportunidades criadas: [N] | Semana anterior: [N]
(3) Taxa de fechamento (fechadas ÷ decididas): [N] em cada 100 | Semana anterior: [N] em cada 100
(4) Valor em aberto nas etapas finais (proposta e negociação): R$ [VALOR]
(5) Tempo médio da primeira resposta: [N] min | Semana anterior: [N] min
2. TRÊS DESTAQUES (o que deu certo e por quê)
- [Destaque 1: fato + causa em uma frase]
- [Destaque 2]
- [Destaque 3]
3. DOIS RISCOS (o que pode comprometer o mês)
- [Risco 1: o que é, quanto vale em R$, quando se decide]
- [Risco 2]
4. UM PEDIDO (o que preciso da diretoria)
- [Pedido objetivo: decisão, verba, pessoa ou prazo + data limite]
5. PRÓXIMA SEMANA (até três ações com dono)
- [Ação] | [Dono] | [Prazo]De onde sai cada um dos cinco números?
Todos saem do funil do CRM, sem digitação manual. A tabela mostra o que filtrar para cada um, para o relatório ser repetível por qualquer pessoa da equipe.
| Número | Como chegar nele no CRM | Cuidado |
|---|---|---|
| Vendas fechadas e acumulado do mês | Oportunidades ganhas com data de fechamento na semana, e no mês | Conferir se todas têm valor preenchido |
| Novas oportunidades | Oportunidades criadas na semana, em todas as origens | Não contar duplicatas nem testes |
| Taxa de fechamento | Ganhas ÷ (ganhas + perdidas) na semana | Não incluir oportunidades ainda abertas |
| Valor em aberto nas etapas finais | Soma do valor das oportunidades em proposta e negociação | Tirar as que não têm movimento há semanas |
| Tempo da primeira resposta | Média do tempo entre a entrada do lead e a primeira resposta | Separar horário comercial do fora do horário |
A leitura de tempo de resposta tem uma página própria, com metas e rotinas: tempo de primeira resposta. E o motivo pelo qual as vendas se perdem entra no relatório como risco quando você registra os motivos de perda.
Como fica o relatório preenchido na prática?
A Tintas Horizonte é uma empresa fictícia, distribuidora de tintas com três vendedores e uma meta mensal de R$ 180.000. Os números são inventados, só para mostrar o tom e o nível de detalhe.
RELATÓRIO COMERCIAL | Semana 3 do mês | Responsável: Marcela (gestora comercial)
1. OS CINCO NÚMEROS DA SEMANA
(1) Vendas fechadas: R$ 46.300 em 9 vendas | Semana anterior: R$ 38.900
Acumulado do mês: R$ 118.400 de R$ 180.000 | Ritmo esperado hoje: R$ 135.000
(2) Novas oportunidades criadas: 31 | Semana anterior: 38
(3) Taxa de fechamento: cerca de 38 em cada 100 (9 de 24 decididas) | Semana anterior: 41 em cada 100
(4) Valor em aberto nas etapas finais: R$ 212.000
(5) Tempo médio da primeira resposta: 11 min | Semana anterior: 7 min
2. TRÊS DESTAQUES
- Obra de condomínio de R$ 14.800 fechada em duas visitas, depois de o vendedor mandar a amostra no mesmo dia do pedido.
- Os pedidos por indicação de pintores responderam por 5 das 9 vendas.
- A linha de impermeabilizantes vendeu mais do que na semana anterior.
3. DOIS RISCOS
- Estamos R$ 16.600 abaixo do ritmo. Para fechar o mês, precisamos de R$ 61.600 em 7 dias úteis, e o valor em aberto cobre isso, mas só se a negociação de R$ 38.000 com a construtora for decidida até quinta.
- O tempo de resposta subiu de 7 para 11 minutos desde que o canal de anúncios passou a trazer mais conversas à tarde.
4. UM PEDIDO
- Autorizar um atendente de apoio no período da tarde até o fim do mês, decisão até terça.
5. PRÓXIMA SEMANA
- Fechar a negociação da construtora | Rafael | quinta
- Retomar as 12 propostas sem resposta há mais de 5 dias | Bia | quarta
- Redistribuir a fila de anúncios da tarde | Marcela | segundaComo escrever destaques, riscos e pedido sem enrolar?
Cada item tem uma fórmula curta. O destaque diz o fato e a causa. O risco diz o que é, quanto vale e quando se decide. O pedido diz o que precisa, de quem e até quando.
| Parte | Fórmula | Fraco | Forte |
|---|---|---|---|
| Destaque | Fato + causa | Boa semana de indicações | 5 das 9 vendas vieram de indicação de pintores, que passaram a receber retorno em até uma hora |
| Risco | O que + valor + data de decisão | Algumas negociações estão paradas | R$ 38.000 com a construtora, decisão prevista até quinta |
| Pedido | O que + de quem + até quando | Precisamos de mais apoio | Um atendente à tarde até o fim do mês, decisão da diretoria até terça |
Qual é a rotina de 20 minutos para montar o relatório?
