Como importar a base de contatos para o CRM sem levar a bagunça junto

A importação é o momento em que o CRM nasce limpo ou nasce sujo. Quem sobe a planilha do jeito que veio, com nomes escritos de três formas, telefones sem código e a mesma pessoa em quatro linhas, passa os meses seguintes corrigindo contato na mão, e o vendedor perde a confiança no sistema logo no primeiro uso.

Este guia é o roteiro de preparo: o que a planilha precisa ter, como padronizar cada coluna, como evitar duplicidade, o que fazer com a base que veio do WhatsApp e como testar antes. Para tirar os contatos do celular, veja como exportar contatos do WhatsApp; para manter uma planilha viva em paralelo, integrar Google Sheets com o CRM. Se a base de hoje é uma planilha de CRM, as colunas dela são o ponto de partida.

O que decidir antes de importar uma base inteira?

Três coisas: que contatos entram, para que etapa do funil eles vão e se cabem no plano. Importar tudo que existe, na etapa errada, só leva o ruído para dentro do CRM e pode estourar o limite de leads do plano contratado.

• Quem entra: clientes ativos, ex-clientes e leads antigos com algum contato recente. Contato sem nome, sem telefone e sem e-mail fica de fora.
• Onde entra: cliente ativo vai para o funil de pós-venda ou carteira; lead antigo vai para uma etapa de reativação, não para “Novo lead”.
• Cabe no plano? Cada plano do DataCrazy tem um limite de leads. Segundo os valores do site oficial em 20 de outubro de 2026, o Starter inclui 5 mil leads, o Essential 100 mil e o Pro 500 mil. Confira a página de planos antes de subir uma base grande.

Que colunas a planilha precisa ter?

Poucas e padronizadas. O mínimo é nome, telefone, e-mail e origem. Tudo que você quiser consultar depois, como cidade, produto de interesse ou data do último contato, vira coluna extra, desde que o CRM tenha o campo correspondente criado antes da importação. Como escolher esses campos está em campos personalizados no CRM.

Quais são os 8 passos para preparar a importação?

O caminho é sempre o mesmo: reunir as fontes, juntar numa planilha, padronizar, tirar duplicados, marcar a origem, conferir a base legal, testar com poucas linhas e só então subir tudo. Pular o teste é o erro que mais custa caro.

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   Reúna as fontes em um lugar

   Planilhas antigas, exportação de outro sistema, contatos do celular dos vendedores e a lista de quem já comprou. Guarde uma cópia intacta de cada uma antes de mexer.

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   Junte tudo numa planilha com as colunas da tabela acima

   Uma linha por pessoa. Se a mesma pessoa aparece em duas fontes, deixe as duas linhas por enquanto; o passo 4 resolve.

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   Padronize telefone, e-mail e nome

   Remova símbolos do telefone, acrescente o 55 do Brasil e o DDD quando faltarem, ponha o e-mail em minúsculas e corrija o nome para um padrão. Faça por fórmula, não linha a linha.

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   Tire os duplicados pela chave certa

   A chave é o telefone, e depois o e-mail. Duas linhas com o mesmo telefone são a mesma pessoa: mantenha a mais completa e junte as observações. Nome igual não prova nada, existem dois João Silva.

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   Preencha a origem de cada linha

   Sem origem, a base antiga vira um bloco sem identidade. Marque também uma etiqueta, como “importação out/2026”, para localizar o lote se algo der errado. O desenho completo está em rastrear a origem do lead.

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   Confira a base legal de cada grupo

   Contato com quem já comprou e contato com quem só deu o número num evento não têm o mesmo respaldo. Separe os grupos e veja a seção de LGPD abaixo.

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   Teste com 20 linhas

   Escolha 20 contatos que misturem casos difíceis: telefone sem DDD, e-mail faltando, nome com acento, duplicado. Importe, abra cada contato e confira campo por campo.

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   Suba o restante em lotes e confira a contagem

   Importe em lotes, compare o total de linhas da planilha com o total de contatos criados e guarde a planilha final como registro do que entrou.

Quanto ao formato de arquivo que o seu plano aceita e às regras da tela de importação, confirme com o suporte ou com a AD PRO antes de começar. Quando o volume é grande, a base é bagunçada ou a carga precisa combinar campos de várias fontes, a AD PRO, parceira Premier e implementadora do DataCrazy, faz a carga inicial na implementação, via API. Se a base vem de outro CRM, com funis e histórico, o caminho é o da migração para o DataCrazy; se a planilha já está no sistema e acumulou sujeira, veja a higienização de base de contatos.

O que a LGPD pede quando você importa contatos?

Que cada tratamento de dado pessoal tenha uma base legal, uma finalidade clara e só o que for necessário. Subir uma base no CRM é tratar dados; a pergunta é com que respaldo você vai falar com cada pessoa depois. Este texto não é parecer jurídico: em caso de dúvida, consulte um advogado de proteção de dados.

• Finalidade e necessidade: importe só os campos de que vai usar. Observação com dado sensível não deve ir para o CRM.
• Quem pediu contato ou comprou: a relação já existe, e o contato tem um motivo claro.
• Lista comprada ou antiga demais: é o caso de maior risco. Não é a base para mensagem ativa em massa, e a importação não muda isso.
• Direitos do titular: a pessoa pode pedir informação sobre seus dados e a eliminação deles. O CRM precisa permitir localizar e apagar um contato por pedido.

Importar não dá, por si só, autorização para disparar mensagem. Para falar com a base pelo WhatsApp, o contato precisa ter dado o consentimento. O guia de opt-in no WhatsApp mostra como registrar e pedir esse aceite, e o aviso de privacidade o que dizer à pessoa.

O que fazer depois que a base entrou?

Conferir a qualidade, dar dono a cada contato e criar a etapa certa para quem está parado. A base importada só vale quando alguém é responsável por ela: sem dono, o contato fica no CRM como uma planilha cara.

• Confira uma amostra de 30 contatos aleatórios contra a planilha original.
• Distribua a carteira por responsável, pela mesma regra de distribuição automática de leads.
• Para os leads antigos, monte uma sequência curta de retomada, como em reativar leads parados.
• Desligue a planilha antiga ou marque-a como somente leitura. Duas fontes de verdade geram divergência em uma semana. Mais em CRM ou planilha.

nome;telefone;email;origem;etiqueta;cidade;ultimo_contato;observacao
Maria Souza;5511999998888;maria@exemplo.com.br;indicacao;importacao-out-2026;Campinas;2026-09-12;pediu orcamento de reforma

Regras:
- Uma linha por pessoa; a chave é o telefone.
- telefone: só números, com 55 + DDD + número.
- email: minúsculas, sem espaços; um por célula.
- origem: indicacao, evento, site, base-antiga, parceiro (lista fechada).
- etiqueta: igual para todo o lote, para achar se precisar desfazer.
- ultimo_contato: AAAA-MM-DD.
- observacao: curta, sem dado sensível.

Antes de subir: testar com 20 linhas e conferir campo a campo.