CRM para odontologia que acompanha o paciente do orçamento ao retorno

Dor, orçamento adiado ou retorno: como a recepção separa?

O paciente de odontologia chega por três caminhos: a dor que não espera, o tratamento que ele adiou e agora quer resolver, e o retorno de rotina. Os três costumam começar no WhatsApp. 'Estou com dor, tem horário hoje?' é diferente de 'quanto custa um implante?', e os dois são diferentes de 'preciso remarcar a manutenção do aparelho'.

Quando tudo cai no mesmo celular da recepção sem ordem, a urgência espera junto com o orçamento, o plano de tratamento apresentado na avaliação fica sem retorno e o paciente de rotina só volta quando lembra sozinho. Os pontos de perda que mais aparecem:

• Mensagem de urgência respondida horas depois.
• Plano de tratamento com várias etapas apresentado e nunca acompanhado.
• Paciente de ortodontia que falta na manutenção e ninguém liga.
• Retorno periódico que depende da memória do paciente.
• Conversas com o dentista no celular pessoal dele, fora do alcance da recepção.

Urgência, implante e ortodontia: cada conversa no seu lugar

• Urgência: a recepção marca a conversa como urgente, numa regra que a AD PRO configura, para que ela seja atendida primeiro, com encaixe na agenda do dia quando possível.
• Pergunta de preço: implante, clareamento, aparelho, alinhador. A recepção explica que o valor depende da avaliação e agenda.
• Avaliação por especialidade: a conversa vai para quem atende ortodontia, implante, prótese ou clínica geral.
• Plano de tratamento: depois da avaliação, o plano e a condição de pagamento são enviados e o CRM mostra quem ainda não decidiu.
• Tratamento em várias consultas: cada consulta é confirmada, e a falta vira remarcação.
• Retorno periódico: na data que o dentista indicou, o paciente recebe o convite para voltar.

Avaliação, plano e tratamento: as colunas do consultório

O plano de tratamento é onde o consultório mais perde, por isso ganha coluna própria. O desenho de partida, ajustado às especialidades e à forma de pagamento de cada clínica:

Clínica que atende convênio odontológico e particular costuma ganhar um campo de forma de pagamento e, às vezes, funis separados, porque o caminho de aprovação muda. Ortodontia, com manutenção recorrente por meses, pode ter um funil próprio. Se a clínica também faz estética ou outras especialidades de saúde, veja o modelo geral em CRM para clínicas. O registro do motivo de quem não seguiu mostra se a perda é valor, parcelamento ou medo do procedimento. Veja como fazer em motivos de perda no CRM.

Odonto Exemplo (clínica fictícia)

7 dias depois de apresentar o plano:
"Olá, {{nome}}, aqui é {{recepcionista}}, da Odonto Exemplo. Ficou alguma dúvida sobre o plano que {{dentista}} explicou na avaliação?
Se ajudar, podemos rever a forma de pagamento ou começar pela etapa mais urgente."

Se a dúvida for o valor:
"Entendo. Temos {{condicao1}} ou {{condicao2}}. Quer que eu reserve um horário para conversar com o dentista?"

Se disser que vai esperar:
"Tudo bem. Posso te lembrar em {{prazo}}? Assim o acompanhamento não se perde."

Regra: a mensagem não descreve diagnóstico nem promete resultado.

Como o dentista entra na conversa sem usar o celular pessoal?

No multiatendimento do DataCrazy, a recepção atende o número da clínica e chama o dentista para a conversa quando é preciso explicar o plano. Tudo fica no card do paciente, e não na galeria de alguém.

A regra de quem recebe cada conversa, por especialidade ou por dentista, a AD PRO define na implementação. Veja como montar essa regra em distribuição automática de leads. Se o paciente não escreveu nas últimas 24 horas, o convite de retorno pela API oficial usa um modelo aprovado pela Meta. Entenda o que muda depois de 24 horas sem resposta.

Que automações reduzem plano esquecido?

Ao mudar de coluna, o card dispara a mensagem da etapa. Consulta da semana e retorno periódico dependem de data, e esse aviso a AD PRO liga ao sistema da clínica por API, quando ele permite. Em odontologia, a ordem é esta:

1. 1
   Urgência no topo

   Conversa marcada como urgência na triagem gera um aviso para a recepção, que a AD PRO configura, para encaixe na agenda do dia.

2. 2
   Confirmação de consulta

   Assim que o paciente entra em Avaliação agendada, a confirmação sai. Se ele não responder, a recepção recebe a tarefa de ligar.

3. 3
   Retomada do plano

   Plano parado sem decisão gera tarefa para a recepção ou o dentista retomar a conversa sobre condição e dúvidas.

4. 4
   Chamada de retorno

   Na data que o dentista indicou, o paciente volta para a fila com um modelo de mensagem pronto.

5. 5
   Triagem com IA

   Paciente com dor escreve diferente de quem pede orçamento. A Crazy IA lê intenção e sentimento e ajuda a recepção a ver isso antes. Para um atendimento automático mais completo, veja agente de IA no WhatsApp.

Por onde o consultório começa sem parar a agenda?

Comece colocando todas as conversas no número da clínica, com a tag de urgência e o funil até o plano apresentado. Isso mostra rápido quantos planos estão sem decisão. Depois vêm consultas, retorno e relatórios. Os formatos de contratação estão nos planos de implementação.

Qual CRM vale para consultório odontológico e quanto custa?

No consultório odontológico, o CRM é decidido pelo plano de tratamento: ele precisa de coluna própria e de lembrete de retomada, porque é onde a clínica mais perde. Os outros critérios são urgência no topo da fila, conversa distribuída por especialidade (ortodontia, implante, prótese, clínica geral) e retorno periódico na data que o dentista indicou. O DataCrazy faz isso com Kanbans, automação por etapa e multiatendimento com SLA, e a Crazy IA ajuda a recepção a perceber, pela intenção e pelo sentimento, quem escreve com dor.

Valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026 (datacrazy.io/planos): Starter R$ 297 por mês, com 4 membros; Essential R$ 460, com 15 membros; Pro R$ 997, com 40 membros. O semestral sai com 17% de desconto e o anual com 28%. Um consultório de exemplo com duas recepcionistas e um dentista que entra nas conversas cabe no Starter; clínica com vários especialistas atendendo no CRM vai para o Essential. Depende do número de usuários e de leads. A AD PRO configura a partir de R$ 2.250 (planos de implementação), e pelo link dela vale o cupom ADPROTECNOLOGIA: R$ 100 de desconto no plano mensal.

Prontuário e radiografia são dado sensível; antes de escolher a ferramenta, passe pelo checklist do CRM com segurança de dados. Consultório médico, com as regras de publicidade do CFM, está no CRM para médicos.