Migração de CRM: como trocar de sistema sem perder dados nem vendas

Trocar de CRM assusta porque parece uma mudança de casa com tudo dentro das caixas. Na prática, a migração que dá certo leva menos coisa do que a pessoa imagina, e o trabalho pesado é decidir o que fica para trás. Este guia vale para qualquer origem: outro CRM, planilha ou um sistema feito em casa.

Vale a pena trocar de CRM ou dá para ajustar o atual?

Às vezes o problema não é o sistema, é a configuração. Antes de migrar, confira se o sintoma que incomoda tem cura no CRM que você já paga. A tabela ajuda a separar uma coisa da outra.

Se a conta atual existe, mas ninguém confia nos números, uma auditoria de CRM ajuda a decidir se o caminho é ajustar ou trocar.

O que levar para o CRM novo e o que deixar no antigo?

Leve o que alguém vai usar nos próximos meses. O resto vira um arquivo de consulta, guardado fora do CRM novo. Base enxuta deixa o funil limpo desde o primeiro dia.

As regras de limpeza (um contato por pessoa, telefone padronizado, cidade escrita de um jeito só) estão em higienização de base de contatos. Sobre contatar perdidos antigos, veja LGPD no CRM.

Como exportar os dados do sistema antigo com segurança?

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   Exporte tudo uma vez

   Contatos, negociações, empresas e usuários, em planilha. Guarde essa cópia intocada: ela é o seu ponto de volta.

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   Anote as contagens

   Quantos contatos, quantas negociações abertas por etapa, quantos clientes. Depois da carga, os números do sistema novo têm de bater com a sua anotação.

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   Trabalhe numa cópia

   Toda limpeza acontece numa segunda planilha. Se algo der errado, você volta à exportação original.

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   Guarde o identificador antigo

   Mantenha o código de cada registro do sistema antigo num campo do novo. Ele salva a vida quando alguém pergunta "cadê aquele cliente".

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   Confira o acesso depois do cancelamento

   Pergunte ao fornecedor antigo por quanto tempo os dados ficam disponíveis depois que a assinatura termina, e exporte de novo antes dessa data.

Como mapear os campos e as etapas do CRM antigo para o novo?

Mapear é decidir, coluna por coluna, para onde cada informação vai e com que regra. As etapas pedem atenção especial: raramente o funil novo tem as mesmas etapas do antigo, e cada negociação aberta precisa cair num lugar que faça sentido.

Como fazer a virada sem parar a venda?

Com data marcada e regra escrita. A virada é o dia a partir do qual tudo que é novo entra só no sistema novo. Antes dela, carga de teste e treinamento; depois dela, o antigo vira consulta.

PLANO DE VIRADA DE CRM | Empresa: [nome] | Dia da virada (D): [data, de preferência início de semana]

D-10  Exportação completa do sistema antigo guardada e contagens anotadas
D-8   Funil, campos e listas criados no CRM novo
D-6   Carga de teste com 50 registros; conferir etapa, responsável e origem
D-4   Ajustes do mapeamento; carga completa; contagens conferidas
D-3   Canais conectados no CRM novo e testados com lead de teste
D-2   Treinamento por perfil (vendedor, atendente, gestor)
D-1   Exportação final das negociações movidas desde D-10 e atualização no CRM novo
D     Comunicado ao time: a partir de hoje, lead novo só no CRM novo
D+1 a D+14  Sistema antigo só para consulta; dúvidas anotadas numa lista única
D+15  Revisão: o que ainda está sendo consultado no antigo?
D+30  Decisão de cancelar o sistema antigo, depois da última exportação

RESPONSÁVEL PELA VIRADA: [nome] | CONTATO DA IMPLEMENTADORA: [nome]

Quanto tempo manter os dois sistemas funcionando?

O mínimo possível, e só para leitura. Dois sistemas abertos para edição criam duas verdades: o vendedor atualiza um, o gestor olha o outro. Uma a duas semanas de consulta no antigo costumam bastar para o time perder o medo; depois disso, o que ainda for consultado é sinal de que algo ficou de fora da carga.

E o WhatsApp, o que acontece na troca de CRM?

O número é da empresa e continua sendo. O que muda é o sistema conectado a ele, e essa troca precisa de horário combinado, porque mensagens que chegarem no intervalo podem ficar fora dos dois sistemas. Faça a troca do canal num horário de pouco movimento e com alguém acompanhando.

Sobre o histórico de conversas, não conte com ele por padrão: pergunte ao fornecedor do CRM novo o que é possível trazer e exporte antes as conversas que importam. Se a migração também é a hora de sair do app para a API oficial, veja migrar o WhatsApp Business para a API oficial e as opções em integração de WhatsApp com CRM.

O que precisa ser refeito no sistema novo?

• Automações: cada uma é recriada com a lógica do sistema novo. Aproveite para cortar as que ninguém sabe por que existem.
• Integrações: formulário do site, anúncios e outros sistemas apontam para o CRM novo. Teste cada uma com um lead de verdade.
• Painéis: os números que o gestor acompanha são montados de novo, de preferência com menos indicadores.
• Usuários e permissões: quem vê o quê, decidido de novo, e não copiado.

Quanto custa migrar de CRM?

O custo é a implementação no sistema novo mais a mensalidade dele. Na AD PRO, a migração entra no plano de implementação: Start a partir de R$ 2.250 (7 dias úteis), Growth a partir de R$ 5.250 (15 dias úteis) e Scale a partir de R$ 10.500 (30 dias úteis), conforme o tamanho da base, do time e das integrações. Os detalhes estão em planos de implementação, e o método em implementação DataCrazy.

Se o destino é o DataCrazy, os planos vão de R$ 297 por mês (Starter, 5 mil leads) a R$ 2.997 (Business, ilimitado), com 17% a menos no semestral e 28% a menos no anual (valores do site oficial, conferidos em 12/11/2026, na página de planos do DataCrazy). Confira o limite de leads do plano contra o tamanho da sua base limpa. Com o cupom ADPROTECNOLOGIA: R$ 100 de desconto no plano mensal.

Há guias específicos para cada origem: migrar do RD Station CRM, migrar do Kommo, migrar do Pipedrive e migrar do HubSpot. O passo a passo dentro do DataCrazy está em migrar para o DataCrazy.