Como tirar a lista do CRM para o disparo: filtros, colunas e formato

Por que a exportação do CRM precisa de critério?

O CRM costuma ser a melhor fonte de contatos para um disparo: tem histórico, etapa do funil, origem e quem atende. Só que ele guarda tudo, inclusive quem nunca deu opt-in, quem pediu para sair, contatos de teste e telefones digitados errado. Exportar a base inteira e mandar para o disparo é o caminho mais curto para um problema.

Cada mensagem de marketing entregue é cobrada pela Meta, e o número só deve receber o que a pessoa aceitou. A exportação é o primeiro filtro de proteção: o que sair errado do CRM chega errado ao disparo. Por isso o passo mais importante é decidir quem entra antes de apertar o botão Exportar.

Quais filtros aplicar antes de exportar?

O nome dos filtros muda de CRM para CRM, mas a lógica é a mesma. Monte uma visualização salva com estas condições e exporte só ela:

Quais colunas a exportação precisa ter?

Exporte pouco e com nome claro. Colunas demais aumentam o risco de dado pessoal circulando sem necessidade. As colunas abaixo cobrem a maioria das campanhas:

• id_contato: o identificador do CRM. Serve para devolver o resultado ao contato certo depois.
• nome: primeiro nome, para a variável do template.
• telefone: com DDI e DDD, só números.
• segmento: a etapa, o produto ou o interesse que justifica receber esta campanha.
• variavel_1, variavel_2: o que a mensagem personaliza (produto, data, valor, unidade).
• opt_in_data e opt_in_origem: quando e onde a pessoa aceitou.
• ultimo_contato: para ordenar os lotes.

id_contato;nome;telefone;segmento;variavel_1;variavel_2;opt_in_data;opt_in_origem;ultimo_contato

Exemplo de linha (dados fictícios):
10482;Marina;5511900000000;cliente_ativo;Plano Anual;15/11/2026;12/03/2026;formulario_site;28/09/2026

Regras:
- telefone: só números, começando em 55, sem espaço, parêntese nem hífen
- datas: dia/mês/ano
- uma linha por pessoa
- sem campos vazios em telefone, nome e opt_in_data

Como exportar passo a passo?

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   Crie a visualização filtrada

   Aplique os filtros da tabela acima na lista de contatos do CRM e salve a visualização com o nome da campanha.

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   Escolha as colunas

   Marque só as colunas da lista anterior. Se o CRM não permite escolher, apague as outras na planilha antes de enviar.

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   Exporte em CSV

   A opção costuma se chamar Exportar ou Baixar, dentro do menu da lista de contatos. Prefira CSV, que não carrega formatação escondida.

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   Abra sem estragar

   Siga a próxima seção. É aqui que acentos viram símbolos e telefones viram 5,51E+12.

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   Confira linha por linha uma amostra

   Abra 20 linhas e compare nome, telefone e variáveis com o CRM. Se três estiverem erradas, o problema é de formato, não de acaso.

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   Salve a lista final e guarde uma cópia

   Salve o arquivo com data e nome da campanha. Ele é o registro de quem entrou naquele disparo.

Como abrir o CSV no Excel e no Google Planilhas sem estragar os dados?

Dois problemas aparecem sempre: acentos quebrados (João vira João) e telefones transformados em número científico. Os dois nascem de abrir o CSV com um duplo clique, e os dois têm solução.

No Excel

1. Abra uma planilha em branco e vá em Dados > De Texto/CSV (em versões mais antigas: Dados > Obter Dados Externos > De Texto).
2. Selecione o arquivo. Em Origem do Arquivo, escolha 65001: Unicode (UTF-8) para os acentos aparecerem certos.
3. Em Detecção de Tipo de Dados, escolha Não detectar tipos de dados. Assim o telefone continua como texto e o zero à esquerda não some.
4. Clique em Carregar.
5. Para salvar de volta: Arquivo > Salvar como e escolha CSV UTF-8. No Excel em português, o separador pode sair como ponto e vírgula, o que não é problema desde que você avise quem recebe.

No Google Planilhas

1. Crie uma planilha e vá em Arquivo > Importar > Fazer upload.
2. Em Tipo de separador, escolha o que o arquivo usa (vírgula ou ponto e vírgula). Se a opção estiver em Detectar automaticamente e as colunas vierem juntas, escolha manualmente.
3. Desmarque Converter texto em números, datas e fórmulas. Isso evita que o telefone vire número.
4. Clique em Importar dados.
5. Para salvar: Arquivo > Fazer o download > Valores separados por vírgulas (.csv).

Se o telefone já veio quebrado (5,51E+12), não tente consertar a célula: reexporte do CRM e abra pelo caminho acima. Quando o número já foi arredondado, os dígitos finais se perderam. Para formatar o telefone, veja formato de telefone para disparo e, para limpar repetições, contatos duplicados na planilha.

Colunas: A = id_contato | B = nome | C = telefone | D = opt_in_data

Telefone com tamanho estranho (E2):
=SE(OU(NÚM.CARACT(C2)<12;NÚM.CARACT(C2)>13);"conferir";"ok")
(com DDI 55: 12 dígitos para fixo, 13 para celular)

Falta nome ou opt-in (F2):
=SE(OU(B2="";D2="");"incompleto";"ok")

Linha repetida (G2):
=SE(CONT.SE($C$2:$C$50000;C2)>1;"duplicado";"ok")

Resumo (célula livre):
=CONT.SE(E:E;"conferir")
=CONT.SE(F:F;"incompleto")
=CONT.SE(G:G;"duplicado")

Corrija ou tire as linhas marcadas antes de enviar o arquivo.

O que devolver ao CRM depois do disparo?

O disparo não termina no envio. O que aconteceu com cada contato precisa voltar para o CRM, senão a próxima exportação repete o problema. Com o id_contato na planilha, o retorno é simples: atualize o campo de última campanha e a data, marque quem respondeu e, principalmente, registre quem pediu para sair. O caminho inverso, de planilha para o sistema, está em importar contatos para o CRM.

• Pediu para sair: tag de descadastro e remoção das próximas exportações.
• Respondeu: abre a janela de 24 horas e entra no funil de atendimento.
• Número inválido ou falha de entrega: marcar para correção e não repetir.
• Não respondeu: entra na régua seguinte, respeitando o intervalo entre campanhas.

Se a sua empresa usa tags para isso, veja tags no CRM. Para o retorno chegar automático, o desenho passa pelo webhook do WhatsApp API. Quem ainda não tem CRM pode contar com a implementação de CRM da AD PRO.

Quais erros mais atrapalham a exportação do CRM?

• Exportar a base inteira. Quem entra deve ser decidido pelo filtro, não pelo tamanho da lista.
• Abrir o CSV com duplo clique. Quebra acento e telefone.
• Misturar campanhas na mesma planilha. Cada campanha tem um público e um template.
• Perder o id_contato. Sem ele, não dá para devolver o resultado ao CRM.
• Mandar colunas que a campanha não usa. Dado pessoal em excesso é risco sem benefício.
• Esquecer o campo de saída. Quem pediu para sair em um canal precisa sair da lista em todos.