CRM para clínica de vacinação: cada dose, reforço e campanha no tempo certo

A clínica de vacinas tem uma vantagem que quase nenhum outro negócio de saúde tem: ela sabe, no dia da aplicação, quando aquele paciente vai precisar voltar. O problema é que essa data fica no cartão de vacinação, na cabeça da mãe ou num sistema que ninguém consulta. O CRM de vendas (o sistema, não o Conselho Regional de Medicina) pega essa data e faz alguém lembrar na hora certa.

Como transformar doses e reforços em lembretes automáticos?

Registrando, no fechamento de cada atendimento, a próxima data prevista que a equipe de enfermagem definiu. O CRM não calcula esquema vacinal: ele só guarda a data informada e dispara o lembrete antes dela. Quatro tipos de lembrete cobrem a rotina.

Toda mensagem enviada depois de 24 horas da última resposta do paciente precisa de modelo aprovado pela Meta, regra explicada em janela de 24 horas do WhatsApp. Como escrever e aprovar esses modelos está em templates do WhatsApp API.

Quais campos criar, e o que muda quando o paciente é criança?

Poucos campos, e o responsável legal como contato principal quando o paciente é menor. A LGPD tem regra própria para dado de criança e adolescente, que deve ser tratado no melhor interesse deles (art. 14), e trata dado de saúde como sensível (art. 5º, II). Na prática, quem autoriza e recebe os lembretes é o responsável.

• Responsável legal: nome e telefone de quem recebe os lembretes da criança. O número do card é o do responsável.
• Autorizou lembretes: sim ou não, com a data do aceite. Sem sim, nenhum lembrete sai.
• Próxima data prevista: campo de data, preenchido pela recepção a partir do que a enfermagem anotou.
• Tipo de lembrete: lista fechada (dose do esquema, reforço anual, campanha). O nome da vacina fica no sistema clínico.
• Unidade e período preferido: para sugerir horário na resposta.

PRÓXIMA DOSE (7 dias antes)
Olá, {responsável}! Aqui é a {clínica}. A próxima dose de {primeiro nome do paciente} está prevista para {data}. Quer que eu reserve um horário? Responda SIM e mando as opções.

VÉSPERA (quem já agendou)
{responsável}, amanhã às {hora} é o horário de {primeiro nome} na {clínica}, {endereço}. Traga a caderneta de vacinação. Para remarcar, responda REMARCAR.

DOSE ATRASADA (uma vez só)
Olá, {responsável}. A dose de {primeiro nome} estava prevista para {data} e ainda não encontramos agendamento. Se já tomou em outro lugar, responda JÁ TOMEI e atualizamos aqui. Se quiser marcar, responda MARCAR.

REFORÇO ANUAL
Olá, {nome}! A vacina deste ano chegou na {clínica}. No ano passado você pediu para ser avisado. Quer escolher um horário? Responda SIM. Para não receber mais avisos, responda SAIR.

Como preparar a campanha da gripe antes de a vacina chegar?

Montando a lista de interesse semanas antes. Quando o lote chega, a clínica já sabe quem quer, quem tomou no ano anterior e quem prefere vacinar em casa ou na empresa. A campanha deixa de ser um disparo para todos e vira um aviso para quem pediu.

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   Abra a lista de interesse

   Post, site e recepção com a mesma pergunta: quer ser avisado quando a vacina chegar? Cada resposta vira card na etapa Interesse, com a autorização registrada.

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   Separe a base do ano anterior

   Quem tomou e autorizou aviso entra num segmento próprio. É o grupo com mais chance de voltar.

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   Aprove o modelo antes do lote

   O texto do aviso passa pela aprovação da Meta com antecedência, para não atrasar no dia.

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   Avise por ordem e com agenda aberta

   Primeiro a lista de interesse, depois a base do ano anterior, em lotes que a recepção consiga atender no mesmo dia.

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   Feche o ciclo

   Quem vacinou sai da lista; quem pediu SAIR nunca mais recebe aviso de campanha.

Parte das vacinas que a clínica oferece também está no Calendário Nacional de Vacinação do Ministério da Saúde, disponível na rede pública. A mensagem honesta não esconde isso: a clínica oferece horário, local e atendimento, e a pessoa escolhe. Para organizar a fila de avisos, veja lista de espera no WhatsApp e campanha de WhatsApp marketing.

Vacinação corporativa: como montar o funil para empresas?

Como uma venda entre empresas, separada do atendimento ao público. O RH pede proposta, a clínica levanta número de colaboradores, unidades e datas, e o fechamento vira um dia de vacinação com lista e escala. No ano seguinte, a renovação é a venda mais fácil da clínica, se alguém lembrar.

A Anvisa define na RDC 197/2017 os requisitos mínimos para o funcionamento dos serviços de vacinação humana. Antes de oferecer vacinação na sede da empresa, confira com a vigilância sanitária do seu município o que é exigido para vacinar fora da clínica. O CRM guarda a proposta e a data; quem foi vacinado fica no sistema clínico.

Que números mostram se o CRM está dando retorno?

Três, olhados uma vez por mês no BI do DataCrazy: quantos lembretes de dose viraram agendamento, quantos atrasados foram recuperados e quanto a vacinação corporativa renovou. O BI mostra conversão por origem e tempo em cada etapa.

• Lembrete que vira agenda: se poucos respondem SIM, revise o texto e o horário de envio antes de mandar mais mensagens.
• Dose atrasada recuperada: inclui quem respondeu JÁ TOMEI, que também atualiza a base.
• Renovação corporativa: empresas do ano anterior com proposta enviada até 60 dias antes da data.

Quanto custa montar o CRM da clínica de vacinas?

No DataCrazy, o Starter custa R$ 297 por mês, com 4 membros, 5 pipelines de 8 etapas, 5 mil leads e 8 automações, o bastante para uma unidade. Rede com várias unidades ou base maior vai para o Essential (R$ 460, 100 mil leads, 15 membros, 20 automações). Valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026, nos planos do DataCrazy; no anual, 28% de desconto.

A implementação do DataCrazy pela AD PRO é paga uma vez: o Start, a partir de R$ 2.250, configura funis, WhatsApp e até 3 fluxos automáticos; o Growth, a partir de R$ 5.250, soma lembretes e confirmações, distribuição e agente de IA nativo para o atendimento inicial. Detalhes nos planos da AD PRO. Clínicas que também fazem exames podem comparar com CRM para laboratórios.