Planilha para disparo: colunas, formato e modelo para copiar

Como deve ser a planilha para disparo em massa?

Simples e previsível. Um arquivo de disparo precisa que uma pessoa ou um sistema leia cada linha sem adivinhar nada. Por isso valem seis regras, que valem para qualquer ferramenta:

1. Uma linha por contato e um telefone por linha. Duas pessoas no mesmo campo ('João e Maria') viram um erro.
2. Cabeçalho na primeira linha, com nomes curtos, sem acento e sem espaço (use sublinhado).
3. Uma aba só, sem células mescladas, sem linhas de título acima do cabeçalho e sem colunas ocultas.
4. Valores, não fórmulas: antes de enviar, copie e cole como valores, para o arquivo não carregar erros como #REF.
5. Telefone como texto, com DDI e DDD, só números.
6. Nenhuma linha em branco no meio da base.

A planilha não começa do nada: ela sai da lista de contatos para disparo, já com o aceite de cada pessoa conferido. Este guia mostra como formatar essa lista para virar o arquivo de envio.

Quais colunas a planilha precisa ter?

Só o telefone é indispensável. As demais dependem do texto da campanha: cada variável que aparece na mensagem pede uma coluna. As colunas de controle (origem, aceite) não vão para o texto, mas ajudam a auditar a base.

Como as colunas se ligam às variáveis do template?

Todo disparo em massa sai por template, o modelo de mensagem aprovado pela Meta. As partes que mudam de pessoa para pessoa são variáveis, escritas como {{1}}, {{2}} e assim por diante. Cada variável recebe o valor de uma coluna da planilha, linha a linha.

As regras da Meta para variáveis valem para a planilha também. O corpo do template aceita até 1.024 caracteres, não pode começar nem terminar com variável e exige um exemplo de valor para cada uma. O cabeçalho em texto aceita 1 variável. Um botão de link aceita 1 variável, no fim do endereço. Por isso valores longos estouram o texto e valores vazios deixam a frase quebrada. Decida antes qual valor padrão entra quando faltar dado (por exemplo, 'cliente' no lugar do nome). Os erros mais comuns estão em variáveis no template do WhatsApp.

Como preparar o arquivo, passo a passo?

1. 1
   Exportar a base do sistema

   Tire a lista do CRM, do ERP ou do sistema da loja com as colunas de que você precisa. O caminho no CRM está em exportar contatos do CRM para disparo.

2. 2
   Formatar a coluna do telefone como texto

   Faça isso antes de colar os números. Em planilha, número comprido vira notação científica (5,5119E+12) e perde dígitos.

3. 3
   Padronizar o telefone

   Deixe todos os números no mesmo desenho (55, DDD e número, sem sinais) usando as fórmulas de formato de telefone para disparo.

4. 4
   Preencher as colunas das variáveis

   Uma coluna por variável do template, na mesma ordem do texto, sem célula vazia.

5. 5
   Tirar duplicados

   Um telefone aparece uma vez só. Veja contatos duplicados na planilha.

6. 6
   Colar como valores e conferir uma amostra

   Olhe as 20 primeiras e as 20 últimas linhas e sorteie algumas do meio. O erro mais comum aparece no meio da base.

7. 7
   Salvar e enviar

   Salve como Excel ou como CSV em UTF-8. Para bases grandes, o CSV é mais leve e mais seguro com acentos.

telefone;nome;variavel_2;variavel_3;segmento;origem;data_aceite
5511900000001;Marina;Coleção Primavera;15/11;cliente_ativo;formulario_site;2026-08-14
5511900000002;Rafael;Coleção Primavera;15/11;cliente_inativo;balcao;2026-05-02
5511900000003;Cliente;Coleção Primavera;15/11;lead;evento;2026-09-20

Observações:
- os telefones acima são fictícios
- a terceira linha usa 'Cliente' no lugar do nome, que estava vazio
- ponto e vírgula como separador (padrão do Excel em português); se a sua ferramenta pedir vírgula, troque nos dois lugares

Que erros fazem a planilha voltar para correção?

• Telefone em notação científica: os últimos dígitos viraram zero e o número não existe mais.
• Texto junto do número: '11 90000 0001 (whats)' ou '3456-7890 ramal 12'. Observação vai em outra coluna.
• Duas pessoas num campo: só o primeiro número funciona e o segundo contato se perde.
• Variável vazia: a mensagem sai com 'Oi, !' ou nem sai.
• Acento quebrado: 'María' no lugar de 'María'. É problema de codificação: salve em UTF-8.
• Abas e colunas escondidas: a ferramenta lê só a primeira aba e pode ler a coluna oculta como dado.
• Linha de título acima do cabeçalho: o cabeçalho precisa estar na linha 1.
• Contato sem aceite misturado com quem tem: separe antes de enviar. Quem pediu para sair não pode estar na planilha.

Quantas linhas pode ter a planilha?

A AD PRO atende bases de até 5 milhões de contatos por campanha, processadas em lotes. O limite da planilha é o do programa: uma aba do Excel comporta 1.048.576 linhas. Acima disso, divida a base em mais de um arquivo ou envie em CSV. Para bases grandes, o roteiro está em disparo em massa para grandes bases e a lógica de dividir o envio, em disparo em lotes.

Como enviar a planilha para a AD PRO?

A planilha viaja com quatro itens: o texto da mensagem, o criativo (imagem ou vídeo), o link da campanha e o objetivo. Você abre a demanda e acompanha cada fase no portal de disparos, que mostra o status: em análise, teste, aprovado, disparado e relatório. Dá para ver como funciona em portal de disparos.

O cliente garante que as pessoas da planilha autorizaram receber mensagens da empresa dele. A AD PRO orienta sobre opt-in e saída, e cuida do envio. Quando alguém responde, a resposta pode ir para o seu time comercial ou para o seu CRM; se faltar um CRM, veja a implementação de CRM. Para a visão do serviço completo, volte ao hub de disparo em massa.