CRM hospitalar: uma fila para cada pedido, do agendamento à internação particular

Escrito para quem gere o relacionamento de hospital privado ou hospital-dia que recebe pedidos de pacientes e famílias por mensagem. Aqui CRM é o sistema de relacionamento e vendas, separado do prontuário eletrônico e do sistema de gestão hospitalar. Consultório e clínica têm guias próprios: CRM para médicos e CRM para clínicas.

Quantas filas um hospital precisa no WhatsApp, e quem atende cada uma?

Uma para cada tipo de pedido que tem equipe, prazo e conversa diferentes. Num número sem filas, a pergunta sobre orçamento de cirurgia espera atrás de dez pedidos de horário de exame, e ninguém sabe quem devia ter respondido.

No DataCrazy, o multiatendimento de WhatsApp, Instagram e Facebook funciona com fila, distribuição e SLA. Um menu na primeira mensagem manda cada conversa para a fila certa, e a Crazy IA nos fluxos lê intenção de compra e sentimento para apoiar decisões automáticas, como subir a prioridade de quem está pronto para fechar. Detalhes em multiatendimento no WhatsApp.

Como a central de agendamento usa o CRM sem duplicar a agenda?

A agenda continua no sistema de gestão hospitalar e o CRM cuida da conversa. O card mostra quem pediu, o que pediu e em que pé está, e só fecha quando o horário é confirmado na agenda oficial.

• Card por pedido, não por pessoa: a mesma paciente pode ter um exame e uma consulta andando ao mesmo tempo.
• Campos em lista fechada: tipo (consulta, exame, retorno), especialidade, particular ou convênio, unidade.
• Etapa Aguardando documento: quando falta pedido médico ou autorização do convênio, o card para ali com lembrete para o paciente, em vez de sumir da tela.
• Integração quando existe API: se o sistema de gestão tem API ou webhook, a AD PRO liga os dois via webhook, API REST ou n8n, como em integração de sistemas via API. Sem API, a central confirma lá e move o card aqui.

Como acompanhar o orçamento de cirurgia particular até a internação?

Com um funil só dele, porque é a fila de maior valor e de decisão mais longa. O paciente chega com a indicação do médico, pede o valor do pacote e precisa de tempo, de conversa com a família e às vezes de financiamento. Sem funil, o orçamento enviado some na caixa de entrada.

O Código de Defesa do Consumidor, no art. 40, pede orçamento prévio que discrimine mão de obra, materiais e equipamentos, condições de pagamento e datas, e diz que, salvo combinação diferente, o valor orçado vale por dez dias. Confirme com o jurídico do hospital como isso se aplica ao seu pacote. No CRM, a validade vira campo de data e a equipe é avisada antes de vencer.

O texto que acompanha o arquivo segue a lógica de como enviar proposta pelo WhatsApp. A etapa Em decisão é onde o hospital mais perde paciente por esquecimento, e o tempo por etapa do funil mostra quantos dias os orçamentos ficam parados ali.

Check-up para empresas também passa pelo CRM?

Passa, e é a fila mais parecida com venda entre empresas dentro do hospital. Quem decide é o RH ou a diretoria, a proposta depende do número de colaboradores e o fechamento vira uma agenda de várias pessoas. A pessoa física que compra check-up para si fica em funil separado, bem mais curto.

O desenho do funil de empresa segue o de funil de vendas B2B, com cadastro de empresa e de contatos separados. O resultado de cada exame nunca passa pelo CRM: ele segue o canal que o hospital já usa para laudos.

Como a maternidade organiza visitas e pacotes de parto particular?

Como uma venda em que o calendário é da família. A gestante pesquisa meses antes, visita a maternidade e decide perto do fim da gestação. As etapas acompanham esse ritmo, com contato só quando ela pediu.

1. Interesse: pediu informação sobre a maternidade ou sobre o pacote particular.
2. Visita marcada: data do tour confirmada, com lembrete na véspera.
3. Visitou: a equipe registra as dúvidas administrativas que ficaram (quarto, acompanhante, documentos).
4. Orçamento enviado: quando o parto é particular, com validade e forma de pagamento.
5. Documentos e reserva: lista do que trazer e quem é o contato da maternidade.
6. Pós-alta: pesquisa de satisfação e segunda via de documentos, em fila própria.

O mês previsto do parto é informação de saúde. Se a família quiser receber contato perto da data, registre só o mês, com o consentimento dela, e use apenas para esse fim.

Por que o hospital implanta o CRM por fases?

Porque cada fila tem equipe, regra e sistema diferentes, e ligar tudo de uma vez trava o treinamento. A AD PRO começa pela fila com mais perda visível, em geral o orçamento cirúrgico ou a central, e só abre a próxima quando a primeira roda sem planilha paralela.

Hospitais com várias unidades e regras próprias são o caso do projeto de CRM sob medida. O método geral está em implementação de CRM, e os valores, nos planos da AD PRO.

O que o hospital decide sobre dado sensível antes de ligar o CRM?

O que nunca entra no CRM, quem vê cada fila e como o paciente pede para parar de receber mensagens. A LGPD trata dado de saúde como dado pessoal sensível (art. 5º, II), e o encarregado de dados do hospital deve validar o desenho antes de a primeira conversa entrar.

FILA: ____________________

[ ] Canais que entram nesta fila (WhatsApp, Instagram, site)
[ ] Equipe dona e horário de atendimento
[ ] Prazo de resposta combinado
[ ] Etapas do funil, da primeira mensagem ao fim
[ ] Campos permitidos (sempre em lista fechada quando possível)
[ ] Campos proibidos: diagnóstico, exame, laudo, foto, medicação
[ ] Sistema que guarda a agenda e se ele tem API ou webhook
[ ] Mensagens automáticas e quem aprova o texto (diretoria técnica, jurídico, marketing)
[ ] Resposta padrão para mensagem de urgência
[ ] Como o paciente pede para não receber mais mensagens e quem cumpre
[ ] Quem pode ver e exportar os dados desta fila
[ ] Indicador que a diretoria vai olhar toda semana

O passo a passo de dados no CRM está em LGPD no CRM. Campanha para a base, como divulgação de check-up, só vai para quem autorizou receber.

Quanto custa um CRM para hospital?

Depende de quantas pessoas atendem e quantas filas existem. No DataCrazy, o Pro custa R$ 997 por mês (40 membros, 80 automações, pipelines ilimitados) e o Business, R$ 2.997 por mês, com tudo ilimitado e 100 milhões de tokens de IA. Valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026, nos planos do DataCrazy.

Hospital-dia com uma fila só pode começar no Essential, de R$ 460 por mês, com 15 membros, API REST e dashboards. No anual, o desconto é de 28%. A implementação da AD PRO é paga uma vez e não inclui a mensalidade da ferramenta.