CRM para empresa de home care: atender a família com pressa sem perder o controle

Para empresas que oferecem cuidador, enfermagem ou outros atendimentos no domicílio, por plantão ou por mês. Quem compra quase nunca é o paciente: é a filha, o filho, o cônjuge ou a assistente social do hospital. Se a sua operação é de vaga em residência para idosos, o guia certo é CRM para casa de repouso.

Quem procura home care, e o que cada um precisa ouvir?

Quatro perfis respondem pela maior parte dos pedidos, e cada um chega com uma pressa diferente. Saber de qual se trata nas primeiras mensagens define a etapa, o dono do card e o tom da conversa.

Pergunte o perfil no primeiro contato com uma lista curta de opções. Ele vira campo no card e permite medir depois de onde vêm os contratos.

Por que a primeira resposta decide o contrato no home care?

Porque a família que tem alta marcada para amanhã escreve para três empresas ao mesmo tempo e fecha com a primeira que responde com clareza. Mensagem parada na caixa à noite é contrato perdido.

• Resposta automática que pergunta o essencial: quem é o paciente para o solicitante, cidade e bairro, data da alta ou de início, plantão diurno, noturno ou 24 horas.
• Fila com prazo de resposta: o multiatendimento do DataCrazy distribui a conversa com fila e SLA, e o gestor vê quem está esperando há mais tempo.
• Campo Data de início desejada: o painel ordena os cards por urgência, e não por ordem de chegada.
• Distribuição por região: se a empresa atende vários bairros ou cidades, cada consultora fica com a sua, como em distribuição automática de leads.

1. Quem é o paciente para você? (pai, mãe, cônjuge, outro)
2. Em que cidade e bairro será o atendimento?
3. Ele está no hospital agora? Se sim, há data prevista de alta?
4. Que tipo de apoio a família procura: cuidador, técnico de enfermagem, outro? (a equipe técnica confirma na visita)
5. Plantão diurno, noturno ou 24 horas? Por quanto tempo, mais ou menos?
6. Vai ser particular ou há pedido em andamento com o plano de saúde?
7. Quem decide e quem vai assinar o contrato?
8. Qual o melhor horário para a visita de avaliação?

Não pergunte diagnóstico nem detalhes de saúde por mensagem. Eles são tratados na visita, pela equipe técnica.

Convênio ou particular: como separar no CRM?

Em dois funis, porque o caminho e o tempo são diferentes. No particular, a família decide e paga, e a venda acontece em dias. Quando há plano de saúde, o pedido depende da operadora, e o papel do comercial é organizar documentos e prazos, sem prometer cobertura.

A resposta sobre cobertura vem sempre da operadora do plano. O CRM registra a etapa em que o pedido está e lembra a equipe de dar retorno à família, que costuma ser a parte mais esquecida.

Quais etapas o funil de home care particular precisa ter?

Seis etapas, com a visita de avaliação no centro. É nela que a equipe técnica entende o caso e que a família conhece quem vai cuidar. Proposta enviada antes da visita costuma voltar com dúvida.

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   1. Pedido recebido

   Perfil, região, data de início e tipo de plantão preenchidos pela resposta automática ou pela consultora.

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   2. Visita de avaliação marcada

   Data e endereço confirmados; lembrete na véspera para a família e para quem vai fazer a visita.

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   3. Visita feita

   A equipe técnica registra no sistema clínico o que é clínico. No CRM entram só o formato de plantão recomendado e a data de início.

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   4. Proposta enviada

   Escala, valor mensal ou por plantão, o que está incluído e validade. Envie no mesmo dia da visita, enquanto a família ainda está com as dúvidas frescas.

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   5. Contrato assinado

   Card passa para o funil de acompanhamento e a escala é montada.

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   6. Não seguiu

   Motivo obrigatório: valor, foi para outra empresa, paciente internou de novo, família vai cuidar.

A Anvisa regula o funcionamento dos serviços de atenção domiciliar na RDC 11/2006, que separa a assistência domiciliar, com atividades programadas e continuadas em casa, da internação domiciliar, com atenção em tempo integral para quadro mais complexo. Qual modalidade cabe ao paciente é decisão técnica, nunca da automação de vendas.

O que o CRM acompanha depois que o contrato começa?

A relação, que é onde o home care ganha ou perde receita. O contrato dura meses, a família avalia o serviço todo dia, e pedidos de troca de profissional, ajuste de escala ou pausa por nova internação precisam de dono e de prazo.

• Funil de acompanhamento: Primeira semana, Em andamento, Ajuste de escala, Pausado (internação), Renovação, Encerrado.
• Contato da primeira semana: no quinto dia, a coordenação pergunta à família como está sendo. Pequenos ajustes cedo evitam cancelamento.
• Pedido de troca de profissional: vira tarefa com prazo para a coordenação, com histórico do que a família relatou.
• Renovação ou aditivo: lembrete antes do fim do período contratado, com a escala atual para revisar com a família.
• Encerramento com motivo: melhora do paciente, mudança para residência, óbito ou insatisfação. Em caso de óbito, a automação de renovação para na hora e ninguém recebe mensagem comercial.

O desenho de pós-venda com etapas está em funil de pós-venda no CRM. Família satisfeita indica, e o pedido de indicação feito no momento certo segue o roteiro de como pedir indicação de clientes.

Como medir quem indica: hospitais, médicos e assistentes sociais?

Com um campo Origem detalhado e um cadastro de parceiros. Boa parte dos pedidos de home care chega por indicação de quem cuidou do paciente antes, e saber quais parceiros indicam mais orienta onde a empresa investe tempo de relacionamento.

1. Crie a lista de origens: Google, Instagram, indicação de família atendida, indicação de hospital, indicação de médico, indicação de assistente social.
2. Cadastre cada parceiro como contato, ligado à origem, para o painel mostrar contratos por parceiro.
3. Uma vez por mês, veja no BI do DataCrazy a conversão por origem e o tempo por etapa, e agradeça a quem mais indicou.
4. Nunca mande dado do paciente de volta ao parceiro sem autorização da família; dado de saúde é sensível pela LGPD (art. 5º, II, da Lei 13.709/2018).

Quanto custa um CRM para empresa de home care?

Para uma empresa com até quatro pessoas no comercial e na coordenação, o Starter do DataCrazy custa R$ 297 por mês, com 5 pipelines de 8 etapas, 8 automações e 5 mil leads. Com mais coordenadoras ou várias cidades, o Essential, de R$ 460 por mês, dá 15 membros e 20 automações. Valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026, nos planos do DataCrazy; semestral com 17% e anual com 28% de desconto.

A implementação de CRM pela AD PRO é paga uma vez, a partir de R$ 2.250 no plano Start, com funis, WhatsApp integrado, fluxos de follow-up e treinamento; os demais estão nos planos da AD PRO. Empresas que atendem outros serviços na casa do cliente podem comparar com CRM para empresa de serviços.