Limpar base de contatos para disparo: a ordem certa antes de enviar

O que é higienização de base e quando fazer?

Higienizar é conferir a base linha por linha antes de usá-la. Aqui o foco é o disparo no WhatsApp: cada contato que não deveria estar na lista é uma mensagem repetida, uma mensagem para a pessoa errada ou uma mensagem para quem pediu para sair. Se o seu objetivo é importar a base num sistema, o roteiro de higienização de base de contatos para o CRM cobre esse caso.

Faça a limpeza antes de cada campanha e sempre que a base ficar parada. Base nova coletada por formulário também precisa: erro de digitação entra todo dia. Quanto mais antiga a base, mais ela precisa, como mostra o guia de disparo para base antiga.

Em que ordem limpar a base?

A ordem importa porque cada passo prepara o próximo. Duplicado só aparece de verdade depois que o telefone está no mesmo formato, e a conferência de quem saiu só funciona com o telefone padronizado.

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   Guardar uma cópia da base original

   Trabalhe numa cópia. Se uma correção errar, você volta ao dado bruto.

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   Remover linhas vazias e sem telefone

   Contato sem telefone não recebe nada e atrapalha as contagens.

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   Padronizar o telefone

   DDI 55, DDD e número, só dígitos. As regras e as fórmulas estão em formato de telefone para disparo.

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   Separar fixos, números incompletos e contatos do exterior

   Eles saem da lista principal e ficam numa aba de revisão. Não se apaga nada sem olhar.

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   Unir duplicados

   Um telefone, uma linha. Fique com o registro que tem o aceite e a data mais recente. O passo a passo na planilha está em contatos duplicados na planilha.

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   Validar os números

   Confira se o número tem cara de número de WhatsApp e se não é de outra pessoa. Veja como validar números de WhatsApp.

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   Tirar quem saiu

   Cruze a base com a lista de quem pediu para sair, em qualquer canal.

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   Conferir o aceite

   Quem está sem registro de opt-in fica fora da campanha até confirmar.

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   Contar o que sobrou

   Registre quantas linhas entraram e saíram em cada passo. É o relatório da próxima seção.

O que remover, o que corrigir e o que separar?

Como tratar quem saiu da lista?

O pedido de saída vale em qualquer canal. A política do WhatsApp diz que a empresa deve respeitar todo pedido de bloquear, interromper ou sair, feito dentro ou fora do WhatsApp, o que inclui tirar a pessoa da lista. Por isso a lista de saídas precisa reunir tudo: quem respondeu 'sair' numa campanha, quem pediu por telefone, por e-mail ou no balcão.

Guarde as saídas numa lista permanente e cruze a base com ela antes de cada campanha. A saída vale enquanto a pessoa não aceitar de novo. Pela LGPD, o consentimento pode ser revogado a qualquer momento (art. 8º, § 5º). Se a base tem consumidores paulistas, cruze também com o cadastro 'Não Me Ligue' do Procon-SP, que passou a incluir mensagens por aplicativo, como o WhatsApp, para quem se cadastrou. O cadastro nacional 'Não Me Perturbe' é de ligações de telemarketing, não de WhatsApp. O detalhe do tratamento da saída está em opt-out no WhatsApp.

Como saber quanto a base encolheu?

Conte as linhas em cada passo. Esse registro mostra onde a base perde contatos e quanto da lista está realmente pronta. Também ajuda a decidir se vale revisar à mão a aba de problemas ou deixá-la de fora. O modelo abaixo usa números de exemplo.

Exemplo: base de uma clínica com 4.000 linhas exportadas

PASSO | ENTRARAM | SAÍRAM | FICARAM | OBSERVAÇÃO
1. Linhas vazias ou sem telefone | 4000 | 120 | 3880 | sem telefone
2. Telefone padronizado | 3880 | 0 | 3880 | 210 foram corrigidos
3. Fixos e incompletos para revisão | 3880 | 340 | 3540 | aba de revisão
4. Duplicados unidos | 3540 | 260 | 3280 | mesma pessoa em 2 linhas
5. Números inválidos na validação | 3280 | 90 | 3190 | formato ou titular errado
6. Quem pediu para sair | 3190 | 75 | 3115 | lista permanente de saídas
7. Sem registro de aceite | 3115 | 415 | 2700 | aguardam confirmação

PRONTAS PARA A CAMPANHA: 2700
NA ABA DE REVISÃO: 340 + 415

Para usar: troque os números pelos seus e acrescente uma observação por passo.

No exemplo, a base encolheu bastante, e isso é normal. Uma lista menor e correta custa menos por resultado do que uma lista grande com telefone errado, porque a AD PRO debita só o que foi entregue (saldo pré-pago em quantidade de disparos, com valor unitário por mensagem, comprovado no relatório). Mesmo assim, número errado pode ser de outra pessoa que nunca aceitou nada, e é aí que nascem os bloqueios e as denúncias.

Por que uma base suja prejudica o disparo?

Pelas regras da Meta, bloqueios, denúncias e baixa leitura derrubam a qualidade dos templates. Template com feedback ruim é pausado: 3 horas na primeira vez, 6 horas na segunda e desativado na terceira. Também existe o limite de marketing por pessoa, que se adapta ao engajamento dela. Mensagem para quem não tem relação com a sua empresa tende a gerar justamente esse tipo de sinal.

Em resumo, a limpeza protege três coisas: a reputação da conta, o custo da campanha e a experiência de quem recebe. Para entender como a qualidade é medida, veja qualidade do número no WhatsApp API.

Quais erros evitar na higienização?

• Apagar em vez de separar: linha apagada não volta. Use uma aba de revisão.
• Higienizar antes de padronizar o telefone: o mesmo número com formatos diferentes passa como duplicado que não é duplicado.
• Limpar uma vez e esquecer: a base muda toda semana. Refaça antes de cada campanha.
• Ignorar as saídas anteriores: quem pediu para sair em uma campanha volta na base exportada do sistema.
• Unir duplicados sem olhar o aceite: mantenha a linha que tem a data de aceite.
• Tratar a base como a única responsabilidade da ferramenta: o aceite de cada contato é do dono da base.

Como a AD PRO higieniza a base do cliente?

Dá para acompanhar tudo no portal de disparos, que mostra o status da demanda de ponta a ponta. Para o serviço completo, veja serviço de disparo em massa, e para o formato do arquivo, planilha para disparo em massa.