Integração de WhatsApp com sistema: o seu ERP avisando o cliente na hora certa

O pedido foi faturado no ERP às duas da tarde. O cliente só soube no dia seguinte, quando ligou para perguntar. A informação existia, mas estava presa no sistema. Integrar o WhatsApp ao sistema é dar a essa informação um caminho até o celular do cliente, no momento em que ela nasce.

O que é integração de WhatsApp com sistema?

Integração de WhatsApp com sistema é a conexão entre o software da empresa, seja um ERP, um sistema próprio ou uma loja virtual, e a API oficial do WhatsApp. Com ela, um evento no sistema dispara uma mensagem para o cliente, e a resposta do cliente volta para o sistema ou para o time de atendimento. Ninguém precisa abrir o celular, procurar o número e digitar.

É diferente de atender clientes pelo WhatsApp e diferente de fazer campanha. Aqui o assunto é mensagem transacional: aviso de pedido, cobrança, confirmação de agenda, código de acesso. O atendimento com caixa de entrada e funil fica no CRM, e a campanha para a base fica no disparo em massa. Para entender a base técnica, veja a página sobre a API oficial do WhatsApp.

O que o sistema pode enviar e receber pelo WhatsApp?

A categoria final de cada template é definida na aprovação pela Meta, conforme o texto. O guia de categorias de template do WhatsApp explica a diferença entre elas.

Quais regras da Meta valem para mensagens enviadas pelo sistema?

A integração usa a plataforma oficial do WhatsApp para empresas, e ela tem regras próprias. Três delas definem o desenho do projeto.

• Consentimento. A empresa só pode enviar mensagem para quem informou o número e aceitou receber. O aceite precisa ficar guardado, e o sistema deve consultar essa informação antes de enviar. Veja como fazer o registro de consentimento.
• Template fora da janela. Quando o cliente escreve para a empresa, abre-se uma janela de atendimento de 24 horas. Dentro dela, a empresa pode responder com texto livre. Fora dela, só é possível enviar mensagem por template.
• Categorias. Os templates são classificados em marketing, utilidade e autenticação. A categoria influencia a cobrança feita pela Meta e as regras de envio.

Essas regras são da Meta e podem mudar. As fontes oficiais estão no fim da página, conferidas na data de atualização. Os valores cobrados pela Meta por mensagem não fazem parte do serviço da AD PRO e são pagos pela sua empresa.

Como a integração funciona por dentro?

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   O evento acontece

   O sistema muda um status: pedido faturado, boleto gerado, horário marcado.

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   O sistema avisa

   Ele chama a integração por webhook ou é consultado em intervalos, quando não consegue avisar sozinho.

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   A regra decide

   O fluxo confere se o cliente tem consentimento, se o número é válido e qual template usar.

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   A mensagem sai

   O template aprovado recebe as variáveis do evento, como nome e número do pedido, e é enviado pela API oficial.

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   O status volta

   A API informa se a mensagem foi entregue e lida, pelo webhook do WhatsApp API, e o sistema registra.

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   A resposta tem destino

   Se o cliente responde, a conversa vai para o atendimento ou para um agente de IA, com o contexto do evento.

O que a sua empresa precisa ter antes de começar?

• Um número dedicado à API oficial e a conta da empresa na Meta. Se ainda não tem, veja como conseguir a API oficial do WhatsApp.
• Um sistema com alguma forma de integração: API, webhook, acesso ao banco de dados ou exportação.
• O aceite do cliente registrado no cadastro.
• A lista de eventos que devem virar mensagem, com o texto de cada uma.
• Alguém definido para receber as respostas.

EVENTOS PARA INTEGRAR (uma linha por evento)
Evento no sistema: (ex.: pedido faturado)
Sistema de origem e como ele avisa: (API, webhook, banco, exportação)
Quem recebe a mensagem: (cliente, responsável, vendedor)
Texto da mensagem, com as variáveis entre chaves:
Botões, se houver:
O cliente pode responder? Para onde vai a resposta?
Onde está registrado o consentimento:
O que gravar de volta no sistema: (enviado, entregue, lido, respondido)
O que fazer se o envio falhar:

Quem faz integração de WhatsApp com ERP ou sistema próprio?

A AD PRO Tecnologia faz integração de WhatsApp com sistema para empresas de todo o Brasil, com atendimento on-line a partir de São Paulo. Ela liga o ERP ou o sistema próprio à API oficial, cuida dos templates e do registro de consentimento e testa cada evento com você. A integração com ERP parte de R$ 3.000.

Quanto custa integrar o WhatsApp ao sistema?

O preço depende do tamanho da ligação. Um aviso simples, em que o sistema já entrega o evento pronto, entra como fluxo de automação, a partir de R$ 1.500 por fluxo. A integração com ERP, com leitura e gravação de dados nos dois sentidos, parte de R$ 3.000 e pode chegar a R$ 10.000 ou mais, conforme a API e as regras. Uma tela de conversas dentro do seu próprio sistema é projeto de sistema sob medida, a partir de R$ 5.000.

Os valores variam conforme escopo e complexidade. As mensagens cobradas pela Meta, a plataforma de acesso à API, servidores e outras mensalidades de terceiros não estão inclusas.

Cuidados para manter o número saudável

• Envie só o que o cliente espera receber. Aviso útil é bem-vindo; excesso leva a bloqueio e denúncia.
• Respeite o pedido de parar. Quem pede para sair precisa ser removido do envio.
• Não misture aviso com propaganda no mesmo template.
• Acompanhe a qualidade do número e os templates pausados.
• Tenha sempre uma pessoa ou um agente para responder a quem escreve de volta.

Como a integração conversa com o CRM, o agente de IA, o disparo e o time?

O aviso automático abre uma conversa. O que acontece depois depende das outras frentes.

• CRM. A resposta do cliente entra no histórico do contato, e o vendedor vê o pedido e a conversa no mesmo lugar. Para ligar os dois sistemas, veja integração CRM com ERP.
• Agente de IA. Quem responde ao aviso com uma dúvida pode ser atendido por um agente de IA no WhatsApp, que consulta o sistema e passa para uma pessoa quando precisa.
• Disparo em massa. O mesmo número e os mesmos cuidados servem para campanhas. A diferença é o gatilho: no disparo, a empresa escolhe a base e o momento. Veja o serviço de disparo em massa.
• Time comercial. Resposta com interesse de compra precisa de gente. Pode ser o seu time ou o da AD PRO, no atendimento comercial terceirizado.
• Automação e sistemas. Regras com exceção viram automação personalizada, e a ligação entre os demais sistemas segue por integração de sistemas via API.