Convite para evento pelo WhatsApp: sequência, modelos prontos e botões de resposta

Como é uma sequência de convite para evento pelo WhatsApp?

Uma mensagem só raramente enche um evento. O que funciona é uma sequência curta, em que cada mensagem tem um papel diferente e a pessoa pode responder com um toque. Para eventos de qualquer tipo (inauguração, workshop, feira, reunião de clientes, evento corporativo), a estrutura é a mesma.

Para a divulgação de um evento online com inscrição, replay e link da sala, veja divulgar webinar no WhatsApp. Este guia cobre o convite e a confirmação para qualquer tipo de evento.

O que precisa ter na mensagem de convite?

• Nome da empresa na primeira frase.
• Nome do evento e o porquê de a pessoa estar sendo convidada (cliente, aluno, quem já visitou a loja).
• Data, horário e local (ou o link de acesso, se for online), sem obrigar a pessoa a perguntar.
• O que ela ganha em uma frase: conteúdo, brinde, condição, encontro.
• Como confirmar: botão de resposta rápida.
• Opção de sair no rodapé.

O convite é, em regra, uma mensagem de marketing: a Meta trata como marketing o conteúdo de divulgação. A decisão final é sempre da Meta, que avalia o texto e a recategoriza se achar que a classificação está errada. Veja template de marketing no WhatsApp.

Quando enviar cada mensagem do evento?

O calendário abaixo é uma sugestão de trabalho da AD PRO, não uma regra da Meta. Ajuste ao tamanho e ao tipo do evento: uma palestra gratuita pede menos antecedência do que uma viagem com hospedagem.

Dia e horário contam. Envie em horário comercial e evite o horário em que a pessoa estaria no evento. Combine o horário na hora de agendar o disparo.

Quais modelos de convite e lembrete posso copiar?

Os modelos abaixo usam empresas fictícias. Troque os dados, mantenha o nome da empresa e a opção de sair, e lembre que o corpo não pode começar nem terminar com variável.

Modelo 1: convite

Olá, {{1}}! Aqui é da Loja Exemplo.

Você está convidado para *{{2}}*, no dia {{3}}, às {{4}}, em {{5}}.

Vai ter atendimento especial para clientes e um brinde para quem confirmar presença.

Pode contar com a gente?

Rodapé: Para não receber mais, responda SAIR
Botões: Confirmo | Não vou | Mais detalhes

Exemplo de valores: {{1}} = Mariana | {{2}} = a inauguração da nossa loja nova | {{3}} = 22/11 | {{4}} = 10h | {{5}} = Rua das Flores, 100

Modelo 1b: convite para evento online ou workshop

Olá, {{1}}! A Escola Exemplo vai fazer *{{2}}*, ao vivo, no dia {{3}}, às {{4}}.

Em 1 hora você sai com {{5}}. A participação é gratuita para clientes.

Quer garantir a sua vaga? Toque em Quero participar e enviamos o link de acesso.

Rodapé: Para não receber mais, responda SAIR
Botões: Quero participar | Agora não

Exemplo de valores: {{1}} = Paula | {{2}} = o workshop de planejamento financeiro | {{3}} = 28/11 | {{4}} = 19h | {{5}} = uma planilha pronta para o seu orçamento do ano

Modelo 2: reforço para quem não respondeu

Oi, {{1}}! A Loja Exemplo passando para lembrar do convite para *{{2}}*, em {{3}}.

Ainda temos lugar. Quer confirmar sua presença?

Rodapé: Para parar de receber, responda SAIR
Botões: Confirmo | Não vou

Exemplo de valores: {{1}} = Carlos | {{2}} = a inauguração da nossa loja nova | {{3}} = 22/11

Modelo 3: lembrete na véspera

Olá, {{1}}. A Loja Exemplo lembra que amanhã, {{2}}, às {{3}}, acontece *{{4}}*.

O endereço é {{5}}. Leve este aviso, pois a entrada é feita pelo nome.

Se precisar cancelar, toque no botão para liberar a sua vaga.

Rodapé: Para parar de receber, responda SAIR
Botões: Ver localização | Preciso cancelar

Exemplo de valores: {{1}} = Ana | {{2}} = 22/11 | {{3}} = 10h | {{4}} = a inauguração da nossa loja nova | {{5}} = Rua das Flores, 100

Modelo 4: no dia do evento

Bom dia, {{1}}! Hoje é o dia: *{{2}}* começa às {{3}}.

A equipe da Loja Exemplo espera você em {{4}}. Qualquer dúvida na chegada, é só responder esta mensagem.

Rodapé: Para parar de receber, responda SAIR
Botões: Ver localização

Exemplo de valores: {{1}} = Rafael | {{2}} = a inauguração da nossa loja nova | {{3}} = 10h | {{4}} = Rua das Flores, 100

Modelo 5: depois do evento

Oi, {{1}}! A Loja Exemplo agradece a sua presença em {{2}}. Foi um prazer receber você.

Separamos o conteúdo do dia e uma condição para quem esteve lá. Quer receber?

Rodapé: Para não receber mais, responda SAIR
Botões: Quero receber | Agora não

Exemplo de valores: {{1}} = Bianca | {{2}} = nossa inauguração

Como funciona a confirmação de presença por botão?

O botão de resposta rápida transforma a confirmação em um toque. Cada botão aceita até 25 caracteres de texto, e o template pode ter até 10 botões, mas com mais de 3 só dois aparecem de imediato e 4 ou mais não aparecem no WhatsApp desktop. Para convite, dois ou três botões bastam: "Confirmo", "Não vou" e, se fizer sentido, "Mais detalhes".

Quando a pessoa toca no botão ou escreve, ela responde à empresa. A partir daí a conversa passa a existir, e as respostas podem ir para o time do cliente, para o CRM ou para o fluxo combinado. Quem recebe as respostas precisa estar pronto: veja como atender as respostas do disparo e janela de 24 horas do WhatsApp.

nome | telefone | resposta (confirmou, não vai, sem resposta) | data da resposta | acompanhantes | observação
Mariana | 5511999990001 | confirmou | 12/11 | 1 | alergia a glúten
Carlos | 5521988880002 | sem resposta | | |
Ana | 5531977770003 | não vai | 13/11 | |

Use a coluna "resposta" para montar a lista do reforço (só quem está como "sem resposta") e a lista da véspera (só "confirmou").

Os lembretes do evento são marketing ou utilidade?

A Meta separa marketing de utilidade pelo conteúdo. Para ser utilidade, a mensagem precisa ser específica da pessoa ou solicitada por ela e não ter nenhum conteúdo promocional ou persuasivo. Um lembrete que só informa a data, o horário e o local de um evento em que a pessoa confirmou presença pode ser avaliado como utilidade. Se o mesmo lembrete traz brinde, desconto ou convite para trazer amigos, ele passa a ser marketing, porque conteúdo misto vira marketing.

Quantas mensagens são demais?

A Meta limita as mensagens de marketing por pessoa, e o limite se adapta à leitura recente dela. Um convite, um reforço só para quem não respondeu e os lembretes só para quem confirmou mantêm o volume baixo para cada pessoa e dão ao evento a presença que ele precisa. Se o envio bater no limite, a falha volta com o erro 131049 e a orientação é esperar pelo menos 24 horas. Marketing enviado enquanto a janela de 24 horas está aberta (a pessoa respondeu) não conta nesse limite.

Para acompanhar o resultado de cada mensagem, use as métricas de campanha de WhatsApp: confirmações por lote, respostas "não vou" e saídas.

O que muda entre evento presencial, online e pago?

Se o seu evento é uma casa de shows, um festival ou venda de ingresso em lotes, veja também disparo em massa para eventos e casas de show.

Quais erros esvaziam o evento?

• Convite sem data e local: a pessoa precisa perguntar e desiste.
• Lista sem opt-in: convite para quem nunca pediu mensagem gera bloqueio e denúncia. Veja opt-in no WhatsApp.
• Mesmo texto para toda a base: clientes, curiosos e ex-clientes precisam de convites diferentes.
• Lembrete enviado para quem cancelou: use a coluna de resposta para separar as listas.
• Convite enviado só uma vez, na véspera: não dá tempo de a pessoa se organizar.
• Time sem preparo para as respostas: dúvidas sobre local e horário ficam sem retorno.

Como a AD PRO dispara o convite e os lembretes?

O cliente garante que a base autorizou receber mensagens da empresa dele, e a AD PRO orienta sobre opt-in e saída. As confirmações podem cair no CRM do cliente; quem ainda não tem pode conhecer a implementação de CRM da AD PRO.