Campos personalizados no CRM: o que guardar no cartão do cliente e o que deixar de fora

Todo CRM vem com os campos básicos: nome, telefone, e-mail, valor e etapa. O problema começa quando o seu negócio precisa de mais: a metragem do imóvel, o modelo do aparelho, o dia do vencimento do contrato, a cidade da obra. Sem lugar para isso, a informação vai para a observação em texto livre, onde ninguém filtra e ninguém soma.

Os campos personalizados resolvem esse buraco, mas criados sem critério viram o contrário: uma tela com trinta caixas que o vendedor ignora. Este guia mostra como decidir o que criar, que tipo de campo usar em cada caso e como documentar tudo num dicionário que o time inteiro entende. A regra vale para qualquer CRM, e a conferência dos tipos de campo disponíveis no seu plano fica por sua conta, na tela de configuração.

Quando vale a pena criar um campo personalizado?

Vale quando o dado passa num teste simples: alguém vai filtrar, medir, automatizar ou decidir com ele. Se a resposta for não para os quatro, o dado pode ficar em uma nota. Campo sem uso é custo de preenchimento sem retorno.

Um campo que passa em pelo menos um dos quatro merece existir. Os que passam em dois ou mais costumam ser os melhores candidatos a obrigatório, porque o ganho de preencher é claro para todo mundo.

Campo, tag ou etapa: qual usar?

Etapa diz onde a negociação está no funil. Tag marca uma característica rápida, que pode ter várias por contato. Campo guarda um valor com tipo definido, como número, data ou lista de opções. A escolha errada faz o relatório mentir.

• Se a informação muda o andamento da venda (proposta enviada, em negociação), é etapa.
• Se é uma marca simples e pode haver várias (veio de feira, VIP, pediu retorno), é tag. O detalhe está em tags no CRM.
• Se é um valor que você vai somar, comparar ou filtrar por faixa (metragem, data de vencimento, ticket previsto), é campo.

Quais tipos de campo existem e quando usar cada um?

Os tipos mais comuns são texto, número, moeda, data, lista de opções e sim ou não. Escolher o tipo certo é a diferença entre um dado que dá para filtrar e um que só dá para ler. Lista de opções vence texto livre quase sempre.

Como criar campos personalizados, passo a passo?

Em seis passos: liste as perguntas que o vendedor já faz, passe cada uma pelo teste dos quatro usos, escolha tipo e nome, defina em que etapa o campo é pedido, registre no dicionário e revise em 30 dias.

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   Liste as perguntas que o vendedor faz em todo atendimento

   Abra dez conversas recentes e anote o que o vendedor perguntou antes de enviar o orçamento. Essas perguntas são os campos candidatos, porque já fazem parte do processo.

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   Passe cada candidato pelo teste dos quatro usos

   Filtrar, medir, automatizar ou decidir. Sem um sim, o dado vai para a nota. Em geral a lista cai pela metade.

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   Escolha o tipo e o nome

   Nome curto, sem sigla interna, com a unidade quando houver número. Prefira lista de opções ao texto livre. Fixe o idioma e o padrão de maiúsculas.

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   Defina o que é obrigatório e em qual etapa

   Obrigatório demais trava o atendimento. Peça o essencial na entrada e deixe o restante para a etapa em que o dado passa a fazer diferença, como a metragem só na etapa de orçamento.

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   Registre tudo no dicionário de campos

   Uma tabela com nome, tipo, quem preenche, em que etapa e para que serve. O modelo está logo abaixo.

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   Revise em 30 dias

   Olhe quais campos estão vazios na maioria dos cartões. Campo que ninguém preenche ou vai para outra etapa ou sai.

CAMPO: ______________________   (nome curto, com unidade)
TIPO: lista | número | moeda | data | sim/não | texto
OPÇÕES (se lista): ______ / ______ / ______ / outro
ONDE VIVE: cartão do contato | cartão do negócio
QUEM PREENCHE: vendedor | pré-vendas | automação | formulário
EM QUE ETAPA É PEDIDO: ______________________
OBRIGATÓRIO? sim | não | só a partir da etapa ______
PARA QUE SERVE: filtro | relatório | automação | decisão
EXEMPLO DE USO: "______________________________"
REVISÃO: ____/____/______  (cheio em mais da metade dos cartões? manter)

Regra do dicionário: campo novo só entra com a linha acima preenchida.

Como fica um dicionário na prática? Exemplo com uma marcenaria fictícia

A Móveis Pinheiro é uma marcenaria fictícia, criada para este texto, que faz cozinhas e closets planejados e atende pelo WhatsApp. O vendedor perguntava sempre as mesmas coisas, e as respostas ficavam na observação: cômodo, metragem, se o imóvel estava em obra, prazo de entrega desejado e se já tinha projeto de arquitetura.

Com cinco campos, a gerente passou a ver quantos orçamentos de closet estavam parados, quais clientes tinham obra com prazo próximo e quais projetos exigiam o vendedor sênior. Nada disso era possível com a observação em texto livre.

Como os campos alimentam automação e relatório?

Campo estruturado vira regra: data de vencimento dispara lembrete, lista de opções distribui o lead para o vendedor certo, número separa projeto grande de projeto pequeno. Texto livre não dispara nada.

No DataCrazy, o Kanban tem automação por etapa e um painel de BI com conversão por origem, vendedor e produto, e é onde a escolha de bons campos aparece no resultado. Os campos disponíveis, os limites e o formato de cada tipo ficam na tela de configuração da sua conta; confira por lá antes de desenhar o dicionário. Quando o dado vem de fora (formulário do site, planilha, anúncio), a AD PRO, parceira Premier e implementadora do DataCrazy, monta a entrada via webhook, API ou n8n para o campo já chegar preenchido. Os recursos estão em DataCrazy Kanban e DataCrazy automações.

Quais erros mais atrapalham quem cria campos?

Quase todos nascem de criar campo sem dono e sem revisão: entrada pesada, texto livre onde cabia lista, dois campos para a mesma informação e opções trocadas no meio do mês. O resultado é um relatório que ninguém confia.

• Campo demais na entrada. O vendedor atende com o cliente esperando. Peça o essencial na entrada e o resto no momento certo.
• Texto livre onde cabia lista. “SP”, “São Paulo”, “sp capital” e “S. Paulo” viram quatro valores diferentes no relatório.
• Dois campos para a mesma coisa. Valor no contato e valor no negócio, origem no contato e origem na tag. Defina uma fonte só.
• Campo criado e esquecido. Sem revisão mensal, o cartão engorda e a adesão cai. É um dos motivos de vendedor não usa o CRM.
• Dado sensível sem necessidade. Guardar só o que o atendimento exige e dar acesso a quem precisa. Detalhes em LGPD no CRM.
• Mudar o significado sem avisar. Trocar as opções de uma lista no meio do mês quebra o histórico. Mudança entra no dicionário e é comunicada ao time.

O que fazer com os campos ao importar uma base ou planilha?

Crie os campos antes de importar e padronize as colunas da planilha para casar com eles. Importar primeiro e criar depois deixa o dado em colunas soltas, que ninguém consegue reaproveitar.

1. Crie no CRM os campos do dicionário que a planilha vai preencher.
2. Ajuste a planilha: uma coluna por campo, com as mesmas opções da lista (sem variação de grafia).
3. Teste a importação com 20 linhas e confira se cada valor caiu no campo certo. O preparo completo está em importar contatos para o CRM.
4. Importe o restante e confira os campos vazios por etapa.

A limpeza antes da importação está em higienização de base de contatos, e a integração contínua com planilhas, em integrar Google Sheets com CRM.