Como higienizar a base de contatos antes de importar no CRM ou disparar

Guia da AD PRO Tecnologia, parceira Premier e implementadora do DataCrazy. É o mesmo roteiro que a gente aplica antes de importar contatos num projeto de implantação ou de migração para o DataCrazy.

Por que limpar a base antes de importar ou disparar?

Porque o CRM multiplica o que entra nele. Um contato duplicado vira dois negócios, dois vendedores e duas mensagens para a mesma pessoa. Um telefone sem DDD não recebe WhatsApp. E disparar para quem nunca autorizou desgasta o número da empresa. Limpar antes custa horas; limpar depois custa semanas.

• Planilhas juntadas de várias fontes: cada vendedor salvou o telefone de um jeito.
• Exportação de outro CRM: campos com nomes diferentes e contatos repetidos.
• Lista de evento ou de formulário antigo: sem registro de quem aceitou receber mensagem.
• Base de clientes inativos: números que mudaram ou que eram fixos.

Qual é o formato certo de telefone para o WhatsApp no Brasil?

O formato internacional: +55, o DDD de 2 dígitos e o número. Pelo plano de numeração da Anatel, celular tem 9 dígitos começando por 9; a última região a receber o nono dígito foi a Sul, em novembro de 2016. Telefone fixo continua com 8 dígitos. Exemplo: +55 11 98765-4321, salvo como +5511987654321. Com os usernames, parte dos contatos pode chegar sem telefone; veja usernames e BSUID: o cadastro sem telefone.

Quais regras de padronização aplicar em cada coluna?

Seis regras cobrem quase toda base comercial. Aplique na ordem, numa cópia da planilha original, e nunca apague a coluna de origem: se uma fórmula errar, você volta ao dado bruto.

1. Telefone: só números, sem país e sem zero inicial; celular com 11 dígitos começando o número por 9; no fim, +55 na frente.
2. Nome: sem espaços duplos e com a primeira letra maiúscula. Nome vazio vira o primeiro nome do e-mail ou 'Sem nome'.
3. E-mail: tudo minúsculo e sem espaço. E-mail sem @ vai para conferência.
4. Origem: uma lista fechada (site, anúncio, Instagram, indicação, evento, base antiga). Nada de texto livre.
5. Consentimento: sim, não ou sem registro, com data e onde foi dado.
6. Última interação: a data mais recente de compra ou conversa, para separar ativos de inativos.

Planilha modelo com fórmulas prontas

As fórmulas abaixo são do Google Planilhas em português, com ponto e vírgula. Cole o telefone original na coluna B, a partir da linha 2, o e-mail original na coluna P e arraste as fórmulas para baixo. A coluna I é a que vai para a importação.

COLUNAS
A nome_original | B telefone_original | C so_digitos | D sem_pais | E sem_zero
F com_nono_digito | G opt_in (sim/não/sem registro) | H status_telefone | I telefone_final | J email
K duplicado | L data_opt_in | M onde_autorizou | N origem | O ultima_interacao | P email_original

FÓRMULAS (linha 2)
C2  =REGEXREPLACE(TO_TEXT(B2);"[^0-9]";"")
D2  =SE(E(NÚM.CARACT(C2)>=12;ESQUERDA(C2;2)="55");DIREITA(C2;NÚM.CARACT(C2)-2);C2)
E2  =SE(ESQUERDA(D2;1)="0";DIREITA(D2;NÚM.CARACT(D2)-1);D2)
F2  =SE(E(NÚM.CARACT(E2)=10;EXT.TEXTO(E2;3;1)>="6");ESQUERDA(E2;2)&"9"&DIREITA(E2;8);E2)
H2  =SE(NÚM.CARACT(F2)=11;SE(EXT.TEXTO(F2;3;1)="9";"celular ok";"conferir");SE(NÚM.CARACT(F2)=10;"fixo";"conferir"))
I2  =SE(H2="celular ok";"+55"&F2;"")
J2  =MINÚSCULA(ARRUMAR(P2))
K2  =SE(I2="";"";SE(CONT.SE(I$2:I2;I2)>1;"duplicado";"primeiro"))

ANTES DE IMPORTAR
[ ] Filtrar H = conferir e fixo e revisar à mão
[ ] Filtrar K = duplicado e unir com o registro marcado como primeiro
[ ] Conferir se N (origem) usa só a lista fechada
[ ] Separar G = sim para campanhas; G = não ou sem registro fica fora do disparo
[ ] Guardar a planilha original sem alteração

Antes de importar, confira qual formato e quais colunas o sistema de destino pede. Na implantação, a AD PRO ajusta a planilha ao modelo de importação do DataCrazy e respeita o limite de leads do plano (5 mil no Starter, 100 mil no Essential e 500 mil no Pro, pelo site oficial em outubro de 2026).

Como remover duplicados sem perder histórico?

Una, não apague. Use o telefone final como chave, mantenha o registro com a interação mais recente e copie para ele o que só existe no outro: e-mail, origem, consentimento. A regra do consentimento é a mais importante: se um dos dois tem 'sim', o registro unido fica com 'sim' e a data correspondente.

• Chave principal: telefone final. Para contatos sem telefone, use o e-mail padronizado.
• Quem fica: o registro com a última interação mais recente.
• O que se copia: campos vazios no registro que fica e preenchidos no outro.
• Empresa e pessoa: dois contatos da mesma empresa não são duplicados; só o mesmo telefone ou e-mail é.

Como marcar quem autorizou receber mensagem?

Com três colunas: se autorizou (sim, não ou sem registro), quando e onde. A política do WhatsApp Business pede que a empresa só mande mensagem a quem deu permissão, e a LGPD exige base legal para tratar dado pessoal. Sem registro, o contato fica fora de campanha até autorizar.

No CRM, o consentimento vira uma tag ou um campo que a automação respeita: só entra em campanha quem tem 'sim'. Para planejar o envio depois da limpeza, veja disparo em massa no WhatsApp com segurança e, para clientes antigos, disparo para clientes inativos.

Quando a planilha deixa de ser suficiente?

Quando a mesma limpeza precisa ser refeita todo mês. Se os leads continuam chegando com telefone torto e sem origem, o problema está na entrada, não na base. A solução é o lead entrar já padronizado no CRM, vindo do formulário ou do anúncio, o que a AD PRO monta com webhook, API REST (Essential para cima) e n8n.

Se a sua empresa ainda decide entre continuar na planilha ou ir para um CRM, a comparação está em CRM ou planilha. E para checar se o resto do CRM também precisa de ordem, use a auditoria de CRM.