- 1Abra o painel do funil (5 min)
Anote os cinco números e a variação contra a semana anterior. Se algum valor parecer estranho, abra a lista de oportunidades por trás dele antes de escrever.
- 2Limpe o que está parado (3 min)
Oportunidades sem movimento mudam o valor em aberto. Atualize a etapa ou marque a perda com o motivo.
- 3Escolha os três destaques (4 min)
Procure o que mudou de verdade: uma origem que cresceu, um vendedor que fechou o que estava parado, uma etapa que andou.
- 4Liste os dois riscos com valor e data (4 min)
Os maiores valores em aberto e as datas previstas costumam apontar os dois riscos.
- 5Escreva o pedido e as ações (4 min)
Um pedido só, para ser respondido. As ações da próxima semana têm dono e prazo.
O relatório da diretoria é o mesmo que o do time?
Os números são os mesmos, a ênfase muda. A diretoria lê o resultado, os riscos e o pedido. O time lê os destaques, as ações e a posição de cada um. Use a mesma base e corte o que não interessa a cada público.
- Para a diretoria: abra com o acumulado contra a meta e o ritmo esperado, depois riscos e pedido. Evite detalhar o dia a dia dos vendedores.
- Para o time: destaque o que funcionou e quem fez, e deixe claras as ações da semana. Nada de expor pessoas em lista de pior para melhor.
- Para o mês fechado: some as quatro semanas e acrescente a leitura de metas e previsão. A base está em previsão de vendas.
O que fazer em semana de feriado ou de fechamento de mês?
Mantenha o mesmo formato e acrescente uma linha de contexto no topo. Semana curta compara mal com semana cheia, então mostre também a média por dia útil: vendas da semana ÷ dias úteis. Na semana de fechamento, some as quatro semanas, compare o mês com a meta e com o mês anterior e use o espaço dos destaques para o que o mês ensinou.
Se a equipe é pequena, com dois ou três vendedores, os números oscilam mais. Nesse caso, acrescente a média das últimas quatro semanas ao lado de cada número: ela evita reagir a uma semana ruim que foi só acaso e a comemorar uma boa que foi só sorte.
Quais erros tornam o relatório inútil?
- Vários números novos a cada semana: sem série, não há comparação. Mantenha os cinco.
- Número sem leitura: “Taxa de fechamento: 38 em cada 100” não diz nada sem a semana anterior e uma frase de explicação.
- Destaque genérico: “boa semana” não ajuda ninguém a repetir. Diga o que causou.
- Risco sem valor nem data: o leitor não consegue priorizar.
- Pedido escondido no meio do texto: um pedido por relatório, sempre em seção própria.
- Digitar dados à mão: erros de soma e dados velhos. Tire os números do CRM e confira só os que parecem estranhos.
O painel e o relatório se complementam. O painel mostra tudo, sempre. O relatório escolhe o que importa e conta a história. Veja o que um painel comercial deve trazer em dashboard de vendas.
Perguntas frequentes
O que colocar em um relatório de vendas semanal?
Cinco números fixos (vendas fechadas com o acumulado contra a meta, novas oportunidades, taxa de fechamento, valor em aberto nas etapas finais e tempo de primeira resposta), três destaques, dois riscos e um pedido.
Qual o melhor dia para enviar o relatório de vendas?
Aquele em que os números da semana já estão fechados e ainda há tempo de agir, normalmente a segunda-feira cedo. O importante é a regularidade: mesmo dia e mesmo horário.
Como fazer um relatório de vendas para a diretoria?
Comece pelo acumulado contra a meta e o ritmo esperado, depois mostre dois riscos com valor e data e termine com um pedido objetivo. Detalhes por vendedor só entram quando a diretoria perguntar.
O relatório de vendas precisa ser em planilha ou em PowerPoint?
Nenhum dos dois é obrigatório. Uma página de texto, enviada por e-mail ou mensagem, com os cinco números no topo, funciona melhor do que uma apresentação. O que importa é o formato ser sempre o mesmo.
Qual a diferença entre relatório e dashboard de vendas?
O dashboard mostra os números atualizados a qualquer hora. O relatório escolhe o que importa na semana, explica as causas e pede decisões. Um não substitui o outro.
Como automatizar o relatório de vendas semanal?
Automatize a coleta dos números, buscando-os direto do CRM, e deixe a escrita dos destaques, riscos e pedido para a pessoa. Um painel bem montado já resolve a primeira parte.