Como montar a lista de contatos certa antes de um disparo em massa

Quem pode entrar na lista de um disparo?

Entra na lista quem fez duas coisas: passou o número de telefone para a sua empresa e confirmou que quer receber mensagens dela no WhatsApp. É a regra da Política de Mensagens do WhatsApp Business, atualizada pela Meta em 23/09/2026. O aceite precisa dizer com clareza que a pessoa quer receber mensagens e de qual empresa.

Duas informações facilitam o trabalho. Primeiro, o opt-in pode ser geral: não precisa ter sido coletado dentro do WhatsApp, desde que cumpra a lei local. Pode vir de um site, de uma ficha assinada no balcão ou de um atendimento por telefone. Segundo, o pedido de saída vale em qualquer canal: se a pessoa pediu para parar, ela sai da lista, onde quer que tenha pedido. O guia de opt-in no WhatsApp detalha as formas aceitas.

De onde tirar os contatos da lista?

As melhores fontes são as que a sua empresa já tem e controla. A tabela mostra o que serve, o que depende de conferência e o que fica de fora.

A lista comprada merece uma página própria: veja por que disparo para lista comprada prejudica a campanha e como construir uma base própria.

Que colunas a lista precisa ter?

Uma lista boa tem poucas colunas, bem preenchidas. Comece com as seis abaixo e acrescente só o que a campanha realmente vai usar na mensagem.

telefone;primeiro_nome;origem;data_aceite;segmento;ultima_compra

Regras da lista:
- uma pessoa por linha e um telefone por linha
- telefone só com números, com DDI e DDD (veja o guia de formato de telefone)
- data no formato AAAA-MM-DD
- origem e segmento com valores de uma lista fechada, sem texto livre
- nenhuma linha sem telefone

O modelo completo, com as colunas que alimentam as variáveis do texto, está em planilha para disparo em massa. Já o padrão do número está em formato de telefone para disparo.

Como registrar o opt-in de cada contato?

Guarde quatro dados por contato: a data e a hora do aceite, o canal (site, balcão, evento, atendimento), o texto exato que a pessoa viu e o número informado. Com isso você responde a qualquer pergunta sobre a origem do contato. Pela LGPD, o consentimento pode ser revogado a qualquer momento (art. 8º, § 5º), então guarde também a data de saída, quando houver.

Quero receber ofertas, novidades e avisos da NOME DA SUA EMPRESA no WhatsApp, neste número. Posso pedir para sair quando quiser.

Guardar junto, para cada contato:
- data e hora do aceite
- canal (site, balcão, evento, atendimento)
- texto que a pessoa viu
- número informado
- data de saída, se pediu para sair

O passo a passo de como guardar essa prova está em registro de consentimento, e a saída da lista tem página própria: opt-out no WhatsApp.

Como segmentar a lista sem complicar?

Segmentar é separar a lista em grupos que recebem textos diferentes. Três cortes resolvem a maioria dos casos:

• Relação com a empresa: cliente ativo, cliente que parou de comprar, contato que nunca comprou.
• Interesse: a categoria ou o produto que a pessoa já olhou, comprou ou pediu.
• Momento: compra recente, aniversário, vencimento de contrato, data comercial.

Exemplo: uma loja de roupas com 3.000 contatos com aceite pode separar em três listas: quem comprou há pouco (coleção nova), quem comprou há mais tempo (reativação) e quem só se cadastrou (primeira compra). É o mesmo disparo com três textos. Um segmento só vale a pena se você escreveria uma mensagem diferente para ele. Os critérios completos estão em segmentação de lista para disparo.

Qual é o tamanho ideal da lista?

Tamanho não mede a qualidade da lista. O que decide o resultado é o aceite e o telefone correto de cada linha. Na AD PRO, uma campanha aceita bases de até 5 milhões de contatos, processadas em lotes.

Quem dispara pela própria API precisa respeitar o limite da Meta, que é por portfólio empresarial: 250, 2.000, 10.000, 100.000 e ilimitado de pessoas diferentes em 24 horas. Para passar de 250, um dos caminhos é verificar a empresa. Entenda a escada em limite de envio da API do WhatsApp.

Quais erros mais estragam uma lista de disparo?

• Juntar várias planilhas sem uma coluna de origem, e perder a prova do aceite.
• Misturar cliente ativo, cliente inativo e lead no mesmo texto.
• Esquecer quem pediu para sair. A política do WhatsApp manda respeitar o pedido de saída, dentro ou fora do WhatsApp.
• Apagar a data do aceite quando exporta a base de um sistema para outro.
• Usar uma base parada há meses sem conferir. Veja como na página sobre disparar para base antiga.
• Ignorar cadastros estaduais de bloqueio. O 'Não Me Ligue' do Procon-SP inclui SMS e mensagens por aplicativo, como o WhatsApp, para quem se cadastrou. Se a sua base tem consumidores paulistas, cruze com ele.

Como a AD PRO trata a lista e dispara por você?

As respostas podem ir para o seu time comercial, para o seu CRM ou para o fluxo combinado. Se você ainda não tem CRM, a AD PRO faz a implementação de CRM. Para ver o serviço completo, abra serviço de disparo em massa ou volte ao hub de disparo em massa.