Disparo em massa agendado: a campanha sai no dia e na hora em que seu time está pronto

Por que agendar o disparo em vez de enviar na hora?

Disparo bom é o que chega quando alguém pode responder dos dois lados. Do lado do cliente, a mensagem precisa encontrar a pessoa num momento em que ela lê. Do lado da empresa, precisa encontrar o time com escala montada, respostas prontas e estoque ou agenda para atender. Agendar é alinhar esses dois relógios.

• Dá tempo de aprovar o template. Modelo novo passa pela revisão da Meta, que pode levar até 24 horas. Quem dispara "agora" com template novo descobre isso tarde.
• Dá tempo de testar com calma. O teste em números reais e a sua aprovação acontecem antes, sem pressa no dia da campanha.
• Casa com a oferta. A promoção começa às 9h? A mensagem sai às 9h, não na véspera, quando o link ainda não funciona.
• Casa com a escala. O envio pode ser planejado para o turno em que a equipe está completa.
• Casa com o calendário. Datas comerciais, viradas de mês e eventos têm hora certa; veja o calendário de campanhas no WhatsApp.

Com quanta antecedência você precisa pedir o disparo?

O prazo depende de duas coisas: se o template já existe e quanto ajuste a copy precisa. Campanha enviada em dia útil é analisada pela AD PRO no mesmo dia útil. A partir daí, a linha do tempo de um disparo agendado é esta:

Folga é seguro barato: pedir com alguns dias úteis de antecedência deixa espaço para uma segunda rodada de teste, se a arte cortar mal ou o texto precisar de ajuste. Template já aprovado e reutilizado encurta o caminho, porque a etapa da Meta não se repete. Os prazos de revisão estão em aprovação de template no WhatsApp.

Como escolher o dia e o horário do disparo?

Não existe horário mágico que vale para toda base. O melhor horário é o da sua base, e ele aparece nos seus próprios dados: quando os clientes costumam responder no WhatsApp, quando compram no site, quando ligam para a loja. O método para descobrir está em melhor horário para enviar mensagem no WhatsApp.

Há um motivo técnico para levar o horário a sério. A Meta ajusta quantas mensagens de marketing cada pessoa recebe conforme o quanto ela lê. Mandar quando a base está acordada e disponível ajuda a leitura, e leitura baixa pode fazer a Meta pausar o template. Na prática, algumas perguntas ajudam a decidir:

1. O seu público é empresa ou pessoa física? Venda para empresas tende a funcionar em horário comercial; varejo pode olhar para o horário de folga do cliente.
2. Quando o seu time atende? Nunca agende para um horário em que ninguém vai responder. Resposta sem retorno vira reclamação.
3. A oferta tem hora para começar ou acabar? O disparo acompanha a abertura da oferta, não o contrário.
4. A base está em estados com fuso diferente? Lotes por região podem sair em horários diferentes.
5. Já houve campanha antes? O relatório da última e as respostas no seu CRM mostram que horário funcionou.

Como combinar o disparo agendado com o time que vai atender?

Quando o cliente responde, abre-se a janela de 24 horas do WhatsApp, em que a empresa pode responder com mensagem livre, sem template, conforme a política da Meta (veja a janela de 24 horas do WhatsApp). É nesse intervalo que o disparo vira venda. O time precisa saber, antes do envio, exatamente o que vai acontecer.

CAMPANHA: [nome da campanha]
OBJETIVO: [o que queremos que o cliente faça]
DATA E HORA DO PRIMEIRO LOTE: [dd/mm, hh:mm]
LOTES SEGUINTES: [horários previstos]

PARA ONDE VÃO AS RESPOSTAS: [time comercial / CRM / fluxo combinado]
QUEM ATENDE: [nomes e turnos]
RESPONSÁVEL PELA CAMPANHA NO DIA: [nome e telefone]

RESPOSTAS PRONTAS:
1. Preço e condições: [texto]
2. Prazo de entrega ou agenda: [texto]
3. Formas de pagamento: [texto]
4. "Quem é você?": [texto que apresenta a empresa]
5. Pedido para sair: tirar da lista e confirmar ao cliente

META DE RETORNO: responder cada conversa em até [x] minutos
SE A RESPOSTA FICAR ACIMA DA CAPACIDADE: avisar [nome] para alinhar o ritmo dos próximos lotes

Informe à AD PRO quantas conversas o time aguenta por hora, para combinar o ritmo dos lotes. Um time de três pessoas não deveria receber a resposta de 50 mil contatos de uma vez; os lotes se espalham pelo dia para a fila andar. O guia sobre respostas do disparo em massa detalha filas, roteiros e prazo de retorno.

Dá para dividir o agendamento em vários horários ou dias?

Dá, e em muitos casos é o melhor desenho. O envio já é feito em lotes, então cada lote pode ter seu horário: um segmento de manhã, outro à tarde, uma região num dia e outra no seguinte. Três formatos comuns:

• Por segmento: clientes ativos no primeiro horário, inativos depois, com mensagem própria para cada grupo.
• Por região: cada estado ou cidade no horário que faz sentido para a loja ou o time local.
• Por capacidade: lotes do tamanho que o atendimento aguenta, espalhados ao longo do dia ou da semana.

Em campanha recorrente, o portal de disparos guarda templates reutilizáveis: você cria a demanda nova, troca só a base e escolhe a próxima data. Veja como o portal de disparos organiza isso, e como funciona o disparo em lotes.

O que pode atrasar um disparo agendado?

• Template reprovado pela Meta. Copy com variável no início ou no fim, ou com pedido de dado sensível, volta para ajuste. Veja os motivos em template reprovado no WhatsApp.
• Teste sem aprovação a tempo. O disparo só sai com o seu ok; deixe alguém responsável por aprovar.
• Base incompleta ou em formato misturado. Coluna de telefone sem DDD ou com texto no meio exige tratamento extra.
• Criativo fora do padrão. Vídeo acima de 16 MB ou imagem fora de JPEG e PNG não sobem no template.
• Oferta que mudou na véspera. Preço ou condição nova significa copy nova, e às vezes template novo.

Sobre a base: a regra de opt-in não muda com o agendamento. Você confirma que os contatos autorizaram receber mensagens da sua empresa, e a AD PRO trata a base e orienta sobre opt-in e pedidos de saída antes do envio